Knihovna archivu

Zdroj: Marie Šatochinová, Knihovna Státního ústředního archivu, in: Aby na nic a na nikoho nebylo zapomenuto. K jubileu ústředního archivu českého státu 1954–2004, Praha 2004, s. 187–197.

Stejně tak jako Státní ústřední archiv vznikl sloučením Ústředního archivu ministerstva vnitra a Archivu země České v roce 1954 a v roce 1956 vplynutím dalšího významného celku — Ústředního zemědělsko-lesnického archivu, tak vznikla i knihovna sloučením tří archivních odborných knihoven těchto subjektů. Všechny tři knihovny u předchůdců Státního ústředního archivu existovaly od roku 1919, a v případě knihovny Ústředního archivu ministerstva vnitra a knihovny Archivu země České můžeme počátky jejich existence sledovat již ve 2. polovině 19. století. Měly však charakter pouhých příručních knihoven odborné literatury a nelze říci, že šlo o systematické budování a zpracování knihovních fondů podle všech standardů a norem evidence přírůstků a katalogizace knihovních jednotek, tak jak ho známe z 20.–30. let 20. století. Postavení knihovny v rámci organizace archivu se v průběhu let měnilo. V letech 1954–1985 byla knihovna součástí oddělení studijního a publikačního. K 1. 1. 1986 se stala samostatným oddělením a byla podřízena přímo řediteli archivu. O rok později byl k oddělení knihovna přičleněn úsek automatizace a v roce 1990 i úsek ediční. K další změně došlo k 1. 1. 1996, kdy byly vyčleneny úseky automatizace a ediční a staly se samostatným oddělením. Od roku 1996 zůstává postavení knihovny jako samostatného 9. oddělení archivu nezměněno.

Základní charakteristika knihovny

Zřizovatelem knihovny je Národní archiv, poskytování služeb stanovuje a konkretizuje Knihovní řád. Knihovna Národního archivu je odborná archivní knihovna, která slouží potřebám oboru archivnictví, informačním potřebám pracovníků archivu a badatelů a informačním potřebám archivu samotného v oblasti jeho plnění funkcí a úkolů jako orgánu státní správy. Nezastupitelná je její funkce konzervační v oblasti správy historických knihovních fondů. Poskytování veřejných knihovnických a informačních služeb je plně v souladu s knihovním zákonem č. 257/2001 Sb., o knihovnách a podmínkách provozování veřejných knihovnických a informačních služeb a s navazujícími vyhláškami. Na základě splnění podmínek knihovního zákona je zapsána v evidenci knihoven vedené Ministerstvem kultury ČR. Funkce a činnosti knihovny jsou od roku 1975 podloženy systematicky zpracovávanými koncepcemi. Účelným soustředěním agend a některých prací do ústředního pracoviště knihovny (knihovna A) se postupně celá agenda doplňování fondu, evidence přírůstků a docházejících seriálů a dalšího zpracování fondu zjednodušila. K základním činnostem knihovny v současnosti patří tvorba fondu knihovny, zpracovávání a zpřístupňování získané literatury a uchovávání a zpřístupňování historických a vzácných knihovních fondů. V souladu s knihovním zákonem poskytuje rovněž veřejné knihovnické a informační služby, podílí se na tvorbě současné a retrospektivní bibliografie z oboru archivnictví, zpracovává další bibliografické soupisy literatury z fondu knihovny a plní další úkoly vyplývající se zákonných povinností nebo ze spolupráce knihoven ČR.

Knihovní fond

Současný rozsah fondu knihovny je 11 000 bm (462 000 svazků). Fond knihovny je tvořen řadou dílčích historických knihovních fondů nebo sbírek uměle vytvořených podle typu a druhu dokumentů nebo podle jiných záměrů, depozitních knihovních celků, předaných do správy knihovny a dvěma doplňovanými fondy vlastní odborné archivní knihovny. V rámci třídících prací v letech 1975–1988 a po přejímkách celých fondů v letech 1991–1999 bylo vytříděno, uspořádáno a stanoveno 36 kmenových fondů. Torza ostatních knihoven (převážně úředního charakteru) byla tématicky rozřazena do Nezpracovaného fondu jako jednoho z hlavních interních zdrojů doplňování fondu. Největší nárůst fondu (více jak 2 000 bm) zaznamenala knihovna v letech 1991–1999. Šlo o velké přejímky redakčních archivů signálních výtisků (knižních a novinových) a fondů knihoven zanikajících subjektů (nakladatelský archiv Orbisu a Svobody, novinové archivy Rudého práva a Melantrichu, Knihovna Svazu protifašistických bojovníků a další). Počet kmenových fondů a řada dalších torz knihovních celků zatříděných do nezpracovaného fondu svědčí o velkých vlnách přejímek, které zažívaly i knihovny předchůdců archivu ve 20. až 30. letech 20. století a později i v období let 1945–1952. I tehdy šlo většinou o přejímky knihovního fondu v rámci přejímek archiválií zaniklých institucí a úřadů nebo o přejímky zrušených knihoven (v případě rozhodnutí o zrušení knihovny zřízené některou státní institucí). Rozsahy jednotlivých dílčích fondů v bm se pohybují řádově v desítkách, stovkách až tisících bm — největším fondem je fond Knihovny A v rozsahu 2 500 bm. Z hlediska knihovnického zpracování fondů (to je fond evidovaný a vybavený alespoň jmenným katalogem) se dílčí fondy dělí na fondy zpracované a nezpracované. Poměr zpracovaného fondu k celkovému rozsahu fondů v bm je 55% ve prospěch fondu zpracovaného. Vzhledem k současnému dlouhodobému úkolu, kterým je zpracovávání a zpřístupňování historických knihovních fondů, by se měl poměr mezi zpracovanými a nezpracovanými fondy posunout ještě více ve prospěch fondu zpracovaného. Z hlediska druhů a typů dokumentů obsažených ve fondech knihovny jde o široké spektrum monografických publikací včetně speciálních druhů dokumentů vydaných od roku 1801 do současnosti (monografické sborníky, sborníky z konferencí a jiných akcí, drobný, úřední a nepublikovaný tisk, normy, kartografické dokumenty a celá řada dalších), dále všechny typy seriálových publikací (sborníky, odborné časopisy, ročenky, výroční zprávy, noviny a jiné typy pravých i nepravých periodik) a staré tisky (vydané v letech 1500–1800 včetně), a to domácí i zahraniční provenience.

Samostatnou skupinu tvoří elektronické zdroje. Doplňování fondu se po celou dobu existence knihovny řídí tematickým profilem fondu knihovny archivu, který vychází z informačních potřeb uživatelů a oboru archivnictví a z polytematického charakteru archivních fondů. Dokumenty jsou do knihovního fondu doplňovány nákupem, výměnou vnitrostátní i zahraniční, dary a z interních zdrojů (Nezpracovaný fond knihovny, tištěné dokumenty z přejímek archiválií). Množství knihovních jednotek získávaných nákupem odpovídalo a odpovídá objemu přidělených finančních prostředků. Specifickou formou doplňování jsou přejímky celých knihovních fondů (darem nebo ze zákona nebo formou depozit).

Zpracování informačního fondu

Zpracování ročních přírůstků (to je evidence a katalogizace) se od roku 1975 pohybuje v rozmezí 2 000–3 000 knihovních jednotek (svazků) a v pomocné evidenci docházejících seriálů je ročně zpracováno 10 000 jednotek (jednotlivých čísel nebo svazků časopisů, sborníků, novin a jiných seriálů). Na základě zjištění stavu pomůcek k fondům knihovny, zapracovaného v roce 1991 do prvního souhrnného „Soupisu fondů knihovny Státního ústředního archivu a přehledu jejich evidenčních a katalogových pomůcek“, byl stanoven další postup, který měl vést ke zkvalitnění stávajících evidenčních a katalogových pomůcek, a návrh na rekonstrukci nebo zpracování prozatímních pomůcek k fondům, k nimž se pomůcky nedochovaly nebo nikdy neexistovaly. Většinou, pokud k dílčím fondům existují, jsou fondy vybaveny klasickými jmennými katalogy a dílčími speciálními katalogy (například katalogy seriálů, starých tisků), k některým byly a jsou zpracovávány katalogy předmětové. Od roku 1993 se pořizují elektronické katalogy knihovního fondu (elektronický katalog společný pro všechny dílčí fondy, zahrnující všechny druhy a typy dokumentů, obsažené v knihovním fondu, a jeden speciální elektronický katalog pro zpracování starých tisků). Počátky dokumentačního zpracování literatury pro obor archivnictví a z dalších oborů pro publikační, rešeršní a jiné výstupy spadají do začátku osmdesátých let 20. století. Od roku 1993 jsou pro dokumentační fond postupně vytvářeny čtyři dokumentační databáze, obsahující záznamy monografických dokumentů a jejich nesamostatných částí. Produktem elektronického zpracování knihovního a dokumentačního fondu je faktografický fond, který má podobu invertovaných souborů nebo souborů jmenných a věcných autorit.
Mimo záznamy z klasických katalogů bylo pro uživatele knihovny na Intranetu knihovny (prozatím jen v prostředí Vyhledávání) ke konci roku 2003 k dispozici 100 003 záznamů z elektronických katalogů a dokumentačních databází, včetně záznamů z obrázkových katalogů (to je z prvních tří digitalizovaných — skenovaných a indexovaných — klasických jmenných katalogů dílčích fondů knihovny).

Organizace a ochrana fondu

V rámci intenzívního pořádání fondu a jeho přípravy na stěhování byl celý fond (včetně fondů, které zůstaly uloženy v objektu M. Horákové) očištěn a v případě dokumentů typu „drobný tisk“ byl fond překrabicován nebo uložen do jiných ochranných obalů. Části fondů prošly dezinfekcí.
Zároveň byla u všech zpracovaných fondů provedena řádná revize. K fondům nezpracovaným pak byla pořízena řada pomocných materiálů a prozatímních pomůcek, umožňujících provádět v nich revize. Tímto byl položen základ pro další revize fondu podle ustanovení Knihovního zákona, s možností rozšíření kontroly stavu i na fondy nezpracované. S digitalizací dokumentů, jako s další formou ochrany dokumentů, knihovna až na malé výjimky nepočítá; vzhledem k velkým finančním a personálním nárokům půjde spíše cestou přípravy a poskytování dokumentů pro projekty jiných institucí a knihoven. Ve studovnách v objektu Chodovec jsou dokumenty půjčované prezenčně a z fondů volně přístupných příručních knihoven chráněny elektronickou ochranou dokumentů. Preventivní péče v oblasti fyzické ochrany fondu, včetně dalších standardů (například pro oblast vystavování dokumentů) nerozlišuje archivní a knihovní fondy a je plně v kompetenci specializovaného oddělení archivu.

Půjčovní, informační, rešeršní, bibliografické a specifické služby

Během své padesátileté existence poskytovala knihovna výpůjční a informační služby bez omezení a bez poplatků všem uživatelům. Poskytované služby jsou upraveny Knihovním řádem, případně jinými vnitřními předpisy archivu. Dokumenty jsou půjčovány především prezenčně. Zodpovídání náročných dotazů probíhalo bez omezení, ačkoli v sobě zahrnovalo důkladný průzkum knihovního fondu i bohatého sekundárního fondu v podobě katalogů, kartoték, příručkové literatury a bohatého bibliografického aparátu, včetně průzkumu bibliografií skrytých v odborné literatuře. Statistika zodpovězených dotazů je nepřesná, protože skrývá i řadu rešerší. Vlastní rešerše byly a stále jsou pojímány jako bibliograficko-lokační rozbor daného problému a tematiky a zahrnují i průzkum fondů jiných subjektů. Z důvodu personálního zabezpečení poskytovala knihovna rešeršní služby jen pro služební potřeby archivu, archivnictví, rezortu ministerstva vnitra a pro oblast státní správy. Při současných podmínkách využívání databází jiných subjektů přes Internet se časová náročnost obou typů služeb stírá a v podstatě je možné rešerše poskytovat v odůvodněných případech i širšímu okruhu uživatelů.

Ostatní služby, které vyžadují přístrojové, technické, případně prostorové vybavení, mohla knihovna začít poskytovat až po přestěhování do nové provozně-technické budovy archivu na Chodovci. Podmínky, výčet a způsob poskytování reprografických a jiných druhů kopírování a dalších specifických služeb se řídí Zásadami poskytování reprografických a jiných služeb a úkonů Národním archivem a jsou zpoplatněny dle Sazebníku služeb a úkonů poskytovaných archivem (v příslušných kapitolách na ně odkazuje Knihovní řád).
Oblast uživatelského využívání výpočetní techniky, databází a mediatéky knihovny je v začátcích, ale i tak je na Intranetu knihovny k dispozici celá řada informací a údajů o knihovně, fondu, provozu a především řádově 100 000 záznamů v databázích knihovny. Knihovna se rovněž podílí na ostatních formách a akcích Public Relations (včetně pořádání výstav, zajišťování exkurzí na pracoviště knihovny), které jsou řízeny plánem akcí archivu. Publikační činnost pracovníků knihovny je zaměřena dvěma směry — jednak na periodicky vydávané tiskové výstupy z dokumentačních databází nebo jednorázově sestavené a vydávané bibliografické soupisy literatury — a jednak na vlastní zpracování studií, které se většinou tematicky vztahují k fondům nebo činnostem knihovny.

Automatizace a informační systém knihovny

Počátky budování informačního systému knihovny jako jedné z částí informačního systému archivu spadají do let 1992–1993. V počátečním období byl k dispozici jediný počítač a software pro zpracování dokumentů MAKS (modulární automatizovaný knihovnický systém), jehož tvůrcem byla Národní knihovna ČR. Ze všech modulů, které systém MAKS nabízel, byl v roce 1995 spuštěn rutinní provoz modulu Katalogizace (monografické zpracování dokumentů a analytický rozpis dokumentů) se specificky upravenou datovou základnou, upravenými a ošetřenými invertovanými soubory a vytvořenými tiskovými a třídícími formáty (včetně tisku katalogizačních lístků) specializovaných katalogových a dokumentačních databází. V roce 1996 byl instalován projekt MAKS/STTI (pro zpracování starých tisků), s jehož provozem se výhledově počítá i v dalších letech. S přibývajícím počtem počítačů, vzhledem k výstavbě nové archivní budovy a k připravovanému projektu počítačové sítě archivu, bylo nutné přejít na jiný knihovnický systém, umožňující práci v síti ve všech modulech — jak pro zpracování dokumentů, tak pro ostatní činnosti a agendy knihovny.

V prosinci 1999 byla zakoupena licence systému RELIEF (znalostní automatizovaný sbírkový systém pro tvorbu bází dat, sdílení dat a jejich využívání na vysokém stupni automatizace, umožňující jediný vstup údajů a jejich mnohonásobné využití z různých míst a prostředí systému). V roce 2000 byl uveden do zkušebního provozu v lokální, provizorně zřízené počítačové síti pro 4 počítače (ještě v objektu Karmelitská). Období let 2000–2003 bylo etapou konfigurace dílčích částí systému RELIEF/KATALOG podle požadavků knihovny. V tomto období byl ukončen ověřovací provoz RELIEF/KATALOG, verze I. a zároveň byly dopracovány podklady pro RELIEF/KATALOG verze II. V roce 2004 dojde k postupnému přechodu od ověřovacího provozu k provozu rutinnímu a zároveň se přistoupí ke druhé fázi — konverzi ISIS dat z katalogových a dokumentačních databází. Vedle modulu RELIEF/KATALOG byl v letech 2000–2004 nastaven Intranet knihovny. Ten umožňuje zpřístupnění elektronických databází knihovny v prostředí vyhledávání (včetně zpřístupnění textových DB/ISIS Data formou konverze dat a včetně připojení skenovaných a indexovaných klasických katalogů — tzv. obrázkového katalogu) a obsahuje v dalších složkách řadu údajů o knihovně, fondu a pomůckách. V následujících letech bude řešen modul Akvizice a evidence a Výpůjční protokol. Ostatní agendy a činnosti knihovny jsou řešeny v rámci informačního systému celého archivu. Zpřístupňování dalších databází a údajů v Intranetu knihovny, aktualizace dat a zlepšování příjemného uživatelského prostředí zůstává i nadále prvořadým úkolem knihovny. Výhledově se připravuje řešení pro zpřístupnění databází knihovny na Internetu a možnost zapojení do celonárodního a mezinárodního projektu knihoven ČR a SR — Jednotné informační brány.

na začátek stránky »