Částka 17/2025

Částka 17/2025 (PDF – 234 kB), 31. prosince 2025

Vydává Národní archiv jako účelové periodikum pro původce, archivy a dodavatele informačních systémů.

Další šíření dovoleno. Informace a objednávka zasílání: infolist@nacr.cz.

ISSN 2694-6793

OBSAH

č. 7/2025 Přechod na spisovou službu dle platné legislativy – co je třeba udělat.
č. 8/2025 Zneplatněné (stornované) dokumenty a jejich vyřazení z eSSL.
č. 9/2025 Zasílání zvláštního potvrzení o doručení dokumentu do datové schránky.
č. 10/2025 Tvorba SIP balíčků u spisů s vyjmutými dokumenty.
č. 11/2025 Vyřazování dokumentů evropských operačních programů.
Přehled zkratek
Příloha k č. 11/2025

č. 7/2025
Přechod na spisovou službu dle platné legislativy – co je třeba udělat.

Nejpozději k 1. 1. 2027 musí všechny eSSL odpovídat platnému znění NSESSS zveřejněnému v částce 85/2024 Věstníku Ministerstva vnitra a výkon spisové služby Vyhlášce ve znění příslušných novel. Ministerstvo vnitra zveřejnilo v květnu 2025 pod čj. MV-159767-38/AS-2023 metodiku k přechodnému období při přechodu na atestovaný eSSL: https://mv.gov.cz/soubor/zverejneni-metodickych-materialu-k-atestacim-essl-a-zmenam-legislativy-metodika-k-prechodnemu-obdobi.aspx. Tato metodika je však z velké části podstatná i pro eSSL provozované původci, kteří nemusejí mít atestovaný systém. Podrobnější informace zveřejnilo Ministerstvo vnitra jako materiály ze semináře: https://mv.gov.cz/clanek/materialy-ze-seminare-pro-obce-k-aktualne-platne-legislative-pro-vykon-spisove-sluzby-se-zamerenim-na-atestace-essl.aspx. V Informačním listu upozorňujeme na některé praktické otázky z pohledu původců, které nejsou v uvedených zdrojích dostatečně rozpracované:

1. Analýza a úprava spisového a skartačního plánu.

1. Je nutné si uvědomit, že nebude v budoucnu možné importovat celý SSP, resp. všechny věcné skupiny. SSP je totiž časovým řezem aktuálně platných věcných skupin (srv. kapitolu 1.39 NSESSS). Po prvotním importu SSP bude konkrétní změny věcných skupin provádět již jen určená správcovská role dle požadavku 3.1.4 NSESSS.
2. V souladu s poslední novelou § 15 odst. 2 Vyhlášky odstranit ze SSP skartační znaky „V“; odstranění není retroaktivní, všechny v minulosti vyřízené dokumenty a uzavřené spisy mohou mít nadále skartační znak „V“. Zde je nutné si uvědomit, že co bude skutečně vybráno za archiválie, je výhradně v kompetenci příslušného archivu při výběru archiválií ve skartačním řízení nebo mimo skartační řízení.
3. Pro věcné skupiny na nejnižší hierarchické úrovni, kde je to žádoucí, může původce podle § 15 odst. 4 Zákona požádat příslušný archiv o trvalý skartační souhlas. Pokud trvalý skartační souhlas obdrží (není na něj právní nárok), vyznačí v eSSL příznakem (požadavek 3.1.2 písm. i) NSESSS), že pro danou věcnou skupinu nebude probíhat výběr archiválií, ale bude se u ní aplikovat trvalý skartační souhlas. Je ovšem potřeba odlišovat trvalý skartační souhlas pro věcné skupiny v eSSL od trvalých skartačních souhlasů pro věcné skupiny v jiných informačních systémech spravujících dokumenty (např. posuzovaných podle § 3a Zákona).
4. U věcných skupin na nejnižší hierarchické úrovni, které nejsou určeny pro typové spisy, je zapotřebí se rozhodnout, jakým způsobem bude přidělováno číslo jednací dokumentům ve spisech zakládaných v dané věcné skupině (požadavek 2.7.4 NSESSS). Původce tak může stanovit, že v některých věcných skupinách budou mít ve spisech dokumenty odvozeny číslo jednací na základě pořadového čísla jejich evidence při zahájení příjmu, v některých na základě spisové značky po vložení dokumentu do spisu (přidáním pořadového čísla dokumentu ve spisu). Pro podrobnosti k tvorbě čísla jednacího srv. též požadavky 2.7.2 a 2.7.3 NSESSS.
   
5. Je potřeba rozhodnout, ve kterých agendách budou tvořeny typové spisy, tedy vnitřně strukturované se specifickou spisovou značkou – názvem. Mohou to být např. agendy dlouhodoběji vedené podle osob (fyzických nebo právnických), právní a technická dokumentace ke stavbám, projekty výzkumu a vývoje, spis daňového subjektu u správce daně apod. Příslušná věcná skupina musí mít uvedeno, že je určena pro typové spisy (parametr dle požadavku 3.1.2 písm. g) a musí v ní být vytvořena šablona typového spisu, která se uvede i v SSP. Příklad je uveden na předchozí stránce.

1. Příprava entit v eSSL na migraci do systému podle platné legislativy

1. Pokud to eSSL již v současnosti umožňuje, doporučuje se provést skartační řízení a zbavit se tak vyřízených a uzavřených entit, kterým uplynula skartační lhůta (legislativní povinnosti je to již nyní).
2. Pokud zůstanou v eSSL nevyřízené dokumenty mimo spisy, bude původce v eSSL nucen je roztřídit a vložit do spisů! Jestliže se jedná o tzv. stornované dokumenty, je možné jejich řešení dle č. 8/2025 (viz dále). Věcné skupiny, v nichž jsou vyřízené samostatné dokumenty, bude nutné uzavřít (nelze v nich v souladu s eSSL tvořit spisy).
3. V případě neuzavřených spisů se doporučuje, pokud to stav zpracování dovoluje, tyto spisy uzavřít. U vyřízených dokumentů a uzavřených spisů by se nemělo po nasazení eSSL, který je v souladu s platnou legislativou, nic měnit, pokud nedojde k otevření spisu nebo zrušení vyřízení dokumentu. V uvedených případech bude nutné zacházet s dokumenty a spisy již v souladu s novou legislativou: dokument musí být vložen do spisu, spis musí být zatříděn do neuzavřené věcné skupiny, dokumenty obdrží čísla jednací podle nastavení věcné skupiny (viz I.4) apod.

č. 8/2025
Zneplatněné (stornované) dokumenty a jejich vyřazení z eSSL

V souvislosti s nasazením eSSL podle platné legislativy se jako kritický problém ukazuje množství tzv. stornovaných dokumentů, jejichž datová transformace do nového systému je ne-li nemožná, tak velmi obtížná a hlavně zbytečná. Většinou se jedná pouze o metadata analogových dokumentů, např. soukromých dopisů doručených na jméno, pozvánek a dokumentů, které se neevidují. U eSSL neodpovídajících nyní platnému znění NSESSS zveřejněnému v částce 85/2024 Věstníku Ministerstva vnitra je jedinou legální možností, jak tyto dokumenty odstranit z eSSL, výběr archiválií ve skartačním řízení (při zachování hlavičky metadat), tedy vytvoření SIP balíčků a jejich zpracování standardním způsobem ve spolupráci s příslušným archivem nebo na základě uděleného trvalého skartačního souhlasu dle § 15 odst. 4 Zákona. Jak již bylo řečeno, může jít o velké množství entit, které nemají metadata pro korektní vytvoření balíčku SIP. Proto řada původců žádá o tzv. „technické skartace“. Národní archiv tyto tzv. „technické skartace“ nepovažuje za výběr archiválií podle zákona, tedy nejde o skartační řízení. Ačkoli jsou uvedené zneplatněné (stornované) dokumenty ještě v systému, který neodpovídá plně nyní platnému znění NSESSS, Národní archiv k tomuto platnému znění přihlíží, protože poprvé obsahuje v kapitole 7.2 procesní postup zpracování tzv. zneplatněných, slangově stornovaných, dokumentů.

S přihlédnutím k požadavkům 7.2.16 a 7.3.7 NSESSS vyžaduje Národní archiv seznam dokumentů, jichž se zničení bude týkat (především předmět/věc a identifikátor) a po případném projednání zpravidla dopisem se zničením takovýchto entit souhlasí. Není vyhotovován protokol o výběru archiválií, protože se dle právního názoru Národního archivu nejedná o skartační řízení. Vzhledem k tomu, že ne ve všech případech byly dokumenty zneplatněny oprávněně a v souladu s pravidly nyní platného NSESSS, může Národní archiv u některých dokumentů požadovat jejich ponechání (odstranění zneplatnění dokumentu) a navržení ve skartačním řízení. Uvedený postup nemusí být uplatňován jinými archivy.

č. 9/2025
Zasílání zvláštního potvrzení o doručení dokumentu do datové schránky.

Někteří veřejnoprávní původci zasílají odesílateli potvrzení o doručení dokumentu do své datové schránky. Národní archiv upozorňuje na zveřejněné metodické výklady Ministerstva vnitra (https://mv.gov.cz/soubor/souhrnny-metodicky-vyklad-odboru-archivni-spravy-a-spisove-sluzby-mv-c-j-mv-159767-30-as-2023-k-problematice-vykonu-spisove-sluzby-v-essl.aspx), které se této problematice na s. 5 věnují a považují takovéto potvrzení za zbytečné. Fakticky jde o spam, protože z doručenky datové zprávy v Informačním systému datových schránek jsou údaje o dodání a doručení zřejmé a eSSL odesílatele s nimi umí pracovat.

Důslednou aplikací zasílání uvedených potvrzení ve veřejné správě by bylo možné celý systém destruovat, protože zasílané potvrzení se zajišťovacím prvkem (např. kvalifikovanou elektronickou pečetí) lze považovat za podání, po jehož doručení by bylo odesláno potvrzení atd. (řetězení potvrzení).

Teprve v případě, že by podání obsahovalo technické nebo věcné chyby (nečitelnost nebo neúplnost, nepřijímaný datový formát, škodlivý kód), je na místě zaslání potvrzení dle § 4 odst. 3 Vyhlášky. I v případě zasílaných potvrzení je na místě odesílateli sdělit, jakou chybu udělal (např. že datový formát dokumentu neodpovídá přijímaným). Ustanovení § 4 odst. 8 Vyhlášky sice hovoří o „adrese elektronické pošty“, což je ovšem e-mail, a nikoli Informační systém datových schránek. Zasílání potvrzení o doručení e-mailu je na místě, protože odesílatel se nemá jak dozvědět, že zpráva byla doručena. V odst. 9 Vyhlášky se ještě hovoří o „příjmu datových zpráv doručovaných jinými prostředky elektronické komunikace“, ovšem s ohledem na to, že Vyhláška běžně používá pojem „datová schránka“, nelze z odst. 9 dovozovat, že se týká datových schránek – ustanovení je určeno pro portálová řešení apod.

č. 10/2025
Tvorba SIP balíčků u spisů s vyjmutými dokumenty.

V eSSL při příjmu a vyřizování může nastat situace, že některé dokumenty jsou ze spisu vyjmuty, resp. přetříděny. V takovém případě je balíček SIP tvořen pouze z dokumentů, které ve spisu zůstaly (metadata přetříděného dokumentu se neuvádějí). V případě, že je číslo jednací přidělováno na základě spisové značky doplněním pořadového čísla, bude pořadové číslo vyjmutého dokumentu ve spisu chybět, což není chybou. V případě spisů, které neobsahují žádné dokumenty, upozorňujeme na č. 1/2018 Informačního listu.

č. 11/2025
Vyřazování dokumentů evropských operačních programů.

Na základě dotazu Národního archivu čj. NA 3281-1/05-2025 doplnilo Ministerstvo financí přehled operačních programů s uvedením lhůty pro uchování podle evropských předpisů, roku, kdy Evropská komise dopisem potvrdila uzavření jednotlivých programů, a roku, kdy nejdříve lze dokumenty vyřadit. Informace jsou publikovány v Příloze. Uvedené doby uchovávání jsou závazné jako minimální pro řídící orgány i příjemce dotací. Lhůty mohou být prodlouženy na základě národních právních předpisů. Rok vyřazení byl upraven tak, aby skartační lhůta počala běžet 1. lednem roku následujícího po roku ukončení programu Evropskou komisí, což odpovídá § 15 odst. 3 Vyhlášky.

V eSSL je nezbytné u příslušné věcné skupiny, resp. součásti typového spisu, uvádět externí spouštěcí událost „Po schválení ukončení programu Evropskou komisí“ popř. u fondů EHP a Norska 2009-2014 „Po ukončení programového období“.

Zkratky

AIP – informační balíček („Archival Information Package“) uložený v digitálním archivu

eSSL – elektronický systém spisové služby

NSESSS – národní standard pro elektronické systémy spisové služby

ISSD – informační systém spravující dokumenty

NSESSS – národní standard pro elektronické systémy spisové služby

SIP – informační balíček („Submission Information Package“) určený k exportu nebo přenosu entit z eSSL do digitálního archivu včetně balíčku tvořícího seznam dokumentů ke skartačnímu řízení

SSP – spisový a skartační plán

„Vyhláška“ – vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, ve znění pozdějších předpisů

„Zákon“ – zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů

Příloha k č. 11/2025