INFORMAČNÍ LIST pro otázky elektronické spisové služby a dokumentů v digitální podobě

Mezi důležité úkoly Národního archivu patří dle zákona č. 499/2004 Sb. výzkum v oblasti předarchivní péče dokumentů v digitální podobě a metodicko-poradenská činnost archivům na tomto úseku. Kromě toho Národní archiv jako správce a provozovatel národního digitálního archivu a národního archivního portálu sbírá podněty a poskytuje podporu i původcům a dodavatelům systémů spravujících dokumenty.

Částka 1/2018  (PDF – 325 kB)

• č. 1/2018 K problematice spisů, do nichž nejsou vloženy v eSSL žádné dokumenty
  — Příloha k č. 1/2018
• č. 2/2018 Skartační řízení a evropské nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR)
• č. 3/2018 K otázce konfliktu skartačních režimů spisu a v něm zatříděných dokumentů
• č. 4/2018 K povinnosti uvádět v eSSL a SIP ukládací jednotku u dokumentů v analogové podobě
• č. 5/2018 Obsah datového balíčku SIP
• č. 6/2018 Využití elementu Neevidence a nepoužívání čísla jednacího
• č. 7/2018 Pořadové číslo v SIP
• č. 8/2018 Samostatné evidence dokumentů a rozhraní na propojení systémů spravujících dokumenty
• č. 9/2018 Zdroj dat pro určení formátu – MIMETYPE v METS
• Zkratky

Částka 2/2018  (PDF – 741 kB)

• č. 10/2018 Ukončení zpracování datových balíčků SIP podle NSESSS z roku 2012
• č. 11/2018 K připravované novele zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě
• č. 12/2018 Digitální a analogová forma dokumentu, její uvádění v evidenci dokumentů a v SIP
• č. 13/2018 Ponechání vyřizujícího dokumentu pro výkon spisové služby
• č. 14/2018 K problematice velikosti a formátu komponent ukládaných v eSSL
• č. 15/2018 Formáty digitálních komponent a jejich převod na výstupní datový formát
• č. 16/2018 Používání pevných křížových odkazů
• č. 17/2018 Paralelní platnost více spisových plánů u původce
• č. 18/2018 Tzv. dlouhodobé důvěryhodné archivy
• č. 19/2018 Datové balíčky SIP zasílané Národnímu archivu dle NSESSS 2017 (SIP verze 3)
• č. 20/2018 Příklady vybraných sekvencí SIP dle NSESSS 2017 (SIP verze 3)
  — Příloha k č. 20/2018
• č. 21/2018 Skartační řízení z eSSL a komunikace s archivem
  — Příloha k č. 21/2018
• Přehled zkratek

Částka 3/2018 (PDF – 418 kB)

• č. 22/2018 Konec možnosti používání zaručeného elektronického podpisu místo kvalifikovaného
• č. 23/2018 Použití elektronické pečetě, pokud byl dokument současně podepsán kvalifikovaným elektronickým podpisem
• č. 24/2018 Ověřování platnosti elektronických podpisů, pečetí a časových razítek
• č. 25/2018 Opakované používání kvalifikovaného časového razítka (přerazítkování), „autentičnost“ dokumentů v digitální podobě
• č. 26/2018 Informační systémy spravující dokumenty, samostatné evidencí dokumentů a eSSL a přeevidování dokumentů mezi nimi
• č. 27/2018 Aktualizovaný metodický návod pro kontrolu výkonu spisové služby vedené prostřednictvím eSSL
• č. 28/2018 Trvalý skartační souhlas na dokumenty automatizovaně vytvářené na základě dat z informačních systémů veřejné správy
• č. 29/2018 Ztráta dokumentu ve spisu a její řešení
• č. 30/2018 Nahlížení do spisů podle správního řádu a vkládání protokolu o nahlížení do spisů včetně uzavřených spisů a vliv nově vložených dokumentů na spouštěcí událost
• č. 31/2018 Kontinuita vedení spisové služby a změny elektronických systémů spisové služby
• č. 32/2018 Přechod z elektronického systému spisové služby na listinnou formu výkonu spisové služby
• č. 33/2018 Veřejné zakázky na elektronické systémy spisové služby: doporučení
• č. 34/2018 Elektronická spisovna a dodatečná evidence obsahu spisovny
• č. 35/2018 Spisový a skartační plán a jeho hierarchické uspořádání
• č. 36/2018 Otázka opatřování SIP balíčků autentizačními prvky
• č. 37/2018 Tvorba SIP balíčků u dokumentů nebo spisů vyřízených, resp. uzavřených před 1. 8. 2012, SIP balíčky ze samostatné evidence dokumentů
  — Příloha k č. 37/2018
• Přehled zkratek

Částka 4/2019 (PDF – 664 kB)

• č. 1/2019 Osobní údaje: jmenný rejstřík v novele archivního zákona
• č. 2/2019 Výběr archiválií mimo skartační řízení po novele zákona o archivnictví a spisové službě
• č. 3/2019 Novela vyhlášky č. 259/2012 Sb.
• č. 4/2019 Digitalizace (zdravotnické) dokumentace a možnost případného ničení vstupu
• č. 5/2019 Jednoznačný identifikátor dokumentu a podací razítko
• č. 6/2019 Přejímání databází
• č. 7/2019 Povinnost převodu do výstupního datového formátu ve spisovně
• č. 8/2019 Vlastní digitální dokumenty v elektronických systémech spisové služby a jejich podepisování
• č. 9/2019 Digitální podepisování a PDF/A
• č. 10/2019 Konstrukce spisových plánů s ohledem na hierarchii věcných skupin (doplnění k č. 25/2018 Informačního listu)
• č. 11/2019 1. srpna 2012 jako rozhodné datum pro vyžadování úplných povinností původce
• č. 12/2019 K problematice dokumentů vyřizovaných pod stejným číslem jednacím dle § 11 odst. 3 vyhlášky č. 259/2012 Sb. v eSSL
• č. 13/2019 Příprava skartačních návrhů v eSSL – generování SIP balíčků
• č. 14/2019 Nadbytečné převody komponent do výstupních datových formátů
• Přehled zkratek

Částka 5/2019  (PDF – 1 MB)

• č. 15/2019 Digitální a analogová forma dokumentu. Doplnění č. 12/2018 Informačního listu
• č. 16/2019 Forma dokumentu a její vliv na tvorbu SIP
• č. 17/2019 Skartační znaky „V“ ve skartačním řízení z eSSL
• č. 18/2019 Žádosti o výjimky z povinností v oblasti elektronického dokumentu a skartačního řízení při výkonu spisové služby v eSSL
  — Příloha č. 1 k č. 18/2019 Informačního listu
  — Příloha č. 2 k č. 18/2019 Informačního listu
• č. 19/2019 Skartační řízení, smazání dokumentů, metadat, seskupení a transakčních protokolů až po dokončení přenosu
• č. 20/2019 Odmítání skenovaných skartačních návrhů veřejnoprávních původců s povinným výkonem spisové služby v elektronické podobě v eSSL
• č. 21/2019 Vyhotovování vyřizujících dokumentů – příklad dobré a špatné praxe
• č. 22/2019 Doručenka v elektronických systémech spisové služby
• č. 23/2019 Změny při provádění skartačních řízení v souvislosti s modernizací národního archivního portálu
• Přehled zkratek

Částka 6/2020 (PDF – 226 kB)

• č. 1/2020 Převádění komponent do výstupních datových formátů ve správě ISSD napojených na eSSL
• č. 2/2020 Povinné údaje transakčního protokolu
• č. 3/2020 Pravidla pro vyplňování metadat komponent v balíčku SIP
• Zkratky

Částka 7/2020 (PDF – 505 kB), (doc – 114 kB)

• č. 4/2020 Kontrola komponent ve validátoru SIP národního digitálního archivu
  — Příloha č. 1 k č. 4/2020 – Formátová pravidla pro předávání souborů do archivu (samostatný soubor PDF – 603 kB, xlsx – 178 kB)
• č. 5/2020 Doporučení k vektorovým datovým formátům při příjmu/vyřazování
• č. 6/2020 Novela vyhlášky o významných informačních systémech (autor NÚKIB)
  — Příloha č. 2 k č. 6/2020 – Proces identifikace významného informačního systému (Schema-VIS_nova_3.0, PDF – 205 kB).
• Přehled zkratek

Částka 8/2021 (PDF – 783 kB)

• č. 1/2021 Spuštění nové verze národního archivního portálu (národní archivní portál 2.0)
• č. 2/2021 Uživatelské výstupy národního archivního portálu 2.0
• Přehled zkratek

Částka 9/2021 (PDF – 304 kB)

• č. 3/2021 Informace o novelizaci zákona č. 499/2004 Sb.
• č. 4/2021 Informace o povinnosti nahlásit eSSL jako významný informační systém
• č. 5/2021 Kontrola datových balíčků SIP na NArP
• č. 6/2021 Testování kompatibility eSSL s NArP 2.0
• č. 7/2021 Kompletnost spisu při zařazení do skartačního řízení
• č. 8/2021 Transakční protokol ve skartačním řízení
• Přehled zkratek

Částka 10/2022 (PDF – 309 kB)

• č. 1/2022 K novele vyhlášky 259/2012 Sb. vyhláškou č. 504/2021, kterou se mění vyhlášky provádějící zákon o archivnictví a spisové službě
• Přehled zkratek

Částka 11/2022 (PDF – 208 kB)

• č. 2/2022 Informace k přípravě atestace elektronických systémů spisové služby (Ministerstvo vnitra)
• č. 3/2022 Největší chyby a nehospodárnosti při výkonu spisové služby v eSSL
• č. 4/2022 Webináře Národního archivu
• Přehled zkratek

Částka 12/2023 (PDF – 243 kB)

• č. 1/2023 Novela vyhlášky č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, nový Národní standard pro elektronické systémy spisové služby a start atestací eSSL.
• č. 2/2023 Atestační středisko pro eSSL zahájilo činnost.
• č. 3/2023 Změny v přílohách nového NSESSS a jejich vliv na provádění skartačního řízení prostřednictvím Národního archivního portálu.
• č. 4/2023 Sdělení Národního archivu k činnosti validátoru SIP
• č. 5/2023 Stanovisko Ministerstva vnitra k problematice autorizované konverze a převodu dokumentů podle § 69a Zákona.
• č. 6/2023 Informace o povinnosti umožnit nahlížení do dokumentů a spisů při skartačním řízení.
• č. 7/2023 Omezení pro nahrávání a vkládání dat do Národního archivního portálu.
• č. 8/2023 Formátová pravidla, jejich aktualizace dle rejstříku PRONOM a nejčastější dotazy na převod formátů.
• č. 9/2023 Validátor SIP a předávání kontejnerových datových formátů ZFO, EML a MSG k trvalému uložení prostřednictvím datových balíčků SIP verze 3.
• č. 10/2023 Sklízení sociálních sítí k trvalému uchování v Národním digitálním archivu.
• Přehled zkratek

Částka 13/2023 (PDF – 131 kB)

• č. 11/2023 Metodika výkonu spisové služby a úloha Informačního listu
• č. 12/2023 Validátor SIP Národního archivu a datové balíčky SIP podle NSESSS 2023
• č. 13/2023 Tzv. kopie a vyznačení jejich formy uchování v SIP
• č. 14/2023 Změna osoby zastupující původce u probíhajících řízení na Národním archivním portálu
• Přehled zkratek