Domovská stránka | Předarchivní péče | eGovernment a spisová služba

eGovernment a spisová služba

V souvislosti s elektronizací veřejné správy dochází k zásadním změnám v právní úpravě spisové služby. Národní archiv v této souvislosti pořádá nebo spolupracuje na řadě akcí. Základní informace a odkazy k tématu přináší následující stať

Autorizovaná konverze dokumentů a datové schránky

Problematiku upravuje zákon 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů, vyhláška č. 193/2009 Sb. o stanovení podrobností provádění autorizované konverze dokumentů a vyhláška č. 194/2009 Sb., o stanovení podrobností užívání a provozování informačního systému datových schránek.

Zákon 300/2008 Sb. byl novelizován v souvislosti s novelou zákona o archivnictví a spisové službě (č. . Mezi zásadní změny patří jiný způsob úhrady provozu datových schránek pro orgány veřejné moci a úpravy autorizované konverze.

Řadu informací k problematice poskytují specializované webové stránky, kde je i možnost položení dotazů, http://www.datoveschranky.info. Zejména upozorňujeme na metodické návody pro kraje na těchto stránkách, které lze přiměřeně užít i u organizačních složek státu.

Napojení systémů pro správu dokumentů (elektronických spisových služeb) předjímá technický návrh připravený pěti největšími firmami dodávajícími systémy spisové služby, ke kterému se přihlašují další. Řešení je součástí provozního řádu datových schránek a také národního standardu pro systémy elektronické spisové služby (viz dále).

Řadu informací k problematice datových schránek naleznete v příspěvcích konference ISSS‘2009, a také ve specializovaných článcích serveru Lupa.cz.

Novela zákona o archivní a spisové službě. Nová vyhláška o spisové službě.

Novela zákona 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a jeho prováděcí vyhláška č. 191/2009, o podrobnostech výkonu spisové služby, přináší výrazné změny, zejména:

Povinná elektronická spisová služba pro většinu veřejnoprávních původců
Jednoznačný identifikátor jako prostředek označení
Evidence dokumentů (nejen podací deník)
Vyvěšování na úřední desce
Možnost změn skartačních lhůt
Podmínky pro umístění spisovny (mírnější než u archivů)
Postup při spisové rozluce
Povinnost opatřit doručený elektronický dokument vždy časovým razítkem
Právní fikce pravosti elektronického dokumentu
Elektronická komunikace
Datové formáty pro komunikaci a ukládání

K důležitým novinkám u veřejnoprávních původců se řadí zejména povinnost vést plně elektronickou spisovou službu (§ 63 odst. 3 návrhu novely; týká se většiny původců v předarchivní péči Národního archivu) a možnost provádět tzv. “neautorizovanou konverzi” dokumentů podle §69a návrhu. Zásadní je také právní fikce nepopiratelnosti elektronického dokumentu dle § 69a odst. 8 návrhu. Předefinována jsou ostatní ustanovení o spisové službě tak, že tuto již není možné vnímat pouze prostřednictvím podacího deníku (což se v rozporu s definicí často dělo), ale vztahuje se i na další evidence, resp. specializované systémy spravující dokumenty. Podací deník je uveden až ve vyhlášce, stejně jako podací razítko, které je v zákoně zobecněno jako “jednoznačný identifikátor (§ 64). Zcela nová jsou ustanovení o postupu při spisové rozluce (§ 68a). Součástí Národního archivu je dle novely zákona (§ 46 odst. 3) také připravovaný digitální archiv, který by měl zajišťovat garantované uložení elektronických archiválií veřejné správy a prostředky pro jejich zpracování a využívání. Vyhláška č. 191/2009, o podrobnostech výkonu spisové služby plně nahrazuje původní vyhlášku č. 646/2004 Sb.

Národní standard pro elektronické systémy spisové služby

V souvislosti s povinným vedením plně elektronické spisové služby jsou stanoveny požadavky na systémy pro správu dokumentů (ERMS). Požadavky vychází z mezinárodního doporučení MoReq2 upraveného na české podmínky. Standard byl v souladu se zákonným zmocněním (§ 70 odst. 2 zákona 499/2004 Sb.) publikován včetně metadatových modelů ve Věstníku Ministerstva vnitra, platné znění v č. 101/2010. Samotná XSD schémata jsou k dispozici také na webových stránkách Ministerstva vnitra.

Informace k problematice

Národní archiv problematiku nové legislativy soustavně sleduje (jeho pracovníci se na její tvorbě i podíleli). Následující přehled přináší citace prací, na kterých se podíleli pracovníci Národního archivu a jejich kolegové z jiných institucí, popř. z akcí konaných v Národním archivu:

na začátek stránky»