Částka 6/2020

Částka 6/2020 (PDF – 226 kB), 15. září 2020

Vydává Národní archiv jako účelové periodikum pro původce, archivy a dodavatele informačních systémů. Další šíření dovoleno. Informace a objednávka zasílání: infolist@nacr.cz.

Obsah

• č. 1/2020 Převádění komponent do výstupních datových formátů ve správě ISSD napojených na eSSL
• č. 2/2020 Povinné údaje transakčního protokolu
• č. 3/2020 Pravidla pro vyplňování metadat komponent v balíčku SIP
• Zkratky

č. 1/2020

Převádění digitálních komponent do výstupních datových formátů ve správě ISSD napojených na eSSL
doplnění č. 8/2018 Informačního listu

V případě, kdy jsou digitální dokumenty a spisy ve výhradní správě ISSD a jsou v tomto systému vyřizovány a uzavírány, je nutné, aby jejich komponenty byly převáděny do výstupních datových formátů postupem podle § 69a Zákona s doložkou dle § 24 odst. 3 Vyhlášky nebo převedením zamítnutého (neschváleného) konceptu – srv. požadavek 2.1.2 NSESSS jako vlastního dokumentu (bez doložky). Podle ust. § 65 odst. 5 Zákona je součástí uzavření spisu kontrola „před uložením do spisovny a převedení dokumentů v digitální podobě do výstupního datového formátu“.

Před předáním do spisovny lze tedy provedení změny datového formátu kontrolovat a událost vyřízení/uzavření odmítnout, pokud komponenty nejsou ve výstupních datových formátech. V závislosti na jednotlivých implementacích mohou oba systémy používat společný modul pro převody do výstupních datových formátů nebo každý využívá vlastní prostředky.

Nedotčena zůstává povinnost převodu do výstupního datového formátu ve spisovně, pokud do ní byly již v minulosti uloženy komponenty v nevýstupních datových formátech (srv. č. 7/2019).

č. 2/2020

Povinné údaje transakčního protokolu

NSESSS obsahuje v příloze č. 6 schéma XML pro export a import transakčního protokolu, z něhož lze dovodit povinné údaje, které musí transakční protokol obsahovat (požadavek 7.2.3 NSESSS). Jedná se vedle eSSL jako celku především o entity, kterých se transakce týkají (srv. „TypObjektuId“), a události, o nichž by měl transakční protokol pojednávat, jestliže nastaly (srv. element „TypUdalostiId“). Požadavek 5.3.3 NSESSS umožňuje ztvárnění transakčního protokolu i v podobě souboru PDF/A – také v tomto případě se obsah transakčního protokolu řídí citovanou přílohou č. 6 NSESSS.

č. 3/2020

Pravidla pro vyplňování metadat komponent v balíčku SIP
doplnění č. 20/2018 Informačního listu

Komponenta-> Pořadí

• Jedná se o pořadové číslo komponenty v rámci struktury jednoho dokumentu, průvodní dopis/hlavní dokument nebo jiná komponenta výchozí pro zobrazení dokumentu se označuje číslem 1, navazující komponenty např. přílohy se pak označují vyššími čísly v pořadí, v jakém by měly být komponenty příslušného dokumentu znázorněny.
• Pořadí všech komponent v rámci jednoho dokumentu tvoří vzestupnou a souvislou řadu počínaje 1.
• Čísla se mohou opakovat.
• Nuly na začátku se tolerují.
• Všechny verze jedné komponenty musí mít stejné číslo pořadí.

Komponenta->Druh

• Jedná se o charakteristiku komponenty, která upřesňuje, jakou formální část dokumentu tvoří (např. průvodní dopis nebo jiný hlavní dokument, příloha s příslušným označením, elektronický podpis). Jde o vysvětlení k pořadovému číslu komponenty, konkrétní formulace není pevně stanovena, příklady viz Informační list částka 2/2018, příloha k č. 20/2018, bod 20.2.24: „průvodní dopis“, „hlavní dokument“, „elektronický podpis“, „originální kontejner“ aj.
• Všechny komponenty se stejným číslem pořadí jsou označeny shodným textem druhu komponenty.

Komponenta->Verze

• Prvek pro uvedení pořadového čísla verze komponenty. Pořadové číslo komponent v dokumentu tvoří souvislou řadu od 1 do n, kde 1 je prvotní koncept nebo doručená komponenta a n je komponenta poslední, která je vždy ve výstupním datovém formátu. Verze s nejvyšším číslem je poslední.
• V SIP se může vyskytovat více verzí jedné komponenty (musí mít stejné číslo pořadí a stejný druh).
• Číselná řada verzí nemusí být v SIP souvislá, ale musí být použito pořadí verzí z eSSL (nikoliv nově generované pro balíček SIP); když bude např. předána jen první a poslední verze z třinácti, budou mít číslo verze 1 a 13.
• Do SIP se povinně přidává verze s označením formy uchování „Originál“ a nejméně poslední verze komponenty, která musí být ve výstupním datovém formátu.
• Nejnovější verze komponenty digitálního dokumentu v SIP musí být ve výstupním datovém formátu a musí být označena formou uchování jako „Originál“ nebo „Originál ve výstupním datovém formátu“.
• Pokud u komponent se stejným pořadovým číslem existuje komponenta s formou uchování „Originál ve výstupním datovém formátu“, obsahuje nejvyšší číslo verze. Pokud je formou uchování „Originál ve výstupním datovém formátu“ označeno více verzí, jedna z nich obsahuje nejvyšší číslo verze.
• Pokud u komponent se stejným pořadovým číslem existuje komponenta s formou uchování „Originál“ a neexistuje komponenta s formou uchování „Originál ve výstupním datovém formátu“, obsahuje tento „Originál“ nejvyšší číslo verze.

Komponenty->Forma uchování

• Upřesňuje popis verze komponenty v rámci vývoje od prvotního konceptu po originál ve výstupním datovém formátu. Jde o vysvětlení k číselné verzi komponenty (k tomu srv. č. 12/2018). Přípustné formy uchování jsou dány výčtem:

1. 1. „koncept“ – představuje verzi komponenty od konceptu (rozpracovaného dokumentu) nebo kopie dokumentu,
   2. „originál“ – představuje původní verzi komponenty doručeného dokumentu nebo verzi komponenty vlastního dokumentu, která je použita k odeslání nebo k jinému použití v rámci účelu stanoveného původcem (tato verze není ve výstupním datovém formátu; v případě, že je, uplatní se následující bod),
   3. „originál ve výstupním datovém formátu“ – představuje verzi komponenty doručeného dokumentu nebo verzi komponenty vlastního dokumentu, která je v obou případech ve výstupním datovém formátu.

• „Originál“ musí být právě jeden (pro komponentu s určitým pořadovým číslem).
• „Originál“ může být ve výstupním formátu (u vlastních dokumentů zpravidla vždy).
• „Originál ve výstupním datovém formátu“ musí být skutečně ve výstupní datovém formátu dle § 23 Vyhlášky
• Je-li „Originál“ v nevýstupním formátu, musí existovat „Originál ve výstupním datovém formátu“; platí, pokud výstupní formát pro datový formát originálu existuje (srv. § 23 Vyhlášky).
• Jestliže je „Originál“ ve výstupním datovém formátu, nemusí být přidána verze s formou uchování „Originál ve výstupním datovém formátu“.
• Koncept nemusí být ve výstupním datovém formátu.
• Číslo verze „Originálu“ nesmí být vyšší, než číslo verze „Originálu ve výstupním datovém formátu“.
• Digitální komponenta získaná autorizovanou konverzí z listinného podání je „Originál“ nebo „Originál ve výstupním datovém formátu“.
• Pokud původce přijal datový formát např. DOC, převedl ho do PDF, které označil „Originál ve výstupním datovém formátu“ a po čase zjistil, že se nejedná o PDF/A, takže provedl převod znovu, pak ponechá původní formu uchování i u zmíněného prvního PDF. Na výstupní datový formát se kontroluje pouze nejvyšší verze.
• Pokud pro komponentu neexistuje výstupní datový formát dle § 23 Vyhlášky, označí se jako „Originál“ (např. datové formáty TST, PST).
• Jestliže komponenta obsahuje autentizační prvek (např. elektronický podpis) a je nutný převod do výstupního datového formátu, nesmí být autentizační prvek důvodem nepřevedení komponenty.

Specifika analogových dokumentů

• Analogové komponenty se v SIP nezaznamenávají, pouze jejich digitální reprezentace.
• Do SIP se povinně přidává alespoň poslední verze komponenty, pokud komponenta existuje.
• Jestliže se jedná o digitální reprezentaci analogové části dokumentu, která nevznikla autorizovanou konverzí nebo převodem dokumentu dle § 69a Zákona, má formu uchování „koncept“ (např. prosté skenování).
• V případě digitální reprezentace celého analogového dokumentu, která vznikla autorizovanou konverzí nebo převodem dokumentu dle § 69a Zákona, má formu uchování „originál“ a dokument je označen jako digitální. S analogovým vstupem konverze nebo převodu dokumentu se nakládá podle § 6 odst. 2 a 3 a § 20 odst. 1 Vyhlášky.
• Jestliže je předmětem digitální reprezentace jen část analogového dokumentu, dokument se označí jako analogový a převedené části v digitální podobě jako „koncept“, byť by vznikly autorizovanou konverzí nebo převodem dokumentu dle § 69a Zákona.
• Digitální reprezentace originálů analogových komponent nemusí být převáděny do výstupního datového formátu.
• Jestliže jde o digitální část analogového dokumentu (např. datové soubory z CD zaslaného s analogovým průvodním dopisem apod. – srv. § 19 odst. 2 písm. j) Vyhlášky), komponenta musí být označena „Originál“ nebo „Originál ve výstupním datovém formátu“. Platí totožná pravidla jako u (celého) digitálního dokumentu. S ohledem na existenci analogových komponent uložených mimo eSSL bude celý dokument označen jako „analogový“.

Zkratky

eSSL – elektronický systém spisové služby nebo informační systém spravující dokumenty

nařízení GDPR – Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů)

nařízení eIDAS – Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 910/2014 ze dne 23. července 2014 o elektronické identifikaci a službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce na vnitřním trhu a o zrušení směrnice 1999/93/ES

ISDS – informační systém datových schránek

ISSD – informační systém pro správu dokumentů

NSESSS – národní standard pro elektronické systémy spisové služby

SIP – informační balíček („Submission Information Package“) určený k exportu nebo přenosu entit z eSSL do digitálního archivu včetně balíčku tvořícího seznam dokumentů ke skartačnímu řízení

„Vyhláška“ – vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, ve znění pozdějších předpisů

„Zákon“ – zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů

zákon č. 300/2008 Sb. – zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů

zákon č. 297/2016 Sb. – zákon č. 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce