Veřejnoprávní původci

Na základě zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě ve znění pozdějších předpisů vykonává Národní archiv dohled nad vyřazováním dokumentů a kontrolu spisové služby u řady orgánů a organizací. Tuto činnost zabezpečuje v rozsahu vymezeném v obecné rovině § 3 odst. 1 zákona č. 499/2004 Sb. a současně podle § 46. odst. 1, písm. a) a c) téhož zákona Oddělení kontroly výkonu spisové služby, fondů státní správy po roce 1992 a elektronických dokumentů (5. oddělení).

Oddělení zajišťuje komplexní předarchivní péči u zákonem určených ministerstev, dalších ústředních správních úřadů (např. Úřad vlády, Český statistický úřad, Český báňský úřad), u právnických osob zřízených zákonem s celostátní působností (např. Rada pro rozhlasové a televizní vysílání, Státní fond dopravní infrastruktury), u ostatních organizačních složek státu s celostátní působností a jimi zřízených příspěvkových organizací (např. Výzkumný ústav práce a sociálních věcí, Česká filharmonie, Drážní úřad) a také u vrcholných institucí justice (např. Vrchní státní zastupitelství, Nejvyšší soud, Ústavní soud). Celkem se jedná o více než 180 veřejnoprávních původců (xlsx – 26 kB).

Předarchivní péče a výkon činnosti (prvostupňového) správního úřadu zahrnuje řadu odborných činností, které oddělení vykonává:

• Vede evidenci kompetenčně mu příslušných původců a v případech odůvodněných regionálně vymezenou činností původce nebo uložením příslušných archivních fondů navrhuje přenesení působnosti na státní oblastní archivy podle § 44 písm. q) zákona č. 499/2004 Sb.
• Provádí průzkumy spisové služby a shromažďuje informace o organizačním vývoji původců.
• V podobě konzultací, osobních jednání a připomínkování skartačních a spisových norem přispívá ke zvyšování úrovně spisové služby u původců.
• Převážně ve skartačním řízení provádí odborný výběr archiválií z dokumentů původců; ročně sepíší archiváři oddělení kolem 150 skartačních protokolů (z velké části i samotný výběr provádějí osobně) — např. v roce 2014 bylo navrženo přes 9 tisíc běžných metrů dokumentů a z nich vybráno za archiválie téměř 1500 běžných metrů.
• Ve spolupráci s jinými odděleními archivu se 5. oddělení podílí též na výběru archiválií, jejich zpracování a konzultační činnosti v oblasti spisové služby u dalších původců (např. církevních institucí, spolků).
• Provádí u původců kontrolu podle zákona č. 255/2012, kontrolní řád v oblasti spisové služby.
• Zabezpečuje projekt národního digitálního archivu a specializuje se na přejímání, archivaci a přístupňování archiválií v digitální podobě včetně poradenské činnosti pro archivy v ČR.
• Vede v prvním stupni správní řízení přestupků nebo správních deliktů s následným uložením sankcí se zaměřením na výkon spisové služby a uchování dokumentů.