Domovská stránka | Předarchivní péče | Informace pro veřejnoprávní instituce v předarchivní péči Národního archivu

Informace pro veřejnoprávní instituce v předarchivní péči Národního archivu

Na základě zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě vykonává Národní archiv dohled nad vyřazováním dokumentů a kontrolu spisové služby (včetně státní kontroly) u řady institucí státu, především ústředních. Tuto činnost zabezpečuje Oddělení předarchivní péče, fondů státní správy po roce 1992 a elektronických dokumentů (5. oddělení).

Oddělení zajišťuje komplexní předarchivní péči u zákonem určených ministerstev, dalších ústředních správních úřadů (např. Úřad vlády, Český statistický úřad, Český báňský úřad), u právnických osob zřízených zákonem s celostátní působností (např. Rada pro rozhlasové a televizní vysílání, Státní fond dopravní infrastruktury, profesní komory), u ostatních organizačních složek státu s celostátní působností a jimi zřízených příspěvkových organizací (např. Výzkumný ústav práce a sociálních věcí, Česká filharmonie, Drážní úřad) a také u vrcholných institucí justice (např. Vrchní státní zastupitelství, Nejvyšší soud, Ústavní soud). Celkem se jedná o více než 200 veřejnoprávních, zákonem do kompetence Národního archivu určených původců převážně působících ve sféře státní správy.

Předarchivní péče zahrnuje řadu odborných archivních činností, které oddělení vykonává:

vede evidenci všech kompetenčně mu příslušných původců a ve spolupráci s ostatními státními archivy ji průběžně aktualizuje a upřesňuje
provádí průzkumy spisové služby a shromažďuje informace o organizačním vývoji původců
v podobě konzultací, osobních jednání a připomínkování skartačních a spisových norem přispívají archiváři oddělení ke zvyšování úrovně spisové služby a správních archivů u původců
převážně ve skartačním řízení a výjimečně mimo něj provádí odborný výběr archiválií u původců - ročně sepíší archiváři oddělení asi 120 skartačních protokolů (z velké části i samotný výběr provádějí osobně)
ve spolupráci s jinými archivními odděleními se oddělení podílí též na výběru archiválií, jejich zpracování a konzultační činnosti v oblasti spisové služby u dalších původců (např. církevních institucí, spolků)
provádí státní kontrolu v oblasti spisové služby a výběru archiválií

Počátkem roku 2005 bylo v oddělení zřízeno pracoviště specializované na přejímání, archivaci a zpřístupňování elektronických dokumentů vznikajících u původců v působnosti Národního archivu. Jeho čtyři pracovníci mají v prvním období především připravit podklady k projektu a následné realizaci komplexního technologického vybavení tohoto pracoviště. Výhledově se předpokládá, že by zajišťovalo zejména po metodické stránce dlouhodobé ukládání tohoto druhu archiválií v celostátním měřítku. Pracoviště také provádí průzkum elektronických dokumentů u vybraných institucí, jehož cílem je zjistit, jaké druhy těchto dokumentů vznikají a které z nich jsou potenciálními archiváliemi.

K dispozici jsou následující dokumenty, vzory a formuláře

1/ Zákonný postup při vyřazování dokumentů ve skartačním řízení

Dokument ve formátu PDF » (52 kB)

2/ Trvalý skartační souhlas

Dokument ve formátu PDF » (144 kB)

3/ Vzorový spisový a skartační plán pro ústřední úřady

Dokument ve formátu PDF » (72 kB)
Dokument ve formátu RTF » (111 kB)

4/ Vzor skartačního návrhu

Průvodní dopis ve formátu PDF » (97 kB)
Průvodní dopis ve formátu RTF » (12 kB)

Národní archiv doporučuje jako přílohu skartačního návrhu používat seznam dokumentů v elektronické podobě. Pro jejich tvorbu v editovatelných souborových formátech *.xls, *.xlsx, *.ods, popř. *.csv používejte pokud možno zde uvedenou šablonu. Podrobné informace k vyplnění naleznete uvnitř šablony:
Seznam dokumentů skartačního návrhu ve formátu XLS » (72 kB)
Seznam dokumentů skartačního návrhu ve formátu ODS » (12 kB)