Badatelský řád

Badatelský řád Národního archivu je k dispozici ke stažení zde: Badatelský řád Národního archivu (PDF – 734 kB), Badatelský list (PDF – 53 kB), Doklad o předložených a navrácených archiváliích (PDF – 34 kB), Žádost o souhlas s použitím vlastního reprodukčního zařízení (PDF – 34 kB)

 

 

BADATELSKÝ ŘÁD NÁRODNÍHO ARCHIVU

vydaný v souladu s vyhl. č. 645/2004 Sb., v platném znění a v souvislosti s ust. § 36 písm. a) zákona. č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů v platném znění

Čl. 1
Obecná ustanovení

  • Nahlížet do archiválií lze jen po splnění podmínek stanovených v zákoně a v prostorách k tomu určených (dále jen „badatelna“). Do prostor, v nichž jsou archiválie uloženy, nemají žadatelé o nahlížení (dále jen „badatel“) přístup.
  • Badatel se při vstupu do badatelny zapíše do knihy návštěv badatelny, kde uvede datum návštěvy, své jméno, popřípadě jména a příjmení a účel návštěvy. Do badatelny nemají přístup osoby znečištěné, pod vlivem alkoholu, drog anebo jiných psychotropních látek nebo osoby ozbrojené.
  • V badatelně Národního archivu pravdivě vyplní badatel badatelský list, který je i žádostí o nahlížení do archiválií. Badatel prokáže svou totožnost platným občanským průkazem, cestovním pasem nebo jiným obdobným průkazem totožnosti zaměstnanci pověřenému službou dozorem v badatelně (dále jen „dozor v badatelně“), který zkontroluje správnost údajů uvedených v badatelském V případě elektronického badatelského listu je badatelský list vyplňován dozorem v badatelně za plné účasti badatele, který po vytištění badatelského listu zkontroluje všechny údaje a badatelský list podepíše. Nový badatelský list badatel vyplňuje vždy pro každý kalendářní rok, ve kterém nahlíží do archiválií, při každé změně účelu nahlížení a při každé změně tématu studia.
  • Není-li badatel schopen dozoru v badatelně prokázat svou totožnost platným občanským průkazem, cestovním pasem nebo jiným obdobným průkazem totožnosti, nahlížení do archiválií se mu odepře.
  • Badateli se archiválie předkládají na základě jeho výslovného požadavku, který může archivu předběžně zaslat také prostřednictvím držitele poštovní licence nebo zaslat anebo oznámit prostředky elektronické komunikace (internet, fax nebo telefon), a to na kontaktní adresy archivem zveřejněné na jeho úřední desce, zřizuje-li ji, a na jeho internetových stránkách. Pokud požadavek zaslaný v písemné podobě neobsahuje veškeré údaje stanovené v odstavci 6 nebo pokud je formulace požadavku na předložení archiválií nejasná, nepřesná nebo nekonkrétní, považuje se takto zaslaný požadavek za informativní a badateli na jejím základě mohou být připraveny pouze archiválie, u kterých není pochyb, že mají být předmětem nahlížení.
  • Badatel vyplní v badatelně formulář požadavků na předložení archiválií pro nahlížení s uvedením svého jména, popřípadě jmen, příjmení, tématu studia, názvu archivního souboru, čísla kartonu, knihy, popřípadě inventárního čísla nebo signatury či folia, které žádá ke studiu, a opatří ho svým podpisem a datem zpracování. Formulář požadavků na předložení archiválií pro nahlížení je přílohou badatelského listu. Pokud badatel využil postupu pro vyžádání archiválií k nahlížení podle odstavce 5 a jeho požadavek splňoval náležitosti formuláře podle tohoto odstavce, připojí se k badatelskému  listu  archivu badatelem doručený dokument. Pokud byl archivu doručen neúplný nebo nepřesný požadavek, vyplní v badatelně formulář požadavků  na předložení  archiválií  pro  nahlížení. V případě, že badatel postupoval podle odstavce 5 a požaduje předložení dalších archiválií, než o které předběžně požádal, vyplní formulář požadavků na předložení archiválií pro nahlížení pouze v rozsahu nově požadovaných archiválií pro nahlížení.
  • Badatel před vstupem do badatelny odloží plášť, příruční zavazadla a jiné obdobné věci na místě k tomu určeném. Do badatelny může badatel vstupovat pouze s perem, tužkou, vlastními volnými listy papíru bez desek a záznamovým zařízením, jako je fotoaparát, kamera, příruční skener nebo přenosný počítač bez pouzdra. Po ukončení studia předloží badatel své věci ke kontrole za účelem zjištění, zda neodnáší archiválie z badatelny (zejména rozevře přenosný počítač, skener,  předloží  přinesené  listy  papíru).  Věci, které  si  badatel  s sebou do  badatelny  přináší,  předloží  na  vyžádání  ke  kontrole  i  před  zahájením  studia v badatelně.
  • V badatelně je nutné zachovávat klid a respektovat studijní prostředí, které nesmí být narušováno hlukem, hlasitou komunikací s ostatními badateli, nadměrným pohybem po badatelně a obdobnými rušivými projevy, které  neodpovídají  účelu  návštěvy  v badatelně. V badatelně není dovoleno kouřit, jíst, pít a telefonovat. U přístrojů, které si badatel případně se souhlasem dozoru badatelny přináší do badatelny, vypne badatel veškeré zvukové signály.

Čl. 2

  • Při nahlížení do archiválií se badatel řídí pokyny dozoru v badatelně. Dozor v badatelně může na badateli požadovat, aby při pořizování výpisů a poznámek z některých druhů archiválií používal pouze obyčejné tužky střední tvrdosti. Dozor v badatelně není povinen poskytovat badateli pomoc při čtení textu archiválií, jeho překládání do jiných jazyků, podávání výkladu o historických reáliích souvisejících s archiváliemi
  • Při nahlížení badatel archiválie co nejvíce šetří. Archiválie nelze používat jako psací podložky, přímo z nich kopírovat průpisovým papírem, podtrhávat v nich, škrtat nebo do nich vpisovat nebo je používat jiným způsobem či k jinému účelu než je nahlížení. Fyzické poškození archiválie badatelem má za následek, že badateli bude s okamžitou platností ukončeno povolení nahlížet do archiválií.

V badatelnách Národního archivu je badatel povinen používat při studiu archiválií čisté bílé bavlněné rukavice, které si musí opatřit před zahájením studia archiválií. Bez použití této předepsané pomůcky pro ochranu archiválií není nahlížení do archiválií přípustné.

  • Badatelům se zakazuje vynášet archiválie z badatelny. Vynesení jakékoliv archiválie z badatelny má za následek, že badateli bude s okamžitou platností ukončeno povolení nahlížet do archiválií.
  • Do archiválií vyžádaných badatelem může nahlížet jen jedna osoba, a to badatel, do jehož badatelského listu byly předložené archiválie zapsány. V odůvodněných případech (např. didaktických, při exkurzích) může dozor v badatelně povolit nahlížení současně více osobám.
  • K nahlédnutí se badateli předkládají archiválie ve lhůtě, v celkovém množství a v množství na jeden návštěvní den podle provozních podmínek a technických možností archivu s přihlédnutím k významu a účelu nahlížení. Předkládá se vždy jen takové množství archiválií, jejichž počet a stav při vracení může dozor v badatelně bez obtíží

Pracovníci badatelen Národního archivu připravují badateli archiválie ke studiu ve lhůtě 1 až 5 dnů ode dne objednání, a to zpravidla v celkovém množství 5 kartonů nebo 5 jednotlivin na jeden den.

Vystavování nových badatelských listů a výdej archiválií ke studiu končí 30 minut před koncem provozní doby badatelen.

  • Archiv nevyhradí badateli archiválie v badatelně, nezahájí-li badatel nahlížení do archiválií do třiceti kalendářních dnů od sjednaného dne pro jejich předložení nebo přeruší-li nahlížení na dobu delší třiceti dnů. Archiválie jsou v badatelně badateli vyhrazeny po dobu nezbytnou k nahlížení. Pokud badatel do vyhrazených archiválií nenahlíží soustavně nebo pravidelně a pokud vyhrazené archiválie sám nevrátí, považují se archiválie za vyhrazené na dobu tří měsíců od data objednání. Po uplynutí této doby lze v odůvodněných případech prodloužit rezervaci na další období, zpravidla na dobu nejdéle do konce kalendářního roku. Při prodloužení se přihlédne též k tomu, zda jsou další žadatelé o nahlížení do předmětných archiválií.
  • Archiv umožní nahlížet do archiválií jinému badateli, než který si tyto archiválie vyžádal k nahlížení jako první tehdy, jestliže badatel, kterému jsou vyhrazeny jako prvnímu, dá k takovému nahlížení druhým badatelem souhlas, nebo jestliže každý z těchto badatelů prokazatelně nahlíží do těchto archiválií za jiným účelem nebo studuje jiné téma. V případě, že by došlo k souběžnému nahlížení dvěma a více badateli, archiv umožní nahlížení do těchto archiválií jen tomu badateli, kterému je archiv vyhradil jako prvnímu. Ve sporných případech rozhoduje ředitelka

Čl. 3

  • V badatelně je mozne při splnění dozorem stanovených podmínek (například zachování klidu v badatelně) používat vlastní reprodukční zařízení k pořizování reprodukcí archiválií pro osobní studijní potřebu badatele jen se souhlasem dozoru v badatelně. Souhlas se vyjádří podpisem na badatelem vyplněné žádosti, jejíž vzor je přílohou tohoto badatelského řádu. Tím není dotčena ochrana případných vlastnických a autorských práv a práv souvisejících.

Žádost o použití vlastního reprodukčního zařízení předloží badatel dozoru badatelny ke schválení před započetím práce. Po skončení práce doplní údaje o počtu pořízených reprodukcí a jejich identifikaci.

V badatelnách Národního archivu je zakázáno používat fotoaparáty se zábleskovým zařízením všech typů a také používání všech typů průběhových skenerů. Na nevhodnost uvedených i dalších reprodukčních zařízení upozorní badatele dozor badatelny a zakáže jeho používání. V případě nedodržení tohoto zákazu bude badateli s okamžitou  účinností ukončeno povolení nahlížet do archiválií.

  • Badatel po ukončení nahlížení do archiválií své místo v badatelně zanechá v řádném stavu. Výpisky, poznámky a jiné pomůcky či věci v badatelně nezanechává, nýbrž si je odnáší s
  • Po každém ukončení nahlížení do archiválií je badatel  povinen  vrátit  archiválie  v počtu, sledu a stavu, v jakém mu byly předloženy. Porušení má za následek, že badateli bude s okamžitou platností ukončeno povolení nahlížet do archiválií.
  • Dozor v badatelně je povinen zkontrolovat počet a stav badatelem vrácených archiválií a potvrdit svým podpisem jejich řádné vrácení v badatelském listu ještě před odchodem badatele z
  • Informace získané z archiválií užívá badatel jen k účelu uvedenému v badatelském listu. Při jejich využití ve vědeckých nebo jiných pracích nebo zveřejnění se uvádí alespoň název archivu a využitých archivních souborů a bližší označení archiválií (citace), z nichž bylo čerpáno.
  • Jestliže badatel publikoval práci, která vznikla na základě nahlížení do archiválií uložených v archivu, zašle archivu jeden její výtisk (např. editace archiválií). Jestliže čerpal z archiválií uložených ve více archivech, zašle publikovanou práci pouze archivu, z jehož archiválií čerpal nejvíce; ostatním archivům sdělí bibliografické údaje o publikované práci, případně zašle dílo elektronicky ve formátu

Čl. 4
Využívání archivních pomůcek

  • Archiv umožňuje badatelům nahlížení do archivních pomůcek.
  • S archivními pomůckami předloženými k nahlížení, pokud nejsou úředními díly a pokud splňují znaky předmětu ochrany podle autorského zákona, se zachází jako s literárními díly.

ČI. 5
Pořizování reprodukcí archiválií a souhlas s jejich jednorázovým užitím

  • Reprodukce archiválií poskytuje archiv z archiválií, které badatel studuje nebo potřebuje pro účely úřední nebo vlastní práce uvedené v badatelském listu v závislosti na případném, předem uděleném souhlasu vlastníka archiválií nebo na ochraně případných autorských práv a práv souvisejících. Reprodukce archiválií se poskytují v závislosti na provozních podmínkách a technických možnostech archivu. Reprodukce archiválií, u nichž to nedovoluje jejich fyzický stav, se neposkytují.
  • Souhlas s jednorázovým užitím reprodukcí archiválií vydává Národní archiv na žádost badatele podanou prostřednictvím podatelny NA (v písemné podobě – listinné nebo elektronicky). V žádosti musí být uvedeny citace archiválií (tj. min. název archivního souboru, inv. č., signatura nebo č. ukládací jednotky, místo uložení), které mají být užity a název konkrétního projektu, pro nějž jsou určeny. V případě užití reprodukcí archiválií je žadatel povinen uvést  citace  u  reprodukce  archiválie  nebo  jejich  souhrnný  soupis  např. v tiráži, příloze apod., a to včetně místa uložení originálních archiválií, kterým je Národní archiv. Pokud Národní archiv disponuje licenčním ujednáním o užití reprodukce archiválie nebo je mu znám „držitel” autorských práv a práv souvisejících, uvede to v uděleném souhlasu. Udělení souhlasu s jednorázovým užitím reprodukce archiválie se nezpoplatňuje.

Čl. 6
Zapůjčování archiválií za účelem studia mimo archiv

  • Zapůjčování originálů archiválií k nahlédnutí do jiného archivu, než jsou uloženy, povoluje ředitelka archivu výjimečně, s přihlédnutím ke smyslu, účelu a okolnostem jejich využívání, bezpečnosti převozu a zajištění ochrany archiválií v místě dočasného uložení a s ohledem na náklady s tím spojené. Archiválie nelze zasílat poštou, nýbrž jsou vždy za předem dohodnutých podmínek převáženy pověřeným zaměstnancem, určeným ředitelkou Národního
  • Zapůjčování originálů archiválií mimo archiv povoluje ředitelka archivu výjimečně a za podmínek podle odstavce 1 pouze vlastníkovi, případně původci archiválií a státnímu orgánu, kulturně vědecké instituci pro jí pořádané výstavy nebo jiné veřejné prezentace, orgánu územní samosprávy a osobám, které jsou podle zvláštního právního předpisu oprávněny nahlížet do dokumentů, pokud to účel nahlédnutí z důvodu výkonu úřední funkce vyžaduje. Zapůjčení originálů archiválií nelze odmítnout původci archiválií, jestliže archiválie uložil v archivu na základě smlouvy o úschově nebo na základě darovací či kupní smlouvy a zapůjčení archiválií si ve smlouvě vymínil.
  • Pokud archiválie uložená v archivu není ve vlastnictví České republiky, právnické osoby zřízené zákonem nebo územního samosprávného celku, je k zapůjčení archiválie nezbytný písemný souhlas jejího vlastníka.
  • Při zapůjčování archiválií je archiv povinen vystavit vypůjčiteli revers obsahující:
  1. přesný soupis zapůjčovaných archiválií,
  2. účel výpůjčky,
  3. datum výpůjčky a lhůtu vrácení archiválií,
  4. jméno, příjmení, datum narození a adresu místa pobytu na území České republiky nebo adresu bydliště vypůjčitele v cizině podle průkazu totožnosti, pokud jde o fyzickou osobu nebo
  5. v případě právnické osoby IČO, adresu sídla vypůjčitele a jméno a příjmení  jím pověřené osoby,
  6. vlastnoruční podpis  vypůjčitele  nebo  jím  pověřené  osoby,  jde-li  o  fyzickou   osobu; v případě pověřené osoby se současně uvede její jméno, popřípadě jména, příjmení a adresa místa pobytu na území České republiky nebo adresa bydliště v cizině podle průkazu totožnosti a datum vystavení předložené plné moci,
  7. vlastnoruční podpis statutárního orgánu vypůjčitele nebo jím pověřené  osoby, připojený k názvu nebo obchodní firmě právnické osoby připojený k názvu nebo obchodní firmě právnické osoby, která je vypůjčitelem;  obsahuje-li  podpisový  vzor  osob jednajících za právnickou osobu otisk razítka, připojí se k podpisu rovněž otisk razítka právnické
    • Zapůjčené archiválie se zapíší do zvláštní knihy výpůjček a zápůjček.
    • Jestliže vypůjčitel nevrátí zapůjčené archiválie v dohodnuté lhůtě, a nedohodne prodloužení lhůty, nebudou mu další požadované archiválie zapůjčovány až do doby vrácení zapůjčených archiválií.

Čl. 7
Využívání knihovny archivu 

(1) Badatel může využívat knihy, časopisy a noviny z knihovny archivu v souvislosti s jeho studijním tématem a v jeho rozsahu. Studijní využívání knih, časopisů a novin z knihovny archivu se řídí výpůjčním řádem knihovny archivu.

Každý badatel může ke svému studiu rovněž využívat publikace ve volném výběru z příruční knihovny v badatelně. S knihami zachází šetrně a šetří jejich fyzický stav. Po ukončení studia musí knihu vrátit na stejné místo, odkud si ji vypůjčil. Pokud badatel hodlá využít pouze příruční knihovnu, ohlásí při příchodu do badatelny své jméno a příjmení pracovníkům dozoru a zapíše se do knihy návštěv.

Čl. 8
Exkurze do archivu

(1) Při exkurzi do archivu se návštěvníci zapisují do knihy návštěv badatelny. Vstup do jiných prostor archivu než do badatelny archivu povoluje ředitelka archivu a uskutečňuje se pouze v doprovodu jí pověřeného zaměstnance.

Čl. 9
Úhrada za služby poskytované archivy

Výše úhrady nákladů  spojených  s pořízením  výpisu,  opisu  nebo  kopie  archiválie v analogové podobě anebo s pořízením repliky archiválie v digitální podobě, nákladů spojených  s vyhledáváním  archiválií  a  jejich  dalším  zpracováním  a  nákladů  spojených s pořízením rešerše z archiválií se řídí ceníkem služeb.

Čl. 10
Závěrečná ustanovení

Poruší-li badatel některou ze základních povinností uložených badatelským řádem, může mu být další nahlížení do archiválií odepřeno, popřípadě již udělený souhlas odvolán.

Čl. 11.
Účinnost 

  • Tímto pokynem se ruší a nahrazuje pokyn č. 9/2012.
  • Tento pokyn nabývá účinnosti dnem 1. září

V Praze 21.7.2015

PhDr. Eva Drašarová, CSc., v.r. ředitelka

Národního archivu