Částka 9/2021

Částka 9/2021 (PDF – 304 kB), 13. prosince 2021

Vydává Národní archiv jako účelové periodikum pro původce, archivy a dodavatele informačních systémů.

Další šíření dovoleno. Informace a objednávka zasílání: infolist@nacr.cz.

OBSAH

• č. 3/2021 Informace o novelizaci zákona č. 499/2004 Sb.
• č. 4/2021 Informace o povinnosti nahlásit eSSL jako významný informační systém
• č. 5/2021 Kontrola datových balíčků SIP na NArP
• č. 6/2021 Testování kompatibility eSSL s NArP 2.0
• č. 7/2021 Kompletnost spisu při zařazení do skartačního řízení
• č. 8/2021 Transakční protokol ve skartačním řízení
• Přehled zkratek

č. 3/2021

Informace o novelizaci zákona č. 499/2004 Sb.

Odbor archivní správy a spisové služby zpracoval ve spolupráci s dalšími odbory Ministerstva vnitra a se státními archivy stručnou informaci k novele Zákona, provedené zákonem č. 261/2021 Sb., kterým se mění některé zákony v souvislosti s další elektronizací postupů orgánů veřejné moci. Informaci naleznete na webových stránkách Ministerstva vnitra https://www.mvcr.cz/clanek/zakony.aspx. Zároveň upozorňujeme, že podle Přechodných ustanovení (čl. CXXII zákona č. 261/2021 Sb., kterým se mění některé zákony v souvislosti s další elektronizací postupů orgánů veřejné moci):

1.) Veřejnoprávní původci podle § 3 odst. 1 písm. a) až e) Zákona ve znění účinném ode dne 1. února 2022

a) organizační složky státu,
b) ozbrojené síly,
c) bezpečnostní sbory,
d) státní příspěvkové organizace,
e) státní podniky,

jsou povinni uvést výkon spisové služby do souladu s požadavky Zákona do 31. prosince 2023, a

2.) Veřejnoprávní původci podle § 3 odst. 1 písm. f) až m) Zákona ve znění účinném ode dne 1. února 2022

f) územní samosprávné celky,
g) organizační složky územních samosprávných celků, vytvářejí-li dokumenty uvedené v přílohách č. 1 nebo 2 k tomuto zákonu,
h) právnické osoby zřízené nebo založené územními samosprávnými celky, vytvářejí-li dokumenty uvedené v přílohách č. 1 nebo 2 k tomuto zákonu,
i)  vysoké školy,
j)  školy a školská zařízení s výjimkou mateřských škol, výchovných a ubytovacích zařízení a zařízení školního stravování (dále jen „školy“),
k) zdravotní pojišťovny,
l)  veřejné výzkumné instituce,
m) právnické osoby zřízené zákonem,

jsou povinni uvést výkon spisové služby do souladu s požadavky zákona do 31. prosince 2024.

4/2021

Informace o povinnosti nahlásit eSSL jako významný informační systém

Připomínáme původcům, že od 1. ledna 2022 nabývá účinnosti další část vyhlášky 317/2014 Sb., o významných informačních systémech, kde jsou v ustanovení § 2 odst. 1 nově uvedena písmena c), d) a e), která mezi významné informační systémy řadí i ty systémy, které slouží k výkonu veřejné moci při přípravě na krizové situace a jejich řešení, k výkonu spisové služby, nebo k vedení úřední desky způsobem umožňujícím dálkový přístup. Podle § 2 odst. 2 mezi významné informační systémy nepatří systém, jehož správcem je obec. O povinnostech z toho vyplývajících pojednává č. 6/2020 v částce 7/2020 Informačního listu.

5/2021

Kontrola informačních balíčků SIP na národním archivním portálu

Při kontrole SIP na NArP se uplatňují dvě úrovně ověření zpracovatelnosti:

1.) Kontrola validátorem SIP Národního archivu. Pravidla pro validaci jsou zveřejňována v Přehledu pravidel pro validaci SIP v příslušné verzi. Tato pravidla jsou uplatněna spolu s kontrolou datových formátů komponent (Informační list č. 4/2020, částka 7/2020). Tyto kontroly jsou použity na jednotlivé izolované SIP. Prostřednictvím webového rozhraní validátoru SIP lze zkontrolovat jeden konkrétní SIP a získat tak přehled všech případných chyb a upozornění pro daný SIP.

2.) Kontroly (kolize) v NArP. Kontroly v NArP jsou zveřejněny v Přehledu kolizí při nahrávání a zpracování datových balíčků SIP v portále. Spíše než o kontroly se jedná o kolize vznikající při zpracování všech SIP dohromady v konkrétním řízení, např.

• • vícekrát použitý totožný „jednoznačný“ identifikátor s různým obsahem,
  • kolize plynoucí z nesouladu v hodnotách při vyžádání komponent (např. změna jednoznačného identifikátoru komponent mezi SIP bez nich na začátku řízení a SIP s nimi na základě vyžádání komponent („V“) nebo při předávání za archiválie vybraných SIP),
  • při předání SIP k trvalému uložení jsou nahrány SIP obsahující jiné entity, než ty, které prošly příslušným skartačním řízením a byly vybrány za archiválie; nahrány musí být i dokumenty ve spisu nebo dílu typového spisu, které vybrány nebyly ( č. 23/2019 částka 5/2019 Informačního listu).

Z těchto důvodu může nastat situace, kdy byl SIP vyhodnocen validátorem SIP jako správný, ale v NArP je označen jako chybný (nevalidní).

Kolize lze ověřit pouze na portálu, v testovací instanci (https://portalwww.nacr.cz), a to nikoli pro jednotlivé nebo zkušební SIP, ale pro celé testovací skartační řízení. Výsledky jsou (spolu s výsledky validátoru SIP) zaznamenány v souboru „Chyby importu“, jehož podoba byla zveřejněna v č. 2 částky 8/2021 Informačního listu.

Všechny kontroly vycházejí z platných právních předpisů (Zákon, Vyhláška, NSESSS).

6/2021

Testování kompatibility eSSL s NArP 2.0

Ve snaze předejít komplikacím při elektronických skartačních řízeních je níže podán přehled klíčových operací pro ověření, zda eSSL z technického hlediska umožní bezproblémový výběr archiválií a jejich předání do NDA. Postup je určen především dodavatelům a vývojářům eSSL, ale může být realizován i koncovými uživateli (původci s pomocí příslušného archivu).

Pro realizaci je nutná spolupráce původce (popř. dodavatele v roli původce na testovací instanci NArP) a pečujícího (dohodnutého) archivu. Před finalizací skartačního návrhu je možné sestavit náhled budoucího Seznamu k provedení výběru archiválií, tzv. Zprávu o kontrole. V ní se zobrazuje celkový počet SIP zahrnutých do zpracování. Je možné ji vytvářet opakovaně, pouze volitelně.

V modulu pro výběr archiválií (eVýběr) NArP umožňuje

1. odmítnout SIP dle č. 5/2021 tohoto informačního listu (nejsou předmětem skartačního řízení),
2. vyžádat komponenty k předložení vyznačením rozhodnutí archiváře – předložit k výběru („V“),
3. vyznačit rozhodnutí archiváře – zničit („S“),
4. vyznačit rozhodnutí archiváře – vybrat za archiválii („A“),
5. vyznačit rozhodnutí archiváře – vyřadit z výběru („X“),
6. změnit rozhodnutí archiváře, to znamená po námitkách původce archiv provede změnu rozhodnutí a NArP vytvoří nový konečný seznam, který obsahuje již nové rozhodnutí (není omezený počet takových změn).
7. ze spisu určeného k trvalému uložení vybrat za archiválie pouze některé dokumenty (podrobněji srv. č. 23/2019 částka 5/2019 Informačního listu).

V modulu pro předání vybraných dokumentů a spisů k trvalému uložení (ePředání) je v případě chybných datových formátů komponent nutné vytvořit v eSSL nové SIP s komponentami ve vyhovujícím (výstupním) datovém formátu.

Jako vhodné testovací scénáře lze doporučit

I. Základní test provedení výběru s předáním archiválií a získáním identifikátorů digitálního archivu.

1. Založení řízení původcem.
2. Archiv provede výběr, vybere některé základní entity za archiválii, ukončí výběr.
3. Původce načte konečný seznam k protokolu o výběru archiválií ve skartačním řízení do eSSL, ze kterého vytvoří v eSSL SIP pro předání do archivu.
4. Archiv založí v NArP „přejímku.“
5. Původce nahraje SIP pro předání do archivu do modulu ePředání.
6. Archiv odešle data k trvalému uložení.
7. Původce načte výsledný seznam o předání archiválií s identifikátory digitálního archivu do eSSL.

II. Základní test provedení výběru bez předání archiválií.

1. Založení řízení původcem.
2. Archiv provede výběr, všechny entity označí ke zničení, ukončí výběr.
3. Původce načte konečný seznam k protokolu o výběru archiválií ve skartačním řízení do eSSL.

III. Test vyřazení z výběru archiválií a načtení do eSSL.

1. Založení řízení původcem.
2. Archiv některé základní entity vyřadí z výběru archiválií a rozhodne popř. o entitách „V“, následně ukončí výběr.
3. Původce načte konečný seznam k protokolu o výběru archiválií ve skartačním řízení do eSSL: v konečném seznamu bude u některé položky „vyřadit z výběru;“ takováto entita musí celá zůstat v eSSL jakoby vůbec nebyla předmětem výběru archiválií (skartačního řízení).

IV. Test vyžádání komponent k předložení.

1. Založení řízení původcem.
2. Archiv vyžádá komponenty k předložení.
3. Původce načte seznam entit, ke kterým jsou vyžadovány komponenty do eSSL a vytvoří z eSSL SIP s komponentami, které nahraje do příslušného řízení v NArP.
4. Archiv potvrdí dostupnost komponent.

V. Test výběru dokumentů ze spisu.

1. Založení řízení původcem.
2. Archiv vybere k trvalému uložení pouze některé dokumenty ze spisu, ukončí výběr; základní entita (spis nebo díl typového spisu) bude vždy označena jako „vybráno za archiválii“.
3. Původce načte konečný seznam k protokolu o výběru archiválií ve skartačním řízení do eSSL, ze kterého vytvoří v eSSL SIP pro předání do archivu.
4. Archiv založí v portále „přejímku.“
5. Původce nahraje SIP pro předání do archivu do modulu ePředání. SIP obsahuje úplné základní entity včetně nevybraných dokumentů a jejich komponent.
6. Archiv odešle data k trvalému uložení.
7. Původce načte výsledný seznam o předání archiválií s identifikátory digitálního archivu do eSSL.

VI. Test změny rozhodnutí ve výběru.

1. Založení řízení původcem.
2. Archiv provede výběr archiválií a ukončí ho.
3. Původce načte konečný seznam k protokolu o výběru archiválií ve skartačním řízení do eSSL.
4. Archiv provede změnu rozhodnutí a znovu ukončí výběr
5. Původce načte nový konečný seznam k protokolu výběru archiválií ve skartačním řízení do eSSL.

VII. Test opravy chybných formátů v ePředání.

1. Je proveden výběr archiválií a archivem založena v NArP „Přejímka.“
2. Původce nahraje SIP pro předání do archivu do modulu ePředání.
3. Pokud se vyskytnou datové balíčky, které obsahují komponenty „s výhradou“, původce v eSSL vytvoří příslušné SIP znovu, s komponentami odpovídajícími formátovým pravidlům Národního archivu (Informační list č. 4/2020, částka 7/2020 ) a opravené SIP opětovně nahraje do ePředání.
4. Archiv potvrdí dostupnost komponent.

7/2021

Úplnost spisu při zařazení do skartačního řízení

Původce je povinen při zařazení do skartačního řízení zajistit kompletnost (úplnost) spisu, tj. všechny do spisu zařazené dokumenty a obal spisu, a to v digitální i fyzické podobě. Neúplnost do skartačního řízení navrženého spisu je odpovědností původce. Podle příčiny jejího vzniku ji původce napraví sám změnou svých postupů (kompletací spisu, doplněním metadat atp.), případně s dodavatelem, pokud možnost roztržení dokumentů ve spisu případně dokumentů a obalu spisu (metadat spisu) vyplývá z chybného nastavení systému. Torza spisů nebo dokumenty vytržené ze spisů, které byly navrženy a převzaty k trvalému uložení do archivu v minulosti, neumožní rekonstrukci obsahu včetně vazby mezi podáním a jeho vyřízením. Nekompletnost této informace a neúplnost spisu je v rozporu s řádným výkonem spisové služby dle platných právních předpisů zejména tvorby, vyřizování, ukládání a vyřazování spisů. Takovéto ničení spisů lze posuzovat jako přestupek podle § 74 odst. 9 Zákona.

8/2021

Transakční protokol ve skartačním řízení

Transakční protokoly jsou navrhovány do skartačního řízení, a to ve výstupních datových formátech PDF/A nebo XML (požadavek 5.3.3. NSESSS) opatřené uznávaným elektronickým podpisem nebo elektronickou pečetí a elektronickým časovým razítkem. Transakční protokoly by měly být vytvářeny za stanovený časový úsek, nejdéle za jeden den a to včetně dnů pracovního volna tak, aby tvořily úplnou řadu (není nutné je vytvářet prázdné, pokud v eSSL nedochází k žádné aktivitě). Doporučuje se pro přehlednost vést transakční protokoly jako samostatnou věcnou skupinu s vlastním spisovým znakem nebo je vkládat do spisu vedeného v rámci jednoho roku. Transakční protokol musí být vždy předložen k výběru archiválií (srv. bodu 14 přílohy č. 2 Zákona). Skartační lhůtu lze stanovit podle potřeb původce, vzhledem k příloze č. 2 Zákona se doporučuje použít skartační znak „A.“

Zkratky

AIP – archivní informační balíček („Archival Information Package“) určený k trvalému uložení v archivu

eSSL – elektronický systém spisové služby nebo informační systém spravující dokumenty

nařízení GDPR – Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů)

nařízení eIDAS – Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 910/2014 ze dne 23. července 2014 o elektronické identifikaci a službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce na vnitřním trhu a o zrušení směrnice 1999/93/ES

ISDS – informační systém datových schránek

NArP – národní archivní portál, součást národního digitálního archivu

NDA – národní digitální archiv

NSESSS – národní standard pro elektronické systémy spisové služby

NÚKIB – Národní úřad pro kybernetickou bezpečnost

SIP – informační balíček („Submission Information Package“) určený k exportu nebo přenosu entit z eSSL do digitálního archivu včetně balíčku tvořícího seznam dokumentů ke skartačnímu řízení

„Vyhláška“ – vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, ve znění pozdějších předpisů

„Zákon“ – zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů

zákon č. 300/2008 Sb. – zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů

zákon č. 297/2016 Sb. – zákon č. 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce