INFORMAČNÍ LIST pro otázky elektronické spisové služby a dokumentů v digitální podobě

Mezi důležité úkoly Národního archivu patří dle zákona č. 499/2004 Sb. výzkum v oblasti předarchivní péče dokumentů v digitální podobě a metodicko-poradenská činnost archivům na tomto úseku. Kromě toho Národní archiv jako správce a provozovatel národního digitálního archivu a národního archivního portálu sbírá podněty a poskytuje podporu i původcům a dodavatelům systémů spravujících dokumenty.


Částka 1/2018  (PDF – 325 kB)
  • č. 1/2018 K problematice spisů, do nichž nejsou vloženy v eSSL žádné dokumenty
    — Příloha k č. 1/2018
  • č. 2/2018 Skartační řízení a evropské nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR)
  • č. 3/2018 K otázce konfliktu skartačních režimů spisu a v něm zatříděných dokumentů
  • č. 4/2018 K povinnosti uvádět v eSSL a SIP ukládací jednotku u dokumentů v analogové podobě
  • č. 5/2018 Obsah datového balíčku SIP
  • č. 6/2018 Využití elementu Neevidence a nepoužívání čísla jednacího
  • č. 7/2018 Pořadové číslo v SIP
  • č. 8/2018 Samostatné evidence dokumentů a rozhraní na propojení systémů spravujících dokumenty
  • č. 9/2018 Zdroj dat pro určení formátu – MIMETYPE v METS
  • Zkratky
Částka 2/2018  (PDF – 741 kB)
  • č. 10/2018 Ukončení zpracování datových balíčků SIP podle NSESSS z roku 2012
  • č. 11/2018 K připravované novele zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě
  • č. 12/2018 Digitální a analogová forma dokumentu, její uvádění v evidenci dokumentů a v SIP
  • č. 13/2018 Ponechání vyřizujícího dokumentu pro výkon spisové služby
  • č. 14/2018 K problematice velikosti a formátu komponent ukládaných v eSSL
  • č. 15/2018 Formáty digitálních komponent a jejich převod na výstupní datový formát
  • č. 16/2018 Používání pevných křížových odkazů
  • č. 17/2018 Paralelní platnost více spisových plánů u původce
  • č. 18/2018 Tzv. dlouhodobé důvěryhodné archivy
  • č. 19/2018 Datové balíčky SIP zasílané Národnímu archivu dle NSESSS 2017 (SIP verze 3)
  • č. 20/2018 Příklady vybraných sekvencí SIP dle NSESSS 2017 (SIP verze 3)
    — Příloha k č. 20/2018
  • č. 21/2018 Skartační řízení z eSSL a komunikace s archivem
    — Příloha k č. 21/2018
  • Přehled zkratek
Částka 3/2018 (PDF – 418 kB)
  • č. 22/2018 Konec možnosti používání zaručeného elektronického podpisu místo kvalifikovaného
  • č. 23/2018 Použití elektronické pečetě, pokud byl dokument současně podepsán kvalifikovaným elektronickým podpisem
  • č. 24/2018 Ověřování platnosti elektronických podpisů, pečetí a časových razítek
  • č. 25/2018 Opakované používání kvalifikovaného časového razítka (přerazítkování), „autentičnost“ dokumentů v digitální podobě
  • č. 26/2018 Informační systémy spravující dokumenty, samostatné evidencí dokumentů a eSSL a přeevidování dokumentů mezi nimi
  • č. 27/2018 Aktualizovaný metodický návod pro kontrolu výkonu spisové služby vedené prostřednictvím eSSL
  • č. 28/2018 Trvalý skartační souhlas na dokumenty automatizovaně vytvářené na základě dat z informačních systémů veřejné správy
  • č. 29/2018 Ztráta dokumentu ve spisu a její řešení
  • č. 30/2018 Nahlížení do spisů podle správního řádu a vkládání protokolu o nahlížení do spisů včetně uzavřených spisů a vliv nově vložených dokumentů na spouštěcí událost
  • č. 31/2018 Kontinuita vedení spisové služby a změny elektronických systémů spisové služby
  • č. 32/2018 Přechod z elektronického systému spisové služby na listinnou formu výkonu spisové služby
  • č. 33/2018 Veřejné zakázky na elektronické systémy spisové služby: doporučení
  • č. 34/2018 Elektronická spisovna a dodatečná evidence obsahu spisovny
  • č. 35/2018 Spisový a skartační plán a jeho hierarchické uspořádání
  • č. 36/2018 Otázka opatřování SIP balíčků autentizačními prvky
  • č. 37/2018 Tvorba SIP balíčků u dokumentů nebo spisů vyřízených, resp. uzavřených před 1. 8. 2012, SIP balíčky ze samostatné evidence dokumentů
    — Příloha k č. 37/2018
  • Přehled zkratek
Částka 4/2019 (PDF – 664 kB)
  • č. 1/2019 Osobní údaje: jmenný rejstřík v novele archivního zákona
  • č. 2/2019 Výběr archiválií mimo skartační řízení po novele zákona o archivnictví a spisové službě
  • č. 3/2019 Novela vyhlášky č. 259/2012 Sb.
  • č. 4/2019 Digitalizace (zdravotnické) dokumentace a možnost případného ničení vstupu
  • č. 5/2019 Jednoznačný identifikátor dokumentu a podací razítko
  • č. 6/2019 Přejímání databází
  • č. 7/2019 Povinnost převodu do výstupního datového formátu ve spisovně
  • č. 8/2019 Vlastní digitální dokumenty v elektronických systémech spisové služby a jejich podepisování
  • č. 9/2019 Digitální podepisování a PDF/A
  • č. 10/2019 Konstrukce spisových plánů s ohledem na hierarchii věcných skupin (doplnění k č. 25/2018 Informačního listu)
  • č. 11/2019 1. srpna 2012 jako rozhodné datum pro vyžadování úplných povinností původce
  • č. 12/2019 K problematice dokumentů vyřizovaných pod stejným číslem jednacím dle § 11 odst. 3 vyhlášky č. 259/2012 Sb. v eSSL
  • č. 13/2019 Příprava skartačních návrhů v eSSL – generování SIP balíčků
  • č. 14/2019 Nadbytečné převody komponent do výstupních datových formátů
  • Přehled zkratek
Částka 5/2019  (PDF – 1 MB)
  • č. 15/2019 Digitální a analogová forma dokumentu. Doplnění č. 12/2018 Informačního listu
  • č. 16/2019 Forma dokumentu a její vliv na tvorbu SIP
  • č. 17/2019 Skartační znaky „V“ ve skartačním řízení z eSSL
  • č. 18/2019 Žádosti o výjimky z povinností v oblasti elektronického dokumentu a skartačního řízení při výkonu spisové služby v eSSL
    — Příloha č. 1 k č. 18/2019 Informačního listu
    — Příloha č. 2 k č. 18/2019 Informačního listu
  • č. 19/2019 Skartační řízení, smazání dokumentů, metadat, seskupení a transakčních protokolů až po dokončení přenosu
  • č. 20/2019 Odmítání skenovaných skartačních návrhů veřejnoprávních původců s povinným výkonem spisové služby v elektronické podobě v eSSL
  • č. 21/2019 Vyhotovování vyřizujících dokumentů – příklad dobré a špatné praxe
  • č. 22/2019 Doručenka v elektronických systémech spisové služby
  • č. 23/2019 Změny při provádění skartačních řízení v souvislosti s modernizací národního archivního portálu
  • Přehled zkratek