Veřejnoprávní původci

Na základě zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, kontroluje Národní archiv výkon spisové služby a provádí výběr archiválií u řady orgánů a organizací s celostátní působností. Tuto činnost zabezpečuje v rozsahu vymezeném v obecné rovině § 3 odst. 1 zákona č. 499/2004 Sb. a současně podle § 46 odst. 1 písm. a) a písm. b) bod 1 téhož zákona Oddělení předarchivní péče a archivních fondů po roce 1992 (5. oddělení).

Oddělení zajišťuje komplexní předarchivní péči u zákonem určených ministerstev, dalších ústředních správních úřadů (např. Úřad vlády, Český statistický úřad, Český báňský úřad), u právnických osob zřízených zákonem s celostátní působností (např. Rada pro rozhlasové a televizní vysílání, Státní fond dopravní infrastruktury), u ostatních organizačních složek státu s celostátní působností a jimi zřízených příspěvkových organizací (např. Výzkumný ústav práce a sociálních věcí, Česká filharmonie, Drážní úřad) a také u vrcholných institucí justice (např. Ústavní soud, Nejvyšší (správní) soud, Nejvyšší státní zastupitelství). Celkem se jedná přibližně o 180 veřejnoprávních původců.

Předarchivní péče a výkon činnosti (prvostupňového) správního úřadu zahrnuje řadu odborných činností, které oddělení vykonává:

• Vede evidenci kompetenčně mu příslušných původců a v případech odůvodněných regionálně vymezenou činností původce nebo uložením příslušných archivních fondů navrhuje přenesení působnosti na státní oblastní archivy podle § 44 písm. q) zákona č. 499/2004 Sb.
• V rámci odborných archivních prohlídek provádí výběr archiválií ve skartačním nebo mimo skartační řízení z dokumentů veřejnoprávních původců s celostátní působností; v roce 2023 bylo navrženo přes 20 tisíc běžných metrů dokumentů a z nich vybráno za archiválie 408 běžných metrů, přičemž archiváři sepsali 231 protokolů o skartačním řízení.
• Přejímá dokumenty vybrané za archiválie k trvalému uložení do Národního archivu.
• Provádí u původců kontrolu v režimu zákona č. 255/2012 Sb., kontrolní řád, v oblasti výkonu spisové služby.
• V zákonem určeném okruhu případů vede v prvním stupni přestupková řízení v oblasti výkonu spisové služby a uchování dokumentů, ukládá za spáchané přestupky správní tresty.
• Shromažďuje dokumentaci o organizačním vývoji (organizační řády) a činnosti původců.
• Provádí průzkumy spisové služby u původců a shromažďuje informace o jejím stavu a výkonu.
• Provádí průzkumy fyzického stavu dokumentů uložených ve správních archivech a spisovnách původců (např. odběry stěrů z důvodu podezření na výskyt plísní v prostorách spisoven).
• Prostřednictvím konzultací, osobních jednání a připomínkování spisových a skartačních norem (spisových řádů a spisových a skartačních plánů) poskytuje metodickou pomoc původcům a přispívá tak ke zvyšování úrovně výkonu jejich spisové služby.

U archivních fondů náležejících do jeho péče zajišťuje badatelskou a rešeršní činnost.