Částka 8/2021

Částka 8/2021 (PDF – 783 kB), 10. března 2021

Vydává Národní archiv jako účelové periodikum pro původce, archivy a dodavatele informačních systémů.

Další šíření dovoleno. Informace a objednávka zasílání: infolist@nacr.cz.

Obsah

• č. 1/2021 Spuštění nové verze národního archivního portálu (národní archivní portál 2.0)
• č. 2/2021 Uživatelské výstupy národního archivního portálu 2.0
• Přehled zkratek

č. 1/2021

Spuštění nové verze národního archivního portálu (národní archivní portál 2.0)

Národní archivní portál přechází na novou aplikaci (dále NArP 2.0), proto Národní archiv jako provozovatel národního archivního portálu předkládá následující informace.

V současné době je NArP 2.0 dostupný v testovací instanci na https://portaltest.nacr.cz/. Produkční instance bude dostupná od 3. května 2021 na adrese https://portal.nacr.cz.

Produkční portál v původní verzi bude v provozu do 30. 4. 2021. Od tohoto data v něm již nebude možné zakládat nová řízení, stávající založená skartační řízení v něm bude možné dokončit, předání archiválií již bude realizováno v novém prostředí.

NArP 2.0 je optimalizovaný pro prohlížeče Google Chrome, Microsoft Edge, Mozilla Firefox, Opera.

Maximální množství nahrávaných datových balíčků SIP je 50000, maximální objem nahrávaných dat v jedné dávce je 100 GB, maximální velikost jednoho datového balíčku SIP je 100 GB. Jestliže původce potřebuje nahrávat datový balíček SIP větší než 100 GB, kontaktuje Národní archiv prostřednictvím helpnda@nacr.cz.

NArP 2.0 odpovídá požadavkům legislativy včetně platného NSESSS, základní postupy a principy se neliší od původní verze portálu (NArP 1.0), přesto však disponuje zcela novým uživatelským rozhraním.

Co je zachováno

1. Celkové workflow: kooperace původce–archiv.
2. Dosavadní uživatelé NArP 1.0 mohou v novém NArP 2.0 pracovat, přístupové údaje zůstávají stejné.
3. Pro získání nových přístupů do portálu kontaktuje původce příslušný archiv.
4. Původce nahrává datové balíčky SIP, které se zkontrolují validátorem, a na základě těch, které prošly kontrolou, je sestavena příloha skartačního návrhu.
5. Na vstupu do NArP 2.0 (v eVýběru a ePředání) je antivirová kontrola a kontrola validátorem SIP Národního archivu (dostupný na https://validatorsip.nacr.cz). Balíčky, které byly vyhodnoceny jako nevalidní, nejsou zahrnuty do skartačního návrhu.
6. Pro ePředání (předání archiválií) je nutné vždy nahrávat datové balíčky SIP určené pro předání do archivu, nikoli balíčky pro skartační řízení.
7. S ohledem na právo původce podat do 15 dnů námitky proti protokolu podle § 10 odst. 3 Zákona je umožněno archivu znovu otevřít řízení, opravit rozhodnutí archiváře a sestavit nový seznam k protokolu o výběru archiválií.
8. Komunikace mezi NArP 2.0 a eSSL probíhá formou příloh č. 2 a č. 3 NSESSS (podání skartačního návrhu – datový balíček SIP) a formou přílohy č. 4 NSESSS (vyžádání komponent k předložení v eVýběru i ePředání; výsledek výběru archiválií – seznam k protokolu o výběru archiválií ve skartačním řízení; výsledný seznam z ePředání s identifikátory digitálního archivu).

Co je nové

Terminologie:

1. Pro výběr archiválií slouží modul eVýběr (dříve SKARTAČNÍ ŘÍZENÍ a MIMOSKARTAČNÍ ŘÍZENÍ).
2. Pro předávání archiválií slouží modul ePředání (dříve PŘEJÍMKA).
3. Příloha skartačního návrhu, vytvořená portálem, neobsahuje podrobný seznam nahraných SIP, nýbrž celkový souhrn: hash celkové dávky a počet datových balíčků SIP.
4. Na portále se již nevytváří seznamy schválených souborů v PDF, nýbrž pouze seznam obsahující chybné datové balíčky SIP nebo balíčky s upozorněním – soubor „Chyby importu“. Tento soubor je ve formátu CSV (srv. dále Chyby importu, č. 1).
5. Před ukončením přípravy skartačního návrhu je možné nahrané balíčky smazat. Je nutné smazat všechny nevalidní balíčky.
6. Při výběru archiválií je umožněno archiváři, aby ze spisu, který vybral za archiválii, některé dokumenty označil ke zničení (srv. 23/2019 částka 5/2019 Informačního listu).
7. V ePředání jsou kontrolovány komponenty z hlediska jejich formátu. Jestliže komponenta neodpovídá formátovým pravidlům Národního archivu (zejména v případě, kdy má být ve výstupním datovém formátu podle § 23 Vyhlášky a není, srv. 4/2020 částka 7/2020 Informačního listu), je vyžadováno její opětovné nahrání ve výstupním datovém formátu. K tomu slouží zcela nový postup vyžádání opravených komponent.

Možnosti nahrávání

Nahrávat lze soubory nebo adresář (složku).

Nahrávání souborů umožňuje nahrávat

1. jednotlivě komprimované datové balíčky,
2. více komprimovaných datových balíčků v jednom komprimovaném souboru, nebo
3. více složek datových balíčků společně v jednom komprimovaném souboru.

Nahrávání složky umožňuje nahrávat

1. datové balíčky SIP vložené do společné složky, nebo
2. nekomprimovaný datový balíček SIP.

Postup provedení výběru archiválií je popsán v příručce pro původce, která je nyní zveřejněna pro testovací instanci na adrese https://portaltest.nacr.cz/cro/pro-puvodce/navody/.

2/2021

Uživatelské výstupy národního archivního portálu 2.0

I. Přehled uživatelských výstupů NArP 2.0

1. Chyby importu

Seznam všech nevalidních nebo jinak poškozených souborů je obsažen ve zprávě „Chyby importu“. Ta je sestavována vždy ke každé nahrávané dávce a pro možnost strojového zpracování je ve formátu CSV. Seznam vzniká vždy nově. V seznamu je vždy uvedena první nalezená chyba s kódem chyby podle pravidel Validátoru SIP Národního archivu (https://validatorsip.nacr.cz), příp. kódem chyby nahrávání či zpracování portálem (https://portalwww.nacr.cz/cro/pro-puvodce/technicke-pozadavky-narp-2-0/: Přehled kolizí při nahrávání a zpracování datových balíčků SIP v portále.

Je používán při nahrávání datových balíčků SIP v eVýběru i v ePředání.

2. Zpráva o kontrole

Před finalizací skartačního návrhu je možné sestavit náhled budoucího Seznamu k provedení výběru archiválií, tzv. Zprávu o kontrole. V ní se zobrazuje celkový počet SIP balíčků zahrnutých do zpracování. Je možné ji vygenerovat opakovaně, pouze volitelně.

3. Seznam k provedení výběru archiválií

Vytváří jej původce prostřednictvím NArP 2.0 potvrzením ukončení nahrávání datových balíčků SIP. Jde o souhrnný seznam v PDF, který původce vždy použije jako přílohu skartačního návrhu, zasílaného příslušnému archivu.

4. Seznam entit k předložení k výběru

Sestavuje jej volitelně archivář pro vyžádání předložení komponent. Seznam je dostupný v datovém formátu XML dle přílohy 4 NSESSS a obsahuje identifikaci řízení a seznam entit s hodnotou “předložit k výběru”. Dále je seznam ke stažení v pracovní verzi i ve formátu XLSX.

Seznam je možné sestavit opakovaně (vícekrát, pro různé entity).

4a. Seznam entit k předložení v XML

4b. Seznam entit k předložení v XLS

5. Seznam k protokolu o výběru archiválií

Výsledkem rozhodnutí archiváře je seznam, který archiv přiloží k protokolu o výběru archiválií. Seznam je ve formátu XML podle přílohy č. 4 NSESSS. Původce jej nahraje po obdržení protokolu o výběru archiválií do eSSL. Je sestavován i v lidsky čitelné podobě v PDF a jako pracovní seznam v XLSX. Připojení seznamu v PDF nebo XLSX k protokolu není povinné.

Seznam ve formátu XML obsahuje rozhodnutí pro základní entity a dokumenty ve spisu. Seznamy v PDF a XLSX obsahují rozhodnutí pouze pro základní entity (spisy, dokumenty zařazené přímo ve věcné skupině, díly typových spisů).

5a. Seznam k protokolu o výběru archiválií v XML

5b. Seznam k protokolu o výběru archiválií v PDF

5c. Seznam k protokolu o výběru archiválií v XLSX

6. Výsledný seznam o předání archiválií k trvalému uložení

Seznam je sestaven podle přílohy 4 NSESSS. Příslušný archiv jej doručuje původci jako přílohu úředního záznamu o předání archiválií podle § 15 odst. 1 a 3 Zákona. Tímto poskytuje archiv eSSL identifikátory digitálního archivu ke každé předané entitě (identifikátory AIP).

7. Seznam o trvalém uložení v digitálním archivu

7a. Seznam o trvalém uložení v digitálním archivu v PDF – pracovní seznam

7b. Seznam o trvalém uložení v digitálním archivu v XLSX – pracovní seznam

8. Info o AIPech

Informaci o tomto seznamu zde uvádíme pouze pro úplnost, neboť původci s ním NEPRACUJÍ a nelze jej nijak využít v eSSL.

Seznam slouží pro výhradní použití v archivu, obsahuje pouze údaje pro evidenci archiválií v Národním archivním dědictví.

II. Podoba seznamů při provedení výběru ze spisu

Seznam k protokolu o výběru archiválií v XML (v přehledu uživatelských výstupů I.5a)

Seznam k protokolu o výběru archiválií v PDF (v přehledu uživatelských výstupů I.5b)

Seznam k protokolu o výběru archiválií v XLSX (v přehledu uživatelských výstupů I.5c)

 Výsledný seznam o předání archiválií (v přehledu uživatelských výstupů I.6)

III. Předání datových balíčků SIP k trvalému uložení a chyby formátu komponent

Pokud byly nahrány datové balíčky SIP, u nichž validátor SIP NA (https://validatorsip.nacr.cz) vyhodnotil chybu formátu komponenty, pak jsou ve stavu „S výhradou“. Výpis těchto datových balíčků je obsažen v CSV souboru „Chyby importu“. Upravené datové balíčky s komponentami ve výstupním datovém formátu má původce možnost znovu nahrát, nahrávat může opakovaně.

Ve výjimečných případech může příslušný archiv uložit komponenty i přes výstrahu. Národní archiv jako ukládací archiv dle § 15 odst. 3 Zákona v takovém případě v souladu s ust. § 46 odst. 3 písm. a) Zákona upozorňuje, že zajišťuje u uložených archiválií v digitální podobě zachování čitelnosti pouze v případě, že jsou předány k trvalému uložení ve výstupním datovém formátu v souladu s ust. § 23 odst. 1 písm. c) Vyhlášky. U ostatních archiválií v digitální podobě zajišťuje pouze zachování neporušitelnosti jejich obsahu.

Ukázka seznamu Chyby importu

Zkratky

AIP – archivní informační balíček („Archival Information Package“) určený k trvalému uložení v archivu

eSSL – elektronický systém spisové služby nebo informační systém spravující dokumenty

nařízení GDPR – Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů)

nařízení eIDAS – Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 910/2014 ze dne 23. července 2014 o elektronické identifikaci a službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce na vnitřním trhu a o zrušení směrnice 1999/93/ES

ISDS – informační systém datových schránek

NSESSS – národní standard pro elektronické systémy spisové služby

SIP – informační balíček („Submission Information Package“) určený k exportu nebo přenosu entit z eSSL do digitálního archivu včetně balíčku tvořícího seznam dokumentů ke skartačnímu řízení

„Vyhláška“ – vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, ve znění pozdějších předpisů

„Zákon“ – zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů

zákon č. 300/2008 Sb. – zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů

zákon č. 297/2016 Sb. – zákon č. 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce