Informační systémy

Zdroj: Tomáš Kalina, Informatika a výpočetní technika, in: Aby na nic a na nikoho nebylo zapomenuto. K jubileu ústředního archivu českého státu 1954–2004, Praha 2004, s. 200–218.

Od prvních úvah a pokusů k současnému informačnímu systému

Může dnes někoho zajímat, jak do archivu vstoupila výpočetní technika, co tomu předcházelo, jak se s tím vyrovnával tradiční „papírový“ informační systém, jak se k tomu stavěli archiváři a zda si toho povšimla i naše veřejnost? Nenamlouvejme si, že Státní ústřední archiv stál u zrodu převratných posunů, které v poslední čtvrtině 20. století proměnily světové archivnictví v moderní informační a současně tradiční „paměťový“ obor. Jako dlouholetý účastník těchto aktivit mohu být podezírán z profesionální a navíc seniorské subjektivity. Věřím ale, že jisté prvky průkopnictví a originality lze našemu archivu, v počátcích především díky osobní iniciativě několika archivářů, přiznat, a to přinejmenším v kontextu českého, v některých rysech i evropského archivnictví. Velký metodický přínos teoretických a posléze i experimentálních příprav, omezovaných až do roku 1987 nemožností pořídit si vlastní počítač, doceňujeme až dnes, stejně jako vstřícný přístup a podporu tehdejšího ředitele archivu Jaroslava Vrbaty. Připomeňme, že se zainteresovaní archiváři podíleli spolu s dalšími odbornými skupinami pobočky České vědeckotechnické společnosti (ČVTS) při archivu na organizaci profesního a tehdy nebývale odpolitizovaného života českých archivářů. Vzniklo tak jedinečné odborné fórum, na němž se zprostředkovávaly odborné poznatky o nových informačních metodách, pronikajících do oboru. Zatímco první období „automatizace českého archivnictví“ se vyznačuje převážně dobrovolnou spolkovou činností a iniciativou jednotlivců, po zakoupení prvního počítače v roce 1987 začíná převládat aktivita služební, i když zpočátku záleželo především na improvizaci „informatiků“. Jak bylo tehdy všechno kolem počítačů vnímáno jako mimořádné, ukazuje asi nejdramatičtější pasáž, která se kdy ve výročních zprávách oddělení informatiky objevila. Jako velká událost se v roce 1990 líčí boj programátora Jiřího Vaněčka s virem „jímž byl napaden počítač TNS… než byl odhalen a paralyzován“. Od poloviny 90. let se výpočetní technika stala pro většinu především mladších archivářů samozřejmou součástí jejich práce. Celkový zlom představuje postupné zprovoznění počítačové sítě v novostavbě archivu v Praze na Chodovci v letech 2001–2002.

Archiváři nahlížejí do světa informatiky aneb čekání na vlastní počítač (1968–1986)

Byl to vedoucí zemědělsko-lesnického oddělení Jaroslav Honc, kdo poodhrnul oponu příběhu o cestě Státního ústředního archivu do éry počítačů. Patrně pod jeho vlivem se ve výroční zprávě archivu za rok 1968 objevuje poučeně znějící úvaha o problémech při podchycení obsahu archiválií pomocí „pamětního stroje“. S ohledem na finanční náročnost navrhuje jako nejschůdnější začít s popisem periodicky se opakujících a statistických dokumentů se stereotypním obsahem, který nebude klást takové překážky při jeho popisu jako běžné archiválie. Nezbytnost vypracovat metodiku k analýze badatelské agendy se objevuje na jednání gremiální porady konané dne 3. září 1970. Do plánu práce bylo zahrnuto zahájení příprav na využití výpočetní techniky k této činnosti a připomínají se očekávané proměny ve zpřístupňování. Za zmínku stojí vyslání jednoho archiváře do prestižního kurzu pro uživatele počítačů MINSK, IBM a UNIVAC, který pořádala v roce 1969 Výpočetní laboratoř národohospodářského plánování. V českém archivnictví asi jako první pokročil nejdále v přípravných pracích k využití počítače Otokar Havlín, když se těsně po svém odchodu z archivu pokusil v roce 1969 setřídit rejstříková hesla k části inventárních záznamů tehdy pořádaného fondu Výstřižkový archiv II, a to za pomoci sálového počítače jednoho pražského podnikového ředitelství. Po experimentu, podniknutém výhradně na základě osobních kontaktů, nám nezůstaly žádné stopy, podle sdělení jeho iniciátora dospěl pouze do fáze děrování a v archivu již nikdo zhotovené děrné štítky nevyužil. Až do osmdesátých let však kritický hlas tohoto informatika napomáhal jeho bývalým kolegům archivářům orientovat se v této problematice.

Vedení archivu věnovalo velkou pozornost modernizaci vlastního informačního systému a metodice archivních činností. O tom svědčí například seminář, uspořádaný v září 1970. Určité vystřízlivění zaznívá o rok později z výroční zprávy (1971), kdy se rezignace na budování generálního mezifondového rejstříku dává do souvislosti s technickými a personálními problémy a také s tím, že „prakticky nepřipadá v úvahu využití moderní výpočetní techniky v archivnictví“. O tom, že se naši pionýři nedali skepsí svého vedení odradit, svědčí ve stejném roce schválený tématický úkol č. 11 s tajuplně znějícím názvem „Kódový systém pro převod archivních pomůcek do počítače“. Jeho řešitelem byl opět J. Honc a představuje pro české archivnictví metodicky průkopnický čin. Zahajuje řadu různých „tématických“ nebo „výzkumných“ úkolů, které především v 80. letech umožňovaly získávat určité finanční prostředky a řešit obtížný přístup k výpočetní technice za účelem omezených experimentů. Pod často nesrozumitelnými názvy se skrývala mnohaletá práce na analýze a posléze jakési předprojektové studii budoucího informačního systému určeného nejen pro Státní ústřední archiv, ale koncipovaného jako systém oborový. Je to doba naprostých začátků používání počítačů v několika největších archivech Velké Británie, Francie, Polska, SRN, USA, Kanady a SSSR a jen ojediněle v menších státech. Čeští archiváři získávají podrobnější informace jen s obtížemi. Tak například v roce 1977 dva archiváři našeho archivu navštívili Rumunský ústřední státní archiv v Bukurešti a žasli nad personálním a technickým vybavením jeho informačního střediska. Tím obdivuhodnější je, že v rámci prvního tématického úkolu vytvořili jeho řešitelé — členové skupiny pro informatiku pobočky ČVTS — v letech 1975–1976 první český univerzální formulář pro popis běžných druhů archiválií, který měl umožnit rychlý převod údajů přes děrovaný štítek, pásku nebo již pronikající magnetický pás přímo do počítače. Z pohledu dnešních snah o standardizaci a unifikaci archivního popisu se tato koncepce jeví jako velmi progresivní. Na tom nic nemění skutečnost, že takto vzniklá „datakarta“ byla vyzkoušena v roce 1976 pouze na popisu novodobého spisového materiálu, aniž se kdy přikročilo ke zpracování počítačem.

Průkopnická éra končí ustavením již zmíněné pobočky ČVTS při Státním ústředním archivu dne 19. prosince 1972, která navázala na tzv. normalizací postiženou organizaci při federálním ministerstvu vnitra (zrušena v roce 1969) a až do konce 80. let hrála nezastupitelnou úlohu věrozvěsta informatiky v českém archivnictví. Do vínku dostalo toto spolkové fórum problematiku konzervace a restaurování archiválií, reprodukce a výpočetní techniky v archivech. Prvním předsedou pobočky se stal vedoucí konzervační dílny František Martinek. Následující krátké období let 1973–1976 charakterizuje intenzívní aktivita pobočky ČVTS, která se s vydatnou podporou vedení archivu zaměřuje na prohlubování dosažených znalostí a na promýšlení nových metodických přístupů. Formou přednášek, seminářů, exkurzí a od roku 1973 prostřednictvím vlastního Zpravodaje rozvíjela jakousi preventivní počítačovou osvětu a nepochybně tak ovlivnila úroveň archivní odbornosti. Zasloužili se o to především členové odborné skupiny pobočky pro informatiku a výpočetní techniku, ustavené 20. prosince 1973. Jejím vedoucím se stal J. Honc, kterého později vystřídal současný ředitel archivní správy Vácslav Babička. Na schůzkách skupiny se rozvíjela živá diskuse, při níž se dotvářely dílčí i komplexnější koncepce a úkoly. Na schůzce dne 7. 10. 1974 se členové seznámili s automatizovaným zpracováním vládních usnesení na Úřadu vlády ČSR. To se stalo rozhodujícím impulsem pro rozhodnutí přistoupit k tvorbě tzv. oborového tezauru. (První známý český pokus o sestavení vzorku celoarchivního tezauru podnikli členové pobočky již v říjnu 1973). Na další schůzce skupiny dne 14. listopadu seznamoval členy s problematikou tvorby tezaurů přední specialista na selekční jazyky Vladimír Smetáček. Skutečným mezníkem byl „celodenní seminář o problematice výpočetní techniky v archivnictví“, který jako svou první větší akci uspořádala pobočka dne 14. března 1973 pro své členy i zájemce ze všech archivů. Program a následná diskuse precizovaly hlavní cesty, po nichž se bude napříště ubírat využívání výpočetní techniky v archivu, a vytýčily oblasti zájmu odborné skupiny:

  1. tvorba řízených slovníků (tezaurů) pro popis obsahu archiválií a archivních fondů;
  2. databázové archivní pomůcky („databanky“) především mezifondového typu, sestavované druhotně ze stávajících pomůcek;
  3. pořizování nových pomůcek „schopných převodu do počítače“;
  4. seznamování se s provozem počítačů v praxi na exkurzích do výpočetních středisek a 
  5. v českém archivnictví asi poprvé v obecné rovině formulovaná otázka archivace a výběru záznamů vznikajících pomocí počítače.

V tomto období zprostředkovávala pobočka ČVTS archivní veřejnosti cenné informace a zkušenosti z oblasti archivní informatiky a v jejím Zpravodaji vyšlo několik dodnes metodicky zásadních prací. Jmenujme alespoň první český pokus o systémovou analýzu archivního informačního systému z roku 1974, jehož autorem byl J. Vrbata. V roce 1976 byla ustavena pracovní skupina při archivní správě ministerstva vnitra k řešení nového tématického úkolu zaměřeného na vytvoření rešeršního automatizovaného systému pro fondy kartografického charakteru. Jádro skupiny tvořili členové pobočky. V roce 1976 byla dokončena již zmíněná datakarta pro popis archiválií pomocí počítače. Ověřovací pokus o volný popis obsahu, provedený na spisech kabinetu ministra zemědělství Ďuriše z let 1945–1950, byl vyhodnocen negativně a poskytl poslední argument pro nutnost tvorby oborového tezauru. Bylo jasné, že zamýšlený převod archivních pomůcek do podoby zpracovatelné počítačem si vyžádá jejich obsahovou i lingvistickou úpravu. Dobu dominujících osobních a spolkových iniciativ symbolicky uzavírá záznam J. Honce nazvaný „První počítačová technika do SÚA“ z dubna 1976. Popisuje, jaké nástrahy a obtíže musel překonávat, aby v prodejně Kancelářských strojů v Rytířské ulici v Praze získal informace o nabídce a cenách elektrických psacích strojů a mikropočítačů. Sondáž vyzněla ve prospěch Consulu 253.

V následujícím období let 1977–1982 vyznívaly naprázdno snahy archivu pořídit si vlastní počítač nebo alespoň získat přístup k počítači jiné instituce, a to především kvůli postoji nadřízených složek rezortu. Vedení archivu přitom již v roce 1978 velmi racionálně konkretizovalo představu o vybavení vlastního „střediska pro AIS“: postačil by malý „minipočítač“, umístěný s několika terminály ve společné místnosti, několik děrnoštítkových a čtecích strojů a potřebné propojení, tedy žádné „vlastní úplné výpočetní středisko s velkými počítači“. Archiváři se snažili povznést nad realitu smělými představami. Tak třeba V. Babička snil o terminálové síti spojující 12 státních a městských archivů v Čechách a na Moravě s hostitelským počítačem v Praze, která měla umožnit přenos dat v celoarchivním informačním systému. Sám ale uznával, že „realizace takové představy je leckdy strastiplnou a úmornou cestou“. Skupina pro informatiku pobočky ČVTS zaměřila své síly dvojím směrem — na další analýzy archivního informačního systému a hlavně na lingvistickou přípravu praktického využití výpočetní techniky především při popisu archiválií a archivních fondů. Iniciativu stále více přejímá služební vedení archivu a partnerem nebo hlavním garantem při řešení výzkumných úkolů se stává napříště také archivní správa. Rozhodující účastí našich pracovníků na takových projektech se argumentovalo při jednáních s představiteli archivní správy, aby alespoň podpořila zahájení ověřovacích pokusů na počítačích Federálního ministerstva vnitra.

V roce 1977 byl vyhlášen rezortní výzkumný úkol číslo I.5 nazvaný „Výstavba archivního automatizovaného informačního systému ARCHAIS“. Jeho garantem byla archivní správa, která ustavila řešitelskou skupinu složenou především z archivářů Státního ústředního archivu a ze členů skupiny pro informatiku pobočky ČVTS. Jejím vedením byl pověřen pozdější předseda této pobočky V. Babička. Ten výrazně ovlivňoval až do počátku 90. let koncepci informačního systému archivu s důrazem na jeho lingvistickou a formální stránku. Pod ochranou tohoto úkolu vznikly metodicky cenné analýzy a studie v tak mimořádné koncentraci, jaká se napříště v českém archivnictví nebude opakovat. V tomto smyslu bylo zvláště přínosné setkání uskutečněné v roce 1981, kde se archivním informačním systémem zabývaly vedle referátu V. Smetáčka hlavně příspěvky pracovníků archivu Karla Beránka a Heleny Sýkorové. Druhým směrem se na stejném semináři ubíraly příspěvky k lingvistickému zabezpečení a standardizaci popisu archiválií: hodnotily se zkušenosti s prvním československým tezaurem pro popis archiválií z oboru zemědělství, lesnictví, výživy a meteorologie, který vypracovala skupina pobočky ČVTS v letech 1978–1979 na základě excerpce 25 inventářů. Od roku 1980 jej začal obdobný pracovní tým rozšiřovat o deskriptory z oblasti vodohospodářství, k publikování ale již nedošlo. Následujícího roku vyslovili O. Havlín a J. Vrbata pochybnosti, zda tvorba řízených slovníků pro potřeby archivního popisu odpovídá soudobému trendu výpočetní techniky a upozornili na nezbytnost sledovat i jiné cesty, jako byla tehdy nepochybně perspektivnější metoda plného textu nebo z dnešního pohledu méně reálné automatické indexování. Další vývoj jim dal v mnohém za pravdu, jak ukazuje skutečnost, že ani v roce 1990 vydaný celoarchivní tezaurus, nesrozumitelně označovaný jako „archivní rubrikátor ARCHAIS“, se v archivní praxi nikdy neprosadil.

Na daleko vyšší úroveň, než nabízela tzv. datakarta, posunuli snahy o standardizaci popisu archiválií V. Babička a T. Kalina, když v roce 1981 představili návrh univerzálního formuláře pro popis všech druhů archiválií. Ovlivněni nedávno absolvovanou Mezinárodní archivní stáží na pařížské Archivní škole, zaměřili se na vymezení popisové jednotky pro různé druhy archiválií a současně na jejich popis prostřednictvím dvou variant jediného ukládacího formuláře. Setkali se s pochopením, ale i s odmítnutím a řadu připomínek zohlednili v konečné podobě formuláře. Ke všeobecnému prosazení formuláře při inventarizaci však nedošlo. Krátkodobě jej využívali pouze ve východočeském oblastním archivu v Zámrsku nebo v podnikovém archivu Cihlářských závodů n. p. v Brně. Diskuse o formuláři však pozitivně přispěla k prosazení databázového principu inventarizačních programů, vytvářených v následujících letech. Ani v počátečním období se proto v archivu neprosadily archivní pomůcky vytvářené pomocí pouhých textových editorů. Závěr první kapitoly našeho příběhu (1983–1986) naplňuje vědomí, že kýžený cíl — získání vlastního počítače — má archiv na dosah. Nejdůležitější událostí byly první pokusy využít hostitelský počítač při tvorbě rejstříků k archivním pomůckám ke dvěma novodobým fondům. V prvním případě se v roce 1984 při inventarizaci fondu Ústřední správa bytové a občanské výstavby (1956–1958) záznamy zapisovaly do univerzálních inventarizačních karet, navržených v roce 1981. Kromě volným textem zapsaného obsahu se z něho zvolená klíčová slova vyplnila do rubriky nazvané „rejstříková věta“. (Pouze tyto rejstříkové věty se potom děrovaly na pracovišti výpočetního střediska Ústředí vědeckých, technických a ekonomických informací (ÚVTEI) a tam se, pod rouškou rezortního výzkumného úkolu, zpracovávaly na počítači EC 1055 s programovým vybavením USS. Výsledkem byly dva výstředně vyhlížející a svými rozměry ohromující rejstříky v tištěné podobě, přiložené k jinak na psacím stroji přepsanému inventáři — klasický rejstřík předmětový, abecedně řadící všechna klíčová slova a slovní spojení a druhý rejstřík kontextový typu KWOC (Keywords out of Context), v němž ve funkci pořadatele vystupují postupně jednotlivá klíčová slova v každé rejstříkové větě. Přitom tato věta zůstává vytištěna celá vedle svého pořadatele jako jeho kontextový výklad. Stejným postupem byl v následujícím roce vytvořen rejstřík KWOC k předávacímu soupisu fondu Ministerstvo pošt z let 1945–1949, který podchycoval katalogovým způsobem všechny spisy pouze pomocí klíčových slov. V obou případech nevyužívali zpracovatelé při formulaci inventárních záznamů a klíčových slov žádný selekční jazyk. Velkým přínosem těchto pokusů bylo další promýšlení metodických otázek především k problematice rejstříků k archivním pomůckám. Experimenty na cizím počítači ukončily pro archiváře etapu nedostupnosti vlastní výpočetní techniky a zrovnoprávnily je s ostatními členy české archivní obce. V roce 1985 podnikla pobočka ČVTS průzkum zaměřený na využívání výpočetní techniky v archivech ČSR, který ukázal, že archiv po stránce metodické přípravy nezaostává naopak, je na srovnatelné úrovni s těmi okresními a podnikovými archivy, které již měly přístup k vlastnímu nebo spíše k hostitelskému počítači.

Další přelomovou událostí byla v té době konference pořádaná pobočkou ČVTS, která se konala v roce 1985 v Hradci Králové pod názvem „Archivy a automatizace“. Jako na semináři v roce 1981, se i zde sešly kvalitní, na jedné straně bilancující a na straně druhé objevné, metodické pohledy předních českých archivářů. Jako na souběžně probíhající 1. evropské archivní konferenci o soudobých písemnostech, zazněla i z tohoto fóra výzva k urychlené integraci archivů do širších informačních systémů. Tomu odpovídala orientace nového rezortního výzkumného úkolu, schváleného v roce 1986 pod názvem „Optimalizace archivního informačního systému a jeho orientace na poskytování informačních služeb vědeckotechnickému rozvoji“. Řešitelský tým sestával jen z pracovníků archivu a jeho cílem bylo zpracovat projektovou dokumentaci „automatizovaného informačního systému“ pro archiv a v letech 1991–1995 i pro celou archivní síť. Vadou ambiciózního projektu byla nereálnost sestavit projektovou dokumentaci vlastními silami — doba již směřovala k zadávání takovýchto úkolů specializovaným softwarovým firmám. Vázly i práce na projektech předchozích, na něž měl tento úkol navazovat. Pokračovala ještě úspěšná součinnost pobočky ČVTS s vedením archivu při pořádání přednášek a seminářů věnovaných informatice a výpočetní technice v archivnictví, při vydávání dalších čísel Zpravodaje, přínosné byly návštěvy polských archivů v roce 1986.

Koncem roku 1986 přistoupilo vedení archivu s dříve nebývalou razancí k technickým a organizačním přípravám na zřízení specializovaného pracoviště pro informatiku a k našemu překvapení se je podařilo v následujícím roce realizovat. V prosinci rozhodla gremiální porada archivu zřídit od 1. ledna 1987 nový „úsek automatizace“ jako součást oddělení archivní knihovny a prosadila pro něj zřízení tří nových pracovních míst. Na rok 1987 byla naplánována koupě minipočítače Consul 2714, který měl kooperovat se smluvně zajištěným hostitelským sálovým počítačem, nejspíše u ÚVTEI Praha. Úseku byly určeny tři místnosti v budově archivu v Karmelitské ulici č. 2. Pro pamětníka zní trochu komicky důraz na „pravidelný a důkladný úklid jako předpoklad spolehlivého provozu počítače“, vzpomene-li si na neuvěřitelně dlouhé lhůty záručních a dalších oprav prvních počítačů, hlučné tiskárny a na papírky nastražované na podlaze „počítačového sálu“ na důkaz nezájmu uklízeček.

Od Robotronu k počítačové síti (1987–2002)

Toho, kdo má rád dějiny techniky a zajímá se o její pronikání do netechnických oborů, mohla by zaujmout první část následující kapitoly. Toto období bylo naplněno intenzivní snahou archivářů ovládnout narůstající počty vlastních počítačů a tiskáren nejrůznějších typů. Téměř generační rozdíl mezi prvním, v roce 1987 zakoupeným „mikropočítačem“, a všemi dalšími počítači třídy PC představoval náročnou přeorientaci na nový operační systém MS DOS a podstatně změněný způsob obsluhy. Ta s sebou přinášela i při velké vynalézavosti prvního „systémového inženýra“ a programátora v jedné osobě, Jiřího Vaněčka, nároky na improvizaci a nebylo pro něho snadné zvykat si na spolupráci s archiváři ve funkcích analytiků. Tyto osoby vstupují na scénu našeho příběhu ve chvíli pro historika oboru asi nejpřitažlivější, protože nese stopy až dobrodružné konfrontace teoretických představ s jejich praktickou realizací. Nejisté výsledky mnoha prací tohoto období hledání, omylů, ale i překvapivých úspěchů, ovlivňovala dnes již nepředstavitelná poruchovost výpočetní techniky. O tom svědčí zápisy z dochovaného „Technického deníku počítače“: stroj byl koncem roku 1987 v průběhu pěti návštěv pracovníka Kancelářských strojů n. p. „zkompletován“ a od 13. 11. toho roku do 6. 4. 1988 se odstraňovala závada na tiskárně K6314, která byla součástí dodávky. Těžko odhadnutelným faktorem byl pozvolna se formující vztah archivářů k výpočetní technice. Okruh jejích uživatelů se postupně rozšiřoval a diferencoval spolu s narůstajícím, do konce 90. let však stále nedostatečným, vybavením výpočetní technikou a také v souvislosti se vzrůstajícím počtem programů a databází, určených pro podporu různých odborných činností. Změnu přineslo vypracování „Záměru na vytvoření archivního informačního systému“ pro archiv v roce 1997 a následné zprovozňování jeho segmentů vytvářených softwarovými firmami. V této době informatika všude a se zpožděním i v archivu ztrácí svůj výlučný charakter. S její rozšiřující se dostupností a přívětivější tváří stává se zejména pro mladší generaci archivářů všedním pracovním nástrojem. Vraťme se ale do roku 1987. Státnímu ústřednímu archivu náleží primát v českém archivnictví, který spočívá ve zřízení prvního specializovaného „počítačového“ pracoviště s prvním profesionálním programátorem a správcem vlastního počítače v jedné osobě. Většina archivářů netuší, čím se ti tři „informatici“, doplnění v následujícím roce o operátorku ukládající data, vlastně zabývají, vztahy mezi archiváři a pracovníky nového úseku se ale vyvíjely poměrně pozitivně. V polovině roku 1990 se úsek osamostatnil a vzniklo oddělení informatiky. Jeho prvním vedoucím se stal Vácslav Babička, kterého v dubnu roku 1992 nahradil Tomáš Kalina (do té doby pracovník oddělení). Oba archiváři vykonávali funkci analytiků, navrhovali a metodicky podporovali vývoj vlastních aplikačních programů.

V roce 1988 upustil archiv od původní představy o budoucí terminálové síti řízené sálovým počítačem řady SMEP a plánoval vybavovat třemi mikropočítači ročně postupně všechna archivní pracoviště. Až do roku 1999, kdy bylo přiděleno 56 nakoupených počítačů a 10 laserových tiskáren, pociťoval archiv ve srovnání s okresními archivy neustálý nedostatek výpočetní techniky. Nejenže se stále na řadu pracovníků nedostávalo počítačů, ale nebylo možné nahrazovat včas starší typy novějšími. Ještě v roce 1999 bylo v provozu z celkového počtu 88 počítačů 18 počítačů třídy 286 a 386 a 9 kusů třídy 486. Starší typy byly značně poruchové, doby oprav byly neúnosně dlouhé, proto musela být většina z nich v následujícím roce vyřazena z provozu. Přitom k vybavení archivu touto technikou významně přispívaly formou zápůjček a odprodejů různé instituce, nadace a hlavně řešitelé grantů. Výsledky dosažené v letech 1987–1989, kdy byl archiv vybaven jediným počítačem, jsou obdivuhodné. Pracovníci vytvořili několik databází dobře využitelných v praxi a dobré technické úrovně. Do databáze LISTY (později přezvané na BADATELÉ) uložili a vyhodnotili obsah více než 2500 badatelských listů z let 1986–1988 a pro léta 1980–1986 sestavili rejstřík typu KWOC k badatelským tématům. Z provozních databází mají dodnes dokumentární hodnotu databáze PUVODCI a SPISOVNY. Vycházejí z údajů získaných při průzkumech spisové služby u ústředních úřadů v roce 1988 a inspirací k nim byl francouzský program PRIAM. Blízko k evidenci původců měla databáze INI, která evidovala průběžně získávanou dokumentaci o politických iniciativách a stranách, vznikajících v letech 1989 a 1990. Prvním vykročením k programu pro evidenci fondů a sbírek byla experimentální databáze ZNAKIJAF, která měla podchycovat a sjednocovat jejich značky.

Již v roce 1987 přistoupil archiv k tvorbě tématických mezifondových pomůcek v elektronické podobě, když se začaly přepisovat inventární záznamy z inventářů k vodohospodářské tématice do databáze VODA (v roce 1988 již 2 700, do konce roku 1990 10 300 záznamů). Do databáze DESKY se podchycovaly obsahy gramofonových fólií ze Sbírky zvukových záznamů radionaslouchací služby z let 1931–1953. Po pokusech s tvorbou rejstříků k fondu Tisková dokumentace ČSI ČSAV a k předávacímu soupisu jednoho ročníku spisů fondu Federální ministerstvo dopravy byl v roce 1988 se staven první dílčí inventář, jehož všech 89 inventárních záznamů včetně rejstříků bylo zpracováno na počítači. Tiskový výstup této pomůcky k menšímu fondu „Velkolóže pro Československý stát X. nezávislého řádu B´nai B´rith. (1893–1939)“ má všechny náležitosti tradičního strojopisného inventáře a je dodnes prostřednictvím novější databáze badatelsky dostupný. Druhým takto sestaveným inventářem je pomůcka k osobnímu fondu Dr. Emil Margulies (1913–1938), dokončená až později na novějším počítači v programu CDS–ISIS. Z ukládacích formulářů pro inventarizaci atypických druhů archiválií byl jako první v roce 1988 testován popis kartografických děl prostřednictvím databáze MAPY. Jeho podobu navrhl tehdejší správce mapové sbírky kartograf Miroslav Kronus. Pro potřeby archivní knihovny byla připravena databáze ČTENÁŘ, která umožňovala indexovat bibliografické záznamy o článcích z archivních periodik. Funkce této databáze je v rámci pozdějších knihovních programů zachována dodnes. Přechod na 16 bitové počítače TNS s operačním systémem MS DOS v roce 1990 umožnil využívat tehdy progresivní a přitom všeobecně dostupný databázový systém CDS-ISIS a znamenal kvalitativní skok v úrovni dalších vlastních aplikačních programů. Umožnil standardní nasazování textového editoru T602 na všechny počítače.

Na přelomu let 1990 a 1991 vznikly v archivu dva databázové programy, které svou analytickou přípravou a technickým zpracováním předčily všechny předchozí. Byla to metodicky unikátní databáze SKARTACE, která formou ročních výstupů analyzovala výsledky skartačních řízení u jednotlivých původců. Pomocí pozdější verze programu byly takto vyhodnoceny skartační protokoly archivu pro léta 1990–1996. Chloubou našich informatiků byl první univerzální program pro inventarizaci běžných druhů archiválií. Jeho první verzi pod názvem SPIS programoval v Pascalu koncem roku 1991 J. Vaněček. Zhodnotil tak zkušenosti s tvorbou několika inventářů pomocí databází v systému CDS-ISIS, například k fondům cenzurních úřadů Českého a Federálního úřadu pro tisk a informace ze 70. a 80. let 20. století a rozsáhlých předávacích soupisů k různým částem fondů ústředních komunistických prokuratur. Program SPIS se kromě vlastní databáze pro ukládání a vyhledávání inventárních záznamů skládal z části pro třídění rejstříkových hesel, zapisovaných pod obsahem příslušného záznamu, a z části úvodní, napsané a tištěné v editoru T602. Kromě originální tvorby rejstříků se SPIS vyznačoval průkopnickou koncepcí, jaká obstojí ve srovnání s tehdy nejvyspělejšími programy zahraničními. To obě varianty ukládacího formuláře umožňují číselně vyjádřit úroveň popisu příslušného záznamu v hierarchii ostatních záznamů a přitom se počítalo i se záznamy na úrovni nižší než jsou inventární jednotky. Až do poloviny 90. let se stal SPIS součástí programového vybavení počítače každého archiváře. Po mnoha konzultacích a s přihlédnutím k obdobným softwarovým produktům domácím i zahraničním, vydali jsme se cestou vývoje novějšího programu, který by navázal na pozitivní stránky programu SPIS. Prvním pokusem byl program INVENTÁŘ z konce roku 1996, jeho slabinou však byl použitý databázový systém Acces. S příchodem nového analytika Miroslava Kunta nastaly od počátku roku 1997 intenzivní přípravy na vývoj zcela nově řešeného inventarizační programu. Zavrhli jsme málo výkonné databázové programy (např. Paradox nebo jinak užitečný Acces). Nový program měl zvládat předpokládané velké objemy textových i obrazových dat pomocí výkonného databázového stroje, měl mít lokální i síťovou verzi a měl být efektivně využitelný při konverzi archivních pomůcek do elektronické podoby. Měl hlavně respektovat princip hierarchizace všech záznamů v rámci jednoho fondu. Autoři analýzy dospěli k definitivní formulaci principu víceúrovňového popisu archiválií, aniž věděli o obdobných, dnes všeobecně uznávaných, závěrech mezinárodní komise pro standardizaci archivního popisu. Základní oborové principy bývají zdánlivě natolik samozřejmé, že se v praxi intuitivně využívají i bez jejich teoretické proklamace. Uvedený případ svědčí o inspirativním prostředí, které se pro pěstování oborové metodiky v archivu od 80. let vytvářelo. Zkušenosti s tvorbou inventarizačních programů zúročili oba analytici při vývoji posledního z nich, který pod názvem JANUS 2000 dodala firma DLG Computers koncem roku 1999. V následujících letech se v archivu prosadil jako jediný přípustný program pro inventarizaci běžných druhů archiválií. O zkušenostech s víceúrovňovým popisem ve vztahu k mezinárodní normě pro popis archiválií ISAD/G informovali archiváři na 6. evropské archivní konferenci ve Florencii.

S líčením osudů inventarizačních programů jsme se dostali ke konci příběhu. Podívejme se ale ještě znovu do počátku 90. let, kdy nákup dalších osobních počítačů umožnil tvorbu vlastních, často velmi jednoduchých a krátkodobě využívaných databázových programů, které vycházely ze systémů CDS-ISIS, dBase III a Fox Pro. Nejvíce jich vzniklo v letech 1992–1993, později se různě upravovaly a také opouštěly. Tak byla jako doplněk k inventarizačnímu programu SPIS převedena do databáze v programu CDS-ISIS ze starší databáze MAPY a na základě návrhu správkyně fotosbírky vznikla ve Fox Pro první verze programu FOTO pro popis fotodokumentů. Do této databáze bylo koncem roku 1996 uloženo téměř 4 000 záznamů. Program FOTO byl později přepracován, a v roce 2002 se stal základem nového programu nazvaného EVIDVIEW. Jiné programy měly zajišťovat tématické rešerše. Na návrh Evy Drašarové sestavila v roce 1993 externí programátorka ve Fox Pro databázi SPOLKY určenou k evidenci pramenů k dějinám spolků 19. a 20. stol. Využívaly ji v pozdějších verzích i některé okresní archivy. Pro přílišnou složitost formuláře se ale neprosadila koncepčně progresivní databáze ZIM pro evidenci rešerší z fondu Židovské matriky. Podpoře předarchivní péče měl sloužit vedle staršího programu SKARTACE obdobně koncipovaný program PŘEJÍMKY A PŘÍRUSTKY z roku 1996. I když v praxi příliš využíván nebyl, mimořádně náročná analytická práce, která mu byla věnována, nepřišla nazmar. Jeho složitou strukturu záznamu zjednodušil nový databázový program používaný dnes referentem JAF v programu Acces.

Z dalších programů, které přímo nesouvisejí s popisem a evidencí archiválií, můžeme zmínit programový systém MAKS, zakoupený pro archivní knihovnu v roce 1992. Již po dvou letech sice rozhoduje gremiální porada o nutnosti získat pokročilejší knihovnický program, ale MAKS se využíval až do roku 2000. Z vlastních programů sem náleží ještě od roku 1993 provozovaná databáze POŠTA, později nazývaná DATAMAIL, určená pro vedení podacího protokolu archivu. Nejlépe se však ukázala užitečnost počítačů na řadě jednoduchých, funkčně však účinných databází, vytvářených v letech 1992–1995 podle okamžitých potřeb, vyplývajících z projektování, výstavby a od roku 1995 ze stěhování archivních fondů do nových depozitářů na Chodovci a také z provozování nových dezinfekčních komor. První z nich nazvaná STEH evidovala umístění (lokaci) fondů v jednotlivých depotních objektech před jejich stěhováním. Jejich lokace v nové budově se průběžně zapisovala do databáze LOK podle k tomu určených formulářů. Od počátku stěhování v roce 1995 se navíc údaje o dočasném uložení archiválií čekajících na dezinfekci zapisovaly do databáze KAR. V pozměněné podobě se od roku 1999 provozují databáze LOK a KAR v programu Acces dodnes. Významným pomocníkem při přípravě podkladů k projektu novostavby se stala databáze PTO, (název je odvozen z označení provozně technického objektu), kde se uvádí řada údajů o každé z více než 300 místností.

Od roku 1992 se začal připravovat vývoj vlastního programu pro evidenci fondů v rozsahu, který by podstatně přesahoval standardizované evidenční listy archivních fondů. Po neúspěšném pokusu z roku 1993 však archiv od původního záměru ustoupil a od roku 1995 používá k centrální evidenci fondů oba archivní správou administrované celostátní programy ARS (pro archivní fondy) a ARKY (pro archivní pomůcky), v novější podobě pod názvem PEvA. Gremiální porada se dne 29. června 1994 poprvé zabývala problémem přejímání elektronických archiválií do archivu. Ke konverzi archivních pomůcek do elektronické podoby přikročil archiv v září 1996, kdy se poprvé testoval převod devíti strojopisných inventářů s použitím programu OCR ProLector. Systematický převod pomůcek se ale rozeběhl až v roce 1998. Projektování počítačové sítě pro novou archivní budovu neprobíhalo metodicky správně. Nepodařilo se získat finanční prostředky na vypracování studie ani projektu informačního systému a archiv byl nucen předat podklady, aniž měl k dispozici základní koncepci sítě. Přesto se do poloviny roku 1997 podařilo vyprojektovat počítačovou síť dobré technické úrovně.

Rozbory, které archiv vypracoval v souvislosti s projektem sítě, byly po zpřesnění využity při zpracování „Záměru archivního informačního systému Státního ústředního archivu“. Záměr se měl stát podkladem pro zadání výběrového řízení, které mělo určit projektanta a hlavního dodavatele informačního systému. Výběrové řízení se však nikdy nekonalo. Tím se uzavřela snazší cesta k zakoupení celého systému „na klíč“. Mělo to i určité výhody — umožňovalo to užší spolupráci s dodavateli softwarových produktů. Záměr dodnes sehrává roli projektové studie celého systému. V souladu se čtyřmi plánovanými informačními okruhy jsme v letech 1999 až 2002 nakoupili a postupně zprovoznili čtyři nové síťové softwarové produkty. Koncem roku 1999 to byl již zmiňovaný inventarizační program JANUS 2000, určený pro popis všech druhů archiválií. Převádí se do něho i staré archivní pomůcky konvertované do databázové podoby. Současně zakoupil archiv od firmy INCAD knihovnický systém BIBIS, dodaný pod názvem RELIEF, který postupne nahradil starší program MAKS. V roce 2001 jsme zakoupili od firmy Bach System s.r.o. produkt nazvaný „Informacní systém BADATELNA“. Také na jeho vývoji se zásadním zpusobem podílela skupina archivářů a jeho současný administrátor. Do tohoto systému byly převedeny údaje z badatelských listů pro léta 1999–2000, uložené dříve do provizorní databáze. Uvedené programy byly uvedeny do provozu až v roce 2002 po dokončení instalace počítačové sítě v archivní novostavbě na Chodovci. Současně k nim přibyl čtvrtý významný produkt, který pod názvem VADEMECUM zpřístupňuje v uživatelsky přívětivém webovém rozhraní údaje o archivních fondech a sbírkách, jež čerpá z celostátní databáze PEvA. Po rozsáhlé teoretické přípravě a konzultacích na předních pracovištích ve Francii a v Německu přistoupil archiv v roce 1999 k praktickému výkonu předarchivní péče o elektronické dokumenty u původců. U vybraných ústředních správních institucí byl proveden průzkum, jehož cílem bylo zjistit jejich existenci. Z časových a technických důvodů nebylo však dodnes možné se této agendě systematicky věnovat. Přejímky elektronických dokumentů byly dosud jen sporadické. Za zmínku ale stojí unikátní akvizice webových stránek okresních archivů, která proběhla v roce 2002 těsně před jejich zrušením.

Současnost informačních technologií a informační systém archivu (do r. 2004)

Zlom v technickém i programovém vybavení archivu nastal po otevření nové provozně-technické budovy archivního areálu v Praze na Chodovci (2001). Budova je vybavena počítačovou sítí Ethernet s optickou páteří a přenosovou rychlostí 100 Mbps. Fyzicky je síť rozdělena do vzájemně neprostupných okruhů „vnitřní síť“ (zapojen do resortní sítě ministerstva vnitra), „Internet“ a ekonomický systém „EKIS“. Zvláštní část tvoří čtyři počítače určené pro veřejnost v badatelně a studovně knihovny. Poněkud stranou zatím zůstávalo 1. oddělení archivu, kde se však začíná také budovat provizorní počítačová síť (2003), která umožní nejen zjednodušit správu výpočetní techniky, ale také zpřístupnit pracovníkům i badatelům některé části informačního systému archivu. Bude možné i propojení s Chodovcem. Celkem je v provozu archivu 147 počítačů, 95 tiskáren (9 síťových) a 4 servery. Výsledkem nařízeného fyzického rozdělení sítě je sice maximální bezpečnost, ale také nemožnost přístupu na Internet z počítačů většiny pracovníků — do světa se lze dostat jen ze 16 vybraných strojů. Přístup na Internet pro veřejnost (v badatelně či studovnách knihovny) se nepodařilo prosadit. Ani Internetové připojení (rychlost 400 Kbps) není prosto omezení. Byl například zablokován přístup na e-mailové schránky jiné než „mvcr.cz“ (ministerstva vnitra).
Pracovníci archivu mají k dispozici interní elektronickou poštu a kromě vlastního informačního systému také elektronický monitor tisku (v intranetu ministerstva) a systém právních informací ASPI. Informační systém archivu je koncipován tak, aby sloužil nejen pracovníkům, ale i veřejnosti — badatelům a čtenářům knihovny. Informace pro veřejnost jsou zpřístupněny prostřednictvím intranetové stránky.

Kompletní seznam archivních fondů Archivní Vademecum zahrnuje nejen fondy a sbírky uložené ve Státním ústředním archivu, ale i fondy všech státních archivů ČR. Obsahuje více údajů, než bývá zvykem — název a rozsah fondu, původce, tématické skupiny, množství archiválií v běžných metrech, tématický popis, podrobnosti o archivních pomůckách a další. Vyhledávání je jednoduché — zadáním textového řetězce (slova) nebo výběrem zobrazené položky — tedy stejně, jak je zvykem na Internetu. Archivní Vademecum získalo v roce 2003 atest na standard životního cyklu informačního systému veřejné správy. Data jsou, podobně jako v případě jejich internetového zpřístupnění, přejímána z celostátní evidence PEvA vedené na základě zákona o archivnictví. V programu PevA používaném pro pořizování dat je ale vyhledávání složitější, nehledě na to, že pro zpřístupnění badatelům není tento program vhodný. V blízké budoucnosti se předpokládá, že badatelé budou moci prostřednictvím Archivního Vademeca sami zadávat objednávky archiválií, které potřebují ke studiu. Archivní pomůcky, jejichž pomocí se uživatel orientuje v archivních fondech, jsou v elektronické podobě pořizovány v systému Janus 2000, který využívá moderních technických a metodických postupů — hierarchické členění záznamů a datový formát XML. Stejně jako u seznamu archivních fondů je i zde odděleno pořizování dat od jejich prezentace, která se děje prostřednictvím intranetu. Ve snaze přiblížit se co nejvíce práci s klasickou archivní pomůckou, nalezne uživatel úvod k pomůcce (informace o fondu), vlastní záznamy o archiváliích a rejstříky. Kromě výběru záznamů prostřednictvím rejstříků je možné vyhledávání podle zadaných textových řetězců. Do systému Janus se postupně převádějí prostřednictvím OCR nebo přepisu starší „papírové“ pomůcky. Touto tzv. retrospektivní konverzí prostřednictvím OCR bylo dosud převedeno třicet tisíc stran strojopisů, z čehož je připraveno pro načtení do Janusu (separováno, to je rozděleno na záznamy) 5 000 stran. Přepsáno a připraveno pro databáze bylo dalších 4 100 stran. Také staré databáze, pořizované od počátku devadesátých let 20. století znovu ožívají a budou zpřístupněny badatelům (databáze MAPY). Po propojení s Archivním Vademecem bude možné z Janusu přímo objednávat archiválie.

Samostatným, i když do intranetových stránek také zapojeným, je knihovnický systém Relief. Umožnuje plnotextové vyhledávání nejen ve vlastních bohatých fondech knihovny archivu, ale i v české a slovenské národní bibliografii. Část vlastních záznamů reprezentují digitalizované katalogizační lístky. Poslední z částí informačního systému je Informační systém BADATELNA. Jejím úkolem je hlídat oběh archiválií z depozitáře k badatelům a zpět. Evidují se v ní nejen jednotliví badatelé a jejich výpůjčky, ale pomocí obslužných programů také umístění jednotlivých kartonů s archiváliemi, archivní pomůcky aj. Umožňuje i pořizování statistických dat. Státní ústřední archiv stál u zrodu Informačního systému BADATELNA i Janus 2000. Oba tyto systémy dnes využívá řada dalších archivů. Technické prostředí pro práci archivářů je připraveno, zbývá do něho zpracovat obrovská množství informací. Informační technologie umožňují v archivech stále ne zcela doceněnou (narozdíl od knihoven) možnost přiblížit archiv svým uživatelům.

na začátek stránky »