Národní archiv jako správní úřad na úseku archivnictví a spisové služby kromě kontroly poskytuje původcům v předarchivní péči Národního archivu konzultace k problematice vedení spisové služby, k tvorbě spisových řádů apod. V rámci této konzultační funkce zveřejňuje Národní archiv svá stanoviska a názory na často pokládané dotazy, které vyplynuly z výkonu předarchivní péče nebo z poznatků při kontrolní činnosti. Tyto informace jsou právním názorem Národního archivu a nenahrazují výklad právních předpisů, ke kterému je příslušný pouze soud.
Obecně — Spisový řád — Označování a evidence — Spis — Autentizační prvky (podepisování) —
Ukládání a vyřazování — Transakční protokol — Datové formáty — Konverze a převod dokumentu
— Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon č. 499/2004 Sb.“),
— Zákon č. 500/2004 Sb., správní řád, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „správní řád“),
— Zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon č. 300/2008 Sb.“),
— Vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „vyhláška č. 259/2012 Sb.“),
— Věstník Ministerstva vnitra částka 57/2017, národní standard pro elektronické systémy spisové služby (dále jen „NSESSS“).
Národní archiv zpracoval stanovisko (PDF – 200 kB), jaké povinnosti s ohledem na skartační řízení bude vyžadovat po původcích v jeho předarchivní péči. Rozhodné datum pro plnění všech povinností vyplývajících z platných právních předpisů je 1. srpen 2012. Připojujeme i rozbor ustanovení zákona č. 499/2004 Sb. a prováděcích právních předpisů (PDF – 103 kB) s ohledem na jejich různá znění a přehled metadat (PDF – 161 kB), která budou vždy vyžadována u dokumentů do 1. srpna 2012.
Výkon spisové služby je podporován programovými prostředky, kterými je elektronický systém spisové služby. Tento nástroj zastřešuje správu dokumentů v analogové (zpravidla listinné) podobě i dokumentů v digitální podobě (elektronické). Rozhodně nelze předpokládat, že elektronický systém spisové služby bude spravovat pouze dokumenty v digitální podobě.
K problematice aktualizace spisových řádů veřejnoprávních původců v roce 2018 (PDF – 165 kB)
Zákon č. 499/2004 Sb. a vyhláška č. 259/2012 Sb. (dále citace „zákon“ nebo „vyhláška“) nařizují původcům upravit vždy některé náležitosti výkonu spisové služby ve svém spisovém řádu:
Ve spisovém řádu má být uvedeno, jak se s e–maily dodanými pracovníku původce zachází. Pokud mají úřední charakter (ve smyslu činnosti původce), musí být označeny a zaevidovány (§ 5 odst. 1 vyhlášky č. 259/2012 Sb. poslední věta). U e-mailů doručených na elektronickou adresu podatelny (§ 2 odst. 3 písm. c) vyhlášky č. 259/2012 Sb.) musí být postupováno vždy dle § 3 a násl. citované vyhlášky. Tyto e–maily je tedy potřeba vždy pokládat za “úřední“.
Jde o případnou samostatnou evidenci dokumentů, řešení je však možné obojí, minimálně příjem a skartační řízení spisový řád upravuje vždy — speciální předpis o oběhu účetních dokladů apod. s ním nesmí být v rozporu.
Evidenční pomůcky rozeznává vyhláška následující:
V některých případech existují speciální informační systémy, resp. moduly pro výkon některých činností (např. faktury, smlouvy, pokladna, stavební úřad aj.). Lze zobecnit, že každý systém spravující dokumenty je elektronickým systémem spisové služby dle zákona a musí splňovat požadavky legislativy včetně národního standardu, pokud jde o vlastní výkon správy dokumentů. Aby požadavky na tyto systémy nebyly tak striktní, byla snaha zjednodušit evidenci — odtud samostatné evidence dokumentů, dříve agendové systémy (do novely v roce 2012 — dnes jsou agendovými systémy v legislativě chápány jen základní registry). Zákon č. 499/2004 Sb. záměrně nehovoří o číslu jednacím právě z důvodu možnosti jiných evidencí. Opora pro samostatné evidence, resp. jejich nezávislost na čísle jednacím je dána v § 8 odst. 2 vyhlášky č. 259/2012 Sb., povinný obsah evidence pak v § 10 odst. 3 tamtéž.
Propojení na „jádrový“ elektronický systém spisové služby je často pouze volné, např. v okamžiku odesílání a příjmu dokumentů. Aby tyto specializované systémy nemusely splňovat rozsáhlou archivní legislativu, je vhodné propojit je i v případě metadat dokumentů a jejich ukládání. Dokument vzniklý ve specializovaném systému (evidovaný v samostatné evidenci dokumentů) může být automaticky zatříděn do spisu založeného pro tento účel, ale i přímo do věcné skupiny, která byla pro tyto dokumenty vytvořena: přeevidování (přidělení čísla jednacího) v tomto případě není nutné.
Zaměstnanec může označit a zaevidovat e–mail i sám, pokud to systém umožňuje (§ 5 odst. 1 vyhlášky č. 259/2012 Sb.). Ovšem pokud obsahuje zpráva autentizační prvky (uznávaný elektronický podpis, uznávaná elektronická značka nebo kvalifikované časové razítko), nemůže je zkontrolovat; v takovém případě musí odkázat odesílatele na elektronickou adresu podatelny a odesílatel musí zprávu zaslat znovu (pokud jsou autentizační prvky požadovány).
Dokument musí být vždy označen (podacím razítkem — § 3 vyhlášky č. 259/2012 Sb.), může mít však jeden identifikátor (číslo jednací). Historie (opakovaných) podání je pak zachycena v metadatech dokumentu a v transakčním protokolu.
Analogicky k § 37 odst. 4 správního řádu, který hovoří o potvrzení nebo doplnění podání se jedná o dva dokumenty, které budou vloženy do hybridního spisu.
Povinnost vytvářet spis vyplývá pro veřejnoprávní původce z řady předpisů různé právní síly, například ze správního řádu, daňového řádu, kancelářských řádů soudů, ale i služebních předpisů. Z hlediska vedení spisové služby je zásadní § 65 odst. 1 zákona č. 499/2004 Sb.: „Při vyřizování dokumentů se všechny dokumenty týkající se téže věci spojí ve spis…“ Pojem „všechny“ tedy zahrnuje jakékoliv množství: stačí pouze dva dokumenty, aby jejich spojení vytvořilo spis. Věcí je dle druhu agendy osoba, předmět, obsah žádosti, položený dotaz apod.
Pokud je dokument vyřízen dle § 14 odst. 2 písm. c), d) a e) vyhlášky č. 259/2012 Sb. jejichž výsledkem není vznik dalšího dokumentu, který by bylo možné s jiným dokumentem spojit, lze takový dokument považovat za vyřízený a je možné ho bez tvorby spisu zařadit do věcné skupiny za předpokladu, že je opatřen minimálně jednoznačným identifikátorem a číslem jednacím. Taková věcná skupina by však s ohledem na požadavky Národního standardu elektronické spisové služby (např. 2.1, 2.7.1 atd.) měla obsahovat pouze dokumenty. Již zmíněný požadavek 2.7.1 NSESSS doslova uvádí: „Každý dokument je evidován pod jedinečným pořadovým číslem v rámci určeného časového období. Každý dokument vytvoří spis, nebo je vložen do spisu, nebo do dílu v rámci součásti typového spisu, anebo přímo do věcné skupiny.“ a související 2.7.2 NSESSS „Dokumenty vložené přímo do věcné skupiny jsou evidovány pod číslem jednacím, které zahrnuje jedinečné pořadové číslo. Pokud je nutné, aby byl daný dokument vložen do spisu nebo do typového spisu, dokument je přetříděn.“ Pokud při vyřizování nebo jako součást procesu postoupení vznikne dokument (způsob vyřízení dle § 14 odst. 2 písm. a), b) a e) vyhlášky č. 259/2012 Sb.) nebo se jedná o takové vyřízení, které má za následek vznik dalšího dokumentu (automatické generování odpovědi a podobné funkce informačních systémů na základě datově strukturovaného podání), musí se stát součástí spisu (nebo dílu součásti typového spisu), protože takové alespoň dva dokumenty je nutné dle dikce archivního zákona spojit ve spisu. Nezáleží přitom na tom, zda jsou dokumenty v analogové nebo digitální podobě (v digitální podobě jde o dokument o alespoň jedné komponentě, který je odlišný od podání a je s ním nakládáno ESSL jako se samostatnou entitou). Spisem je tedy i uskupení („základní spisovenská událost“) dle § 11 odstavce 3 vyhlášky č. 259/2012 Sb., kdy k doručenému dokumentu je připojován právě jeden vyřizující dokument pod stejným číslem jednacím.
Export spisu je částečně popsán v NSESSS — zejména požadavky 6.3.4, 6.3.6, 6.3.7, 6.3.20. Předpokládá se použití XML dle přílohy 1 nebo 2 NSESSS (viz požadavek 6.3.1). Export do PDF (resp. ztvárnění do komponenty v PDF/A) je požadován pouze u metadat, transakčního protokolu a dalších údajů, které do struktury dle schématu XML nelze umístit (požadavek 6.3.5). Tato komponenta je pak součástí spisu.
V tomto případě je nezbytné vycházet z funkce čísla jednacího, kterým je uživatelsky snadno vnímatelná (narozdíl od jednoznačného identifikátoru) identifikace dokumentu nebo spisu za účelem komunikace a odkazování. Původní vazba na evidenční pomůcku, resp. zařazení dokumentu do systému evidence, je také přítomna, ovšem je oslabena užitím jednoznačného identifikátoru a dalších metadat, které zmíněnou vazební a evidenční funkci částečně přebírají. V případě tvorby spisu sběrným archem je zpravidla číslo jednací iniciačního dokumentu zároveň základem pro číslo jednací (spisovou značku) spisu (§ 12 odst. 6 písm. a) vyhlášky č. 259/2012 Sb.). Všechny dokumenty jsou následně do spisu vkládány s číslem jednacím tvořeným číslem (značkou) spisu a pořadovým číslem v rámci spisu; toto pořadové číslo (jedna) obdrží i zmíněný iniciační dokument (§ 12 odst. 3 vyhlášky č. 259/2012 Sb.). Pokud je spis tvořen spojováním dokumentů (tzv. priorací), má každý dokument svoje číslo jednací obdržené při zapsání do evidenční pomůcky (podací deník, elektronický systém spisové služby nebo samostatná evidence dokumentů). Číslo jednací spisu (spisovou značku) lze v tomto případě opět odvodit od prvního — iniciačního — dokumentu. Obdobně lze takto spojovat celé spisy (křížový odkaz mezi nimi). § 11 odst. 3 vyhlášky č. 259/2012 Sb. lze pokládat za použitelný spíše pro spisovou službu vedenou v listinné podobě, jeho využití v elektronických systémech spisové služby vnímáme jako problematické, ne-li nemožné.
S ohledem na výkon spisové služby v elektronickém systému spisové služby doporučujeme tvořit spis pomocí sběrného archu a prioraci využívat na propojení spisů, resp. tvorbu křížových odkazů mezi nimi, popř. k vřazení dokumentů do dílů typových spisů.
Typové spisy jsou standardní součástí výkonu spisové služby (velmi dlouho užívanou), ve spisovém řádu, resp. spisovém a skartačním plánu jsou typové spisy uvedeny u příslušných věcných skupin zdůrazněním názvu spisu (např. “ukládá se podle čísla popisného” apod.) nebo uvedením součástí typového spisu (např. 10.1 spis stavby, 10.1.1 územní řízení, 10.1.2 stavební řízení, 10.1.3 dokumentace skutečného provedení stavby atd.) — zde se pochopitelně nepředpokládá, že ze všech staveb budou do jedné věcné skupiny ukládány územní řízení (10.1.1), do druhé stavební řízení (10.1.2) atd. Nejedná se zde tedy o věcné skupiny, ale o součásti typového spisu.
Je jedním z řešení tvorby spisu a současně evidenční pomůckou spisové služby (§ 12 odst. 3 a odst. 6 písm. b), okrajově § 10 odst. 7 vyhlášky č. 259/2012 Sb.). Příchozí dokument s výjimkou prvního, na jehož základě sběrný arch vzniká, neevidujeme bezprostředně po doručení v základní evidenční pomůcce, ale dojde pouze k označení dokumentu, popř. přidělení jednoznačného identifikátoru dokumentu v elektronickém systému spisové služby. Teprve zpracovatel takovýto dokument zařadí do spisu, čímž je dokumentu přiděleno číslo jednací a provedena evidence.
V elektronickém systému spisové služby je evidence distribuovaná a podstatná část údajů je zaznamenána již podatelnou (datum doručení, odesílatel atd.). Základ čísla jednacího všech dokumentů ve spisu (tvořící označení samotného spisu — spisovou značku) se odvozuje od čísla jednacího iniciačního dokumentu (§ 12 odst. 6 písm. b). Dokumenty tak, jak jsou zapisovány do sběrného archu, dostávají k označení spisu pořadové číslo (přírůstkově vždy o jedno vyšší než předchozí v rámci spisu) a tak je tvořeno jejich číslo jednací.
V podacím deníku je tedy nakonec evidován „jen“ spis (resp. jeho iniciační dokument), ostatní dokumenty se „přievidovávají“ už v rámci spisu do sběrného archu. V elektronickém systému spisové služby díky sledování rozdělování a oběhu i evidenci doručení je sběrný arch efektivním nástrojem tvorby spisu.
Základním principem spisové služby je zajistit prokazatelné nakládání s dokumenty v první etapě jejich životního cyklu — do provedení výběru archiválií (skartačního řízení). Mezi procesy, které musí být popsány ve spisovém řádu a dodržovány s ohledem na jejich auditovatelnost, patří příjem, evidence, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování dokumentů. Podrobnosti těchto procesů jsou podrobně stanoveny právními předpisy. V případě elektronického podpisu, elektronické pečeti a elektronického časového razítka je takovým právním předpisem zejména zákon č. 297/2016 Sb., který stanoví, jakým typem elektronického podpisu nebo elektronické pečeti opatřit elektronický dokument či kdy opatřit elektronický dokument elektronickým časovým razítkem.
Nevyplývá z nich však povinnost opatřovat opakovaně před expirací platnosti certifikátu, na kterém je „založeno elektronické časové razítko“ (tj. certifikátu, na základě kterého je možné elektronické časové razítko ověřit), dokument dalším elektronickým časovým razítkem („přerazítkování“). K tomu je nutno doplnit, že ani dokument, který není vůbec opatřen uvedenými autentizačními prvky, nelze a priori pokládat za „nepravý“ nebo „neautentický“ (např. interní dokumenty původce).
Elektronický systém spisové služby je konstruován právě za tím účelem, aby zajišťoval výkon spisové služby v celé jeho šíři a zajišťoval i tzv. autenticitu dokumentů (i těch, které samy žádnými autentizačními prvky nejsou opatřeny). NSESSS ve svých požadavcích stanovuje řadu povinností, které podporují a svým plněním prokazují tzv. autenticitu a integritu dokumentů. Z nich lze za klíčové uvést např. požadavky 5.3.3 (ztvárnění obsahu transakčního protokolu) a 5.3.2 (ztvárnění metadat dokumentů za celé časové období — rok). Vedle toho některé právní normy vyžadují zaznamenat fakticky jakékoli nakládání s dokumentem (srov. např. § 46 odst. 4 písm. c) zákona č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů), což opět posiluje jejich tzv. autenticitu. Takové informace lze však zaznamenávat pouze prostřednictvím informačního systému, kterým je elektronický systém spisové služby nebo systém obdobný.
Doporučujeme zároveň Stanovisko odboru archivní správy a spisové služby k užívání časového razítka v souvislosti s odesíláním a ukládáním dokumentů v digitální podobě a Stanovisko Ministerstva vnitra k důvodům pro odstranění § 69a odst. 5 zákona č. 499/2004 Sb
Subjekty definované v § 5 zákona č. 297/2016 Sb. musí dle pravidel stanovených v § 11 zákona č. 297/2016 Sb., v případě elektronického podepisování kvalifikovaným elektronickým podpisem opatřit dokumenty též kvalifikovaným elektronickým časovým razítkem v případě, že se jedná o právní jednání těchto subjektů (§ 545 a násl. občanského zákoníku).
Těmito subjekty jsou stát, územní samosprávný celek, právnická osoba zřízená zákonem nebo právnická osoba zřízená nebo založená státem, územním samosprávným celkem nebo právnickou osobou zřízenou zákonem. Obdobně je takovýmto subjektem jiná osoba (fyzická nebo právnická) při výkonu své působnosti (výkonu veřejné moci).
V ostatních případech, kdy nelze hovořit o právním jednání či není stanoven požadavek elektronického podpisu nebo elektronické pečeti zvláštním zákonem, není nutné používat autentizační prvky, neboť hash (jednoznačný otisk) dokumentu je zaznamenán v transakčním protokolu, jehož denní dávka je opatřena elektronickou pečetí (dříve značkou) a elektronickým časovým razítkem, což dostatečně zajišťuje autenticitu dokumentu.
Dotaz vychází z ustanovení § 69a odst. 1 zákona č. 499/2004 Sb. účinného v letech 2009–2012. V současné době tato povinnost neexistuje, při výkonu spisové služby je okamžik doručení předmětem evidence, která slouží k jeho prokázání.
Převod dokumentu je možné od účinnosti novely vyhlášky č. 259/2012 Sb. (1. ledna 2015) provádět automatizovaně, bez porovnání každého vstupu a výstupu převodu fyzickou osobou (doložka, § 24 citované vyhlášky). Záznamy a dokumenty je nutné převádět při jejich vyřízení (uzavření spisu). Podpis a kvalifikované elektronické časové razítko musí obsahovat vždy (§ 69a odst. 4 zákona). Ustanovení § 69a odst. 4 zákona č. 499/2004 Sb. vyžaduje autentizační prvky založené na kvalifikovaných certifikátech (kvalifikovaný elektronický podpis, kvalifikovanou elektronickou pečeť) a kvalifikované elektronické časové razítko. Místo nich bylo možné po přechodné období stanovené zákonem č. 297/2016 Sb. (do 19. září 2018) používat zaručené elektronické podpisy založené na kvalifikovaných certifikátech, zaručené elektronické pečetě založené na kvalifikovaných certifikátech, zaručené elektronické pečetě založené na certifikátech pro elektronickou pečeť vydané kvalifikovaným poskytovatelem služeb vytvářejících důvěru, elektronické značky podle zákona 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu založené na systémových certifikátech vydané kvalifikovaným poskytovatelem služeb vytvářejících důvěru a elektronická časová razítka vydávaná kvalifikovaným poskytovatelem služeb vytvářejících důvěru (Stanovisko odboru legislativy Ministerstva vnitra (PDF – 1 MB).
To, zda má být dokument podepsán, stanoví zvláštní právní předpisy: jako příklad lze uvést § 69 odst. 1 zákona č. 500/2004 Sb., správní řád. Pokud musí být dle jiného právního předpisu dokument opatřen podpisem, uplatní se pravidla obsažená v § 5 zák. č. 297/2016 Sb. Jestliže tedy právně jedná stát, územní samosprávný celek, právnická osoba zřízená zákonem nebo právnická osoba zřízená nebo založená státem, územním samosprávným celkem nebo právnickou osobou zřízenou zákonem, případně výše neuvedená osoba při výkonu své působnosti a toto právní jednání podepisuje elektronickým podpisem, musí být digitální dokument podepsán kvalifikovaným elektronickým podpisem a opatřen kvalifikovaným elektronickým časovým razítkem (viz § 5, § 11 a § 19 zákona č. 297/2016 Sb.). Toto elektronické časové razítko není možné s ohledem na ust. § 11 zákona č. 297/2016 Sb. nahradit elektronickým časovým razítkem v obálce datové zprávy jestliže je dokument zasílán prostřednictvím informačního systému datových schránek.
Vyhláška č. 259/2012 Sb. uvádí v § 16 odst. 2 písm. g) pro vyhotovovaný dokument jako povinnou náležitost „jméno, popřípadě jména, příjmení a funkce fyzické osoby pověřené jeho podpisem, stanoví-li tak jiný právní přepis“. Například již citovaný § 69 odst. 1 zákona č. 500/2004 Sb. Podrobnosti podepisování musí být stanoveny ve spisovém řádu (§ 17 odst. 1 citované vyhlášky). V případě výkonu spisové služby v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby musí tedy fyzická osoba veřejnoprávního původce vždy disponovat elektronickým podpisem. To znamená, že musí disponovat daty pro vytváření elektronických podpisů (soukromý klíč), která osoba používá k vytváření elektronických podpisů a mít vydaný kvalifikovaný certifikát pro elektronický podpis, jež spojuje data pro ověřování platnosti elektronických podpisů (veřejný klíč) s touto osobou.
Používání pojmu „důvěryhodný archiv“ a obdobných komerčními subjekty pro svoje produkty lze pokládat za zavádějící s ohledem na ustanovení zákona č. 499/2004 Sb., kde je pojem archiv a předmět jeho péče (archiválie) jednoznačně definován (§ 2); tyto definice žádný z nabízených produktů nemůže splnit, protože archiv není v žádném případě pouze technickým řešením. Název, který je vhodné používat v souladu se zákonem je „spisovna“, popř. „elektronická spisovna“.
Analogicky k § 14 odst. 4 vyhlášky č. 259/2012 Sb. je doplnění evidenčních údajů součástí vyřízení dokumentu, resp. uzavření spisu. Následný krok — uložení je definován v § 19 odst. 2 písm. d) a e), z něhož vyplývá, že údaje jsou kontrolovány před uložením. Jedná se však v tomto případě o kontrolu, tedy příslušné údaje musí být již uvedeny. Tedy počty listů a listů příloh nebo svazků příloh lze uvádět při vyřízení dokumentu/uzavření spisu.
Problematiku řeší § 6 odst. 2 a § 20 odst. 1 vyhlášky č. 259/2012 Sb. Pouze v případě vstupu autorizované konverze (dle zákona č. 300/2008 Sb.) smí původce vykonávající spisovou službu v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby vstup konverze zničit bez skartačního řízení po uplynutí stanovené lhůty, nebrání–li tomu jiný právní předpis.
Odpovědný je statutární zástupce původce (spisový řád schvaluje). Někdy skartační lhůty i spouštěcí události vycházejí z legislativy, někdy si je stanovuje původce sám. Ministerstvo vnitra publikovalo na svých webových stránkách „Přehled právních předpisů stanovujících ukládací dobu dokumentů“, která je pomůckou pro stanovení skartačních lhůt vybraných typů dokumentů.
Spouštěcí událost (začátek běhu skartační lhůty) je s výjimkou 1. ledna kalendářního roku následujícího po kalendářním roce, ve kterém byl dokumentu vyřízen nebo spis uzavřen obvykle vyznačena formou poznámky a zpravidla ji nejde řešit automaticky, do zahájení běhu skartační lhůty pak vstupuje lidský faktor (srv. § 15 odst. 4 vyhlášky č. 259/2012 Sb.)
Žádný zákon vyřazování kopií neukládá. Dokument musí zůstat v obou spisech — jedná se o jejich součást (viz správní řád).
Národní archiv požádal o právní názor (PDF – 181 kB) garanta zákona č. 183/2006 Sb., o územním plánování a stavebním řádu (stavební zákon), ve znění pozdějších předpisů, kterým je Ministerstvo pro místní rozvoj. Z jeho odpovědi vyplývá (PDF – 1,6 MB), že doba uložení dokumentace staveb (skartační lhůta) se řídí spisovým a skartačním plánem původce; není tedy pravda, že stavební úřad musí dokumentaci stavby ukládat „po dobu trvání stavby“ (pokud tak nestanoví ve svém spisové a skartačním plánu). Po dobu trvání stavby naopak musí kompletní dokumentaci ukládat majitel stavby. Nahlížení do dokumentace staveb, která je archiválií, se řídí zákonem č. 499/2004 Sb.
Je zapotřebí zkoumat otázku možnosti posunu spouštěcí události k okamžiku vyřízení spisu, nikoli uzavření. Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, ve svém § 65 odst. 2 uvádí definici vyřízení spisu jako „zpracování návrhu, jeho schválení, vyhotovení, podepsání a vypravení rozhodnutí nebo jiné formy vyřízení.“ Následně je definováno uzavření spisu (§ 65 odst. 5): „Po vyřízení věci se spis uzavře. Uzavřením spisu se rozumí kompletace všech dokumentů patřících do spisu, kontrola a doplnění údajů podle § 66 odst. 3 před uložením do spisovny a převedení dokumentů v digitální podobě do výstupního datového formátu a jejich opatření metadaty podle národního standardu.“ Počátek běhu skartační lhůty se následně odvozuje od vyřízení dokumentu nebo uzavření spisu, není-li ve spisovém a skartačním plánu stanoveno jinak (§ 66 odst. 4).
Z uvedených ustanovení zákona vyplývá, že dokument musí být vyřízen a toto vyřízení musí být z evidence patrné, tzn. musí v evidenci existovat údaj o způsobu vyřízení (§ 14 odst. 2 vyhlášky č. 259/2012 Sb.) nebo musí alespoň existovat vyřizující dokument. Pro vyřízení spisu toto ustanovení platí obdobně (viz též § 12 odst. 7 téže vyhlášky). Také v případě, že spis existuje v analogové podobě a obsahuje všechny potřebné informace včetně údajů o jeho uzavření, je možné s využitím § 19 odst. 2 vyhlášky č. 259/2012 Sb. při kontrole příslušné údaje doplnit. V případě vyřízeného dokumentu nelze nic namítat proti tomu, aby byl běh skartační lhůty počítán od vyřízení definovaného v první větě tohoto odstavce. V případě počátku běhu skartační lhůty u spisu je nutno tuto s ohledem na ust. § 65 odst. 5 zákona č. 499/2004 Sb. počítat od uzavření spisu.
Za vhodný způsob řešení uváděného problému lze pokládat úpravu spisového a skartačního plánu tak, aby spouštěcí událost ve smyslu § 66 odst. 4 zákona byla nastavena na okamžik vyřízení dokumentu nebo vyřízení spisu. V takovém případě je možné skartační lhůtu i dnes uzavíraného spisu, který byl ve skutečnosti vyřízen již před lety, počítat od dřívějšího okamžiku — od jeho vyřízení. Jestliže však spis vzniká až v současné době a dokumenty jsou do něho teprve vkládány, nelze hovořit o jeho vyřízení v minulosti, které navíc není jednoduše prokazatelné. V takovém případě nezbývá, než skartační lhůtu odvozovat od vyřízení nebo uzavření tohoto nového spisu. Otázku vkládání dokumentů do již uzavřených spisů jsme řešili v Oznámení 29/2018 a 30/2018 Informačního listu Národního archivu částka 3, ročník 2018.
Problematika výstupního formátu transakčního protokolu byla řešena v rámci Pracovní skupiny pro NSESSS při CNZ (zápis z 5. 3. 2014). Byla potvrzena vhodnost použití transakčního protokolu v datovém formátu XML. Jeho zavedení bylo předmětem novelizace NSESSS (srv. VMV čá. 57/2017 požadavek 5.3.3). S ohledem na povinnost výstupu transakčního protokolu denně nelze retroaktivně generovat starší ztvárnění transakčního protokolu.
Zpětné ztvárňování transakčního protokolu postrádá smysl (ztvárnění se vytváří denně, aby se zamezilo případnému zpochybnění obsahu databáze a dokumentů s odkazem na možnou manipulaci s nimi). V předchozí odpovědi k tomu uvádíme: „S ohledem na povinnost výstupu transakčního protokolu denně nelze předpokládat retroaktivní generování starších ztvárnění transakčního protokolu.“ Pokud však původce uzná, že by zpětné generování bylo vhodné, nelze proti němu nic namítat; pouze již není nutné dodržet onu denní periodicitu, protože postrádá původní smysl. I zpětným vytvořením ztvárnění transakčního protokolu se podpoří autenticita a integrita digitálních dokumentů. Totéž platí také pro důvěryhodnost samotného elektronického systému spisové služby.
Transakční protokol je záznam o činnosti v elektronickém systému spisové služby. Podle platného NSESSS, VMV čá 57/2017, jsou do transakčního protokolu zaznamenávány:
Formát ZFO je kontejnerový formát, který a jako takový není definován ve výstupních formátech dle § 23 odst. 1 písm. c) vyhlášky č. 259/2012 Sb. Do 31. 12. 2014 ukládal tehdejší § 3 odst. 5 citované vyhlášky určenému původci povinnost uložit doručenou datovou zprávu v elektronickém systému spisové služby ve tvaru, ve kterém mu byla doručena. Tato povinnost s novelou vyhlášky s účinností od 1. 1. 2015 odpadla, přičemž např. § 4 odst. 1 odlišuje dokument a datovou zprávu (datovou zprávu tedy nelze považovat za dokument). Zároveň však původce musí zkontrolovat autentizační prvky (uznávaným elektronický podpis, uznávanou elektronickou pečeť, uznávanou elektronickou značku nebo kvalifikované elektronické časové razítko) i u datové zprávy a výsledek zaznamenat (§ 4 odst. 4 a násl. vyhlášky č. 259/2012 Sb.). Pokud je celý datový soubor ZFO doručen jako příloha dokumentu, nejedná se již o datovou zprávu ve smyslu definice, ale o dokument. Zde musí původce při vyřízení dokumentu nebo uzavření spisu také provádět převod do výstupního datového formátu, stejně jako u formulářů v datovém formátu ZFO (§ 19 odst. 2 písm. f). Stejně se přistupuje i k doručenkám generovaným Informačním systémem datových schránek. Doručenka je dokument, a pokud je v datovém formátu ZFO, je ji nutné převést do výstupního datového formátu PDF/A.
Uchovávání datových zpráv a dokumentů ve formátu ZFO v eSSL (včetně elektronické spisovny) není při dodržení výše uvedených legislativních požadavků povinné, ale původce může jejich uchováním podpořit autenticitu jím doručených a uložených dokumentů. Jejich předání jako komponent v datovém balíčku SIP do národního digitálního archivu je také možné, ovšem s atributem „originál“, přičemž zároveň musí být předána komponenta s atributem „originál ve výstupním formátu“ (výsledek převodu).
Shoda s PDF/A 1-b je dostačující z hlediska § 23 odst. 2 vyhlášky č. 259/2012 Sb. Na vstupu digitálního archivu proběhne kontrola souladu s příslušnou verzí standardu PDF/A. Ovšem s ohledem na nařízení EP a Rady (EU) č. 910/2014, o elektronické identifikaci a službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce na vnitřním trhu a o zrušení směrnice 1999/93/ES (nařízení eIDAS), je nutné v případě použití kvalifikovaných autentizačních prostředků (kvalifikovaný podpis, kvalifikovaná elektronická pečeť a kvalifikované časové razítko) u dokumentů použít verzi PDF/A-2 nebo PDF/A-3, jinak autentizační prvky neodpovídají zmíněnému nařízení. Jestliže je pro ztvárnění do výstupního datového formátu použita verze PDF/A-3, nesmí obsahovat komponenty v datovém formátu, který není výstupním datovým formátem, pokud není současně vloženo ztvárnění těchto komponent ve výstupním datovém formátu (požadavek 5.3.11 NSESSS).
Výstup z autorizované konverze má stejné právní účinky jako vstup, je tedy specifickým dokumentem, který má právní účinky ověřené kopie a v některých úředních úkonech může mít i právní účinky stejnopisu, ale nestává se z něj originál dokumentu. (§ 22 odst. 2 zákona č. 300/2008 Sb.). Oproti tomu výstup z převodu dokumentu podle § 69a zákona č. 499/2004 Sb. má právní účinky ověřené kopie. K tématu srv. Stanovisko odboru archivní správy a spisové služby – výstup z konverze dokumentů.
Výstup z portálu dokumentem je, měl by však splňovat normu ISO 19005 (PDF/A). Nepřítomnost autentizačních prvků nemá na tyto skutečnosti vliv.
Publikováno: 12. 1. 2015 | Aktualizace: 28. 5. 2019