Metodické semináře

Validátor SIP balíčků Národního archivu

V úterý 8. února 2022 se uskutečnil online seminář společnosti CZN na téma Validátor SIP balíčků, kde Národní archiv prezentoval svůj nástroj, který běží již 8 let, a přiblížil podrobnosti z jeho vývoje a využití. https://youtu.be/84RKTTB_hiw

Národní archiv sklízí vybrané twitterové účty

Ukládání veřejných dat ze sociálních sítí je výzvou digitálního archivnictví. Národní archiv začal sklízet twitterové účty a svou zkušenost sdílí i celoevropsky.

Martin Rechtorik vedl 20. dubna 2022 webinář platformy DLM „Harvesting data from Twitter“, kde představil námi vyvíjené a používané metody a nástroje. Prezentace na stejné téma v českém jazyce ke stažení zde (PDF – 4MB).

Elektronické skartační řízení v prostředí Národního archivního portálu

Za účasti 400 přímých posluchačů uspořádal Národní archiv 3. května on-line webinář pro uživatele Národního archivního portálu k elektronickým skartačním řízením.

Záznam živého streamu: https://youtu.be/SwdDEIaKfCo

Prezentace jsou dostupné z https://portal.nacr.cz/cro/webinar-pro-puvodce-3-5-2022/

Národní archivní portál

Národní archivní portál přechází v části výběru a ukládání archiválií na novou aplikaci, která je nyní dostupná v testovací instanci na adrese https://portaltest.nacr.cz. Produkční instance bude dostupná od 3. května 2021 na adrese https://portal.nacr.cz. Produkční portál v původní verzi bude v provozu do 30. 4. 2021. Od tohoto data v něm již nebude možné zakládat nová řízení. Podrobnosti naleznete v novém Informačním listu pro otázky elektronické spisové služby a dokumentů v digitální podobě částka 8/2021.

Původcům je určena nová příručka, pro archiváře se uskuteční 25. a 30. března školení (pozvánka). Akce pro archiváře je kapacitně limitována.

13. ročník konference „Co po nás zbude“ v Národním archivu

Národní archiv hostil 9. října 2018 již 13. ročník odborné konference „Co po nás zbude“ s podtitulem „Dokument nebo život“, organizované spolkem CNZ. Tématem byla správa elektronických dokumentů, propojování informačních systémů a návrh zákona o právu na digitální služby, který je právě projednáván v Poslanecké sněmovně Parlamentu ČR. Těžiště konference spočívalo v moderovaných diskusích, kterých se zúčastnili odborníci Ministerstva vnitra, odborných uskupení, dodavatelů a uživatelů elektronických systémů i Národního archivu. Pracovníci Národního archivu zejména prezentovali časté chyby v úřadování české státní správy. Podrobnosti naleznete zde na stránkách organizátora, spolku CNZ.

Účast archivářů na konferenci ISSS 2018

Národní archiv se již tradičně účastnil prestižní konference ISSS, jejíž 21. ročník proběhl v Hradci Králové ve dnech 9. a 10. dubna 2018. V Bloku „Archivace a spisové služby“ vystoupili z Národního archivu:

• Miroslav Kunt, který ve svém příspěvku poukázal na problémy s výběrem a uchováním dokumentů nacházejících se mimo elektronické systémy (PDF) spisové služby a nastínil možná řešení,
• Zbyšek Stodůlka, který upozornil na spisovou službu jako na jeden z hlavních nástrojů zajištění transparentnosti veřejné správy (PDF) a na příkladech z praxe tuzemské i zahraniční poukázal na chybnou praxi v úřadování a elektronizaci veřejné správy a
• Jiří Bernas, který shrnul aktuální stav a perspektivy národního digitálního archivu (PDF).

Zejména příspěvek Zbyška Stodůlky vzbudil velký ohlas i v kuloárech. Dostupné jsou prezentace z celé konference (PDF) i další informace.

Dne 18. 1. 2018 se v Národním archivu setkali archiváři a další odborní pracovníci Ministerstva vnitra, Národního archivu, státních oblastních archivů a Archivu bezpečnostních složek, aby se seznámili s aktuálními tématy roku 2018 souvisejícími s ochranou osobních údajů (GDPR), úplným elektronickým podáním a e-fakturou.

Seznam jednotlivých prezentací:

1. Problematika e-dokumentů se zaměřením na e-fakturaci, e-podání, e-identitu aneb co nás čeká v roce 2018 (Ing. Robert Piffl) (PDF – 1 MB)
2. GDPR v oblasti spisové služby v souvislosti s předarchivní péčí archivů, v provozních činnostech archivů a související novelizace zákona č. 499/2004 Sb. a prováděcích předpisů (PhDr. Jiří Úlovec, Mgr. Karolína Šimůnková)  (PDF – 2 MB)
3. Kontrolní činnost archivů (Mgr. Karolína Šimůnková) (PDF – 294 MB)
4. Řízení kvality (Mgr. Markéta Munková) (PDF – 503 kB)
5. NDA, současný stav (Bc. Jiří Bernas) (PDF – 72 kB)

(26. 1. 2015)

GDPR a NSESSS — strašáci na poli spisové služby

Národní archiv připravil pro zástupce ústředních orgánů státní správy, kde vykonává předarchivní péči, diskuzní seminář na aktuální témata týkající se (nejen) výkonu spisové služby v elektronických systémech. Ve středu 22. listopadu 2017 se tedy sešlo přes třicet účastníků. Připravena byla čtyři témata, po jejichž prezentaci vždy následovala diskuze.

Miroslav Kunt (Národní archiv) v příspěvku Národní standard pro elektronické systémy spisové služby (PDF – 515 kB), (NSESSS) shrnul obsah tohoto právního předpisu, přičemž kladl důraz na jeho důležité pasáže, které by neměly být opomenuty.

Tentýž přednášející následně pohovořil v příspěvku Skartační řízení (PDF – 2 MB) o principech tohoto procesu a následně se zaměřil na provádění výběru archiválií z evidence v elektronickém systému spisové služby.

Karolína Šimůnková (Národní archiv) ve svém obšírném příspěvku GDPR — spisová služba a původci v předarchivní péči Národního archivu (PDF – 737 kB) přiblížila aktuální problematiku Nařízení Evropského parlamentu a Rady 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů se zvláštním důrazem na oblast spisové služby. Účastníci obdrželi i stručné shrnutí problematiky (PDF – 150 kB).

Závěrečné vystoupení Jany Schwallerové (Magistrát hlavního města Prahy) přiblížilo prakticky zavádění řešení vyplývajících z nařízení GDPR v největším úřadě v zemi.

Metodické semináře v roce 2015

Od listopadu 2014 pořádá oddělení kontroly výkonu spisové služby, fondů státní správy po roce 1992 a elektronických dokumentů Národního archivu konzultační semináře pro veřejnoprávní původce v předarchivní péči Národního archivu (XSLX – 33 kB). Zde jsou zástupci původců a dodavatelů jejich elektronických systémů spisové služby (eSSL)  seznamováni s aktuálními problémy spisové služby vykonávané v elektronické podobě, se skartačním řízením dokumentů evidovaných v eSSL a s přejímkami do digitálního archivu, s metodickým návodem pro kontrolu výkonu spisové služby, častými poruchami spisové služby a dalšími otázkami. Účastníci oceňují zejména odpovědi na dotazy, kterými je Národní archiv nucen suplovat absenci celostátních metodik a stanovisek. Dotazy a odpovědi na ně jsou následně k dispozici veřejnosti. Z diskuse mimo jiné vyplynulo, že velkým problémem jsou veřejné zakázky na eSSL a to nejen nastavení parametrů soutěží, ale i jejich hodnocení. Také se ukázalo, že seminář je unikátní příležitostí k vzájemnému seznámení se přítomných zástupců původců (často z  jednoho rezortu), kteří řeší obdobné problémy.

O semináře projevili veřejnoprávní původci velký zájem, proto bylo rozhodnuto, že se budou konat jednou měsíčně a účastníci budou zváni po jednotlivých resortech. Proběhly již semináře pro resort zdravotnictví, zemědělství, školství, dopravy a průmyslu a obchodu. Zde je stručné shrnutí probíraných témat.

1. Aktuální otázky výkonu spisové služby — skartační řízení
   • zákonné povinnosti
   • skartační řízení podle typu evidence
   • skartační návrh (výstup z eSSl)
   • výběr archiválií
   • přejímka vybraných archiválií
   • aktuální problémy skartačního řízení z eSSl
2. Zavádění spisové služby v organizaci
   • co je třeba zajistit, metodika popisující návrh a zavedení spisové služby, význam školení zaměstnanců
   • změny ve vyhlášce č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby účinné od 1. ledna 2015
   • časté poruchy ve výkonu spisové služby
3. Kontrola výkonu spisové služby vykonávané v elektronických systémech spisové služby
4. Otázky a odpovědi k problematice spisové služby
5. Ukázka „elektronického“ skartačního řízení a předání vybraných dokumentů do digitálního archivu (z pozice původce i archiváře).

Přehled uskutečněných seminářů v roce 2015

20. 1. 2015

resort zdravotnictví

24. 2. 2015

resort dopravy

17. 3. 2015

resort telekomunikace
Státní ústav radiační ochrany, v.v.i.
Správa státních hmotných rezerv
Agentura pro podporu podnikání – CzechInvest
CzechTrade
Správa úložišť radioaktivních odpadů
Státní úřad pro jadernou bezpečnost
Správa státních hmotných rezerv
Český báňský úřad
Energetický regulační úřad
Ministerstvo pro místní rozvoj
Centrum pro regionální rozvoj ČR
Úřad pro ochranu hospodářské soutěže
Úřad pro technickou normalizaci, metrologii a státní zkušebnictví
Česká agentura na podporu obchodu
Státní ústav radiační ochrany, v.v.i.
Státní fond rozvoje bydlení
Národní památkový ústav

20. 4. 2015

resort spravedlnost, vnitra
Česká tisková kancelář
Probační a mediační služba

12. 5. 2015

resort financí
software a poradenství
statistika
Koordinační středisko transplantací
Úřad pro zastupování státu ve věcech majetkových
Drážní úřad
Státní fond životního prostředí ČR

19. 5. 2015

resort životního prostředí, práce a sociálních věcí
Správa jeskyní ČR
Česká geologická služba
Český úřad zeměměřický a katastrální
Státní pozemkový úřad
Agentura ochrany přírody a krajiny ČR
Úřad vlády ČR
Úřad průmyslového vlastnictví
Výzkumný Ústav geodetický, topografický a kartografický, v.v.i.

8. 6. 2015

resort vnitra
Institut pro veřejnou správu
Technická inspekce České republiky
Národní informační a poradenské středisko pro kulturu
Národní ústav pro vzdělávání
Státní fond kinematografie
Fond dalšího vzdělávání
Státní fond rozvoje bydlení
Česká filharmonie