Spisová služba, vzory a formuláře

O spisové službě

S přijetím zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů (dále jen „zákon”) byla poprvé souhrnně upravena problematika výkonu spisové služby, kterým je „zajištění odborné správy dokumentů vzniklých z činnosti původce, popřípadě z činnosti jeho právních předchůdců, zahrnující jejich řádný příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování ve skartačním řízení, a to včetně kontroly těchto činností.” Národní archiv poskytuje původcům metodickou pomoc mimo jiné formou otázek a odpovědí.

Povinnosti jednotlivých původců určuje zákon. Jejich rozdělení na veřejnoprávní a soukromoprávní (§ 3 zákona; jedná se o legislativní zkratky pro jednotlivé skupiny původců) tyto povinnosti podrobněji vymezuje přehled (PDF – 77 kB).

Základní povinností veřejnoprávních původců je vykonávat spisovou službu v souladu se zákonem a jeho prováděcími předpisy (vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby a národní standard pro elektronické systémy spisové služby), zejména:

• vydat spisový řád, kterým upraví svůj výkon spisové služby,
• označovat a ukládat dokumenty podle spisového a skartačního plánu (součásti spisového řádu),
• vyřazovat dokumenty pouze způsobem stanoveným zákonem prostřednictvím příslušného archivu,
• vykonávat spisovou službu,
• pokud vykonává spisovou službu v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby, mít tento systém v souladu s národním standardem pro elektronické systémy spisové služby.

Jestliže veřejnoprávní původce poškodí nebo zničí archiválii, nebo dokument, nevykonává spisovou službu podle § 63 zákona, nevydá spisový řád a spisového a skartační plán, neoznačuje dokumenty spisovými znaky, skartačními znaky a skartačními lhůtami, nedodržuje stavebně technické podmínky pro ukládání dokumentů a neukládá dokumenty podle spisového a skartačního plánu, dopouští se správního deliktu, za který mu může být ve správním řízení uložena pokuta do výše 200 tisíc Kč.

Vzory a formuláře

Vzory a formuláře jsou pro pracovní účely publikovány také v nevýstupních datových formátech (srv. § 23 vyhlášky 259/2012 Sb.). Národní archiv přijímá dokumenty ve formátech, jejichž množinu naleznete na odkazu https://www.nacr.cz/uredni-deska/podatelna. Seznam dokumentů skartačního návrhu přijímáme ve formátu xls. nebo xlsx.

Trvalý skartační souhlas — podmínky udělení (PDF – 139 kB)

Vzor průvodního dopisu skartačního návrhu (ODT – 12,3 kB)

Národní archiv doporučuje jako přílohu skartačního návrhu v případě dokumentů neevidovaných v elektronickém systému spisové služby používat seznam dokumentů v elektronické podobě, pokud možno dle zde uvedené šablony. Podrobné informace k vyplnění naleznete uvnitř šablony.

Seznam dokumentů skartačního návrhu – vzor skartačního návrhu  (ODS – 24 kB), (xlsx – 17 kB)