Částka 13/2023

Částka 13/2023 (PDF – 131 kB), 22. prosince 2023

Vydává Národní archiv jako účelové periodikum pro původce, archivy a dodavatele informačních systémů.

Další šíření dovoleno. Informace a objednávka zasílání: infolist@nacr.cz.

OBSAH

č. 11/2023 Metodika výkonu spisové služby a úloha Informačního listu

č. 12/2023 Validátor SIP Národního archivu a datové balíčky SIP podle NSESSS 2023

č. 13/2023 Tzv. kopie a vyznačení jejich formy uchování v SIP

č. 14/2023 Změna osoby zastupující původce u probíhajících řízení na Národním archivním portálu

Přehled zkratek

č. 11/2023

Metodika výkonu spisové služby a úloha Informačního listu.

Metodiky a odpovědi na dotazy k otázkám výkonu spisové služby v eSSL, novelizačním ustanovením Zákona, Vyhlášky, NSESSS a atestacím eSSL jsou primárně vydávány Odborem archivní správy. Jsou k dispozici na webových stránkách MV ČR https://www.mvcr.cz/clanek/spisova-sluzba.aspx (garantem je Odbor archivní správy a spisové služby MV, dále jen „OASSS MV“).

Metodiky a doporučení k atestacím a novelizačním ustanovením právních předpisů z oblasti výkonu spisové služby jsou publikovány konkrétně na https://www.mvcr.cz/clanek/atestace-elektronickych-systemu-spisovych-sluzeb.aspx. Aktuálně se jedná o následující materiály:

• Zveřejnění metodických materiálů k atestacím eSSL a změnám legislativy.
• Metodika k přechodnému období.
• Metodika ke změnám vyhlášky 1.2.
• Metodika práce s typovým spisem.
• Metodika práce se jmenným rejstříkem.
• Nejčastěji kladené dotazy a odpovědi.
• Popis změn v NSESSS.

Veškeré informace vydávané Národním archivem v Informačních listech jsou konzultovány s OASSS MV a s odbornou veřejností (původci, archivy, dodavatelé eSSL). Mají charakter doporučení z hlediska metodického a technického s ohledem na specifikum Národního digitálního archivu tak, aby umožnila plynulý průběh výběru a předávání archiválií k trvalému uložení a vyplývají zejména ze zákonných úkolů Národního archivu provozovat Národní digitální archiv (§ 46 odst. 3 Zákona), Národní archivní portál (§ 18b a § 18c Zákona) a vykonávat vědeckou a výzkumnou činnost na úseku životního cyklu dokumentů v digitální podobě (§ 46 odst. 3, písm. d) Zákona) a plnit pro archivy metodickou a poradenskou funkci v oblasti předarchivní péče o dokumenty v digitální podobě a v oblasti digitalizace archiválií v analogové podobě (§ 46 odst. 3, písm. c) Zákona).

Národní archiv současně sděluje, že v souvislosti se změnami právních předpisů připravuje revizi dosavadních textů Informačního listu.

č. 12/2023

Validátor SIP Národního archivu a datové balíčky SIP podle NSESSS 2023.

Národní archiv připravil validátor pro technickou a obsahovou kontrolu balíčků SIP vytvořených podle přílohy 2 NSESSS vydaného ve Věstníku Ministerstva vnitra, částka 42/2023. Tentýž validátor kontroluje i SIP balíčky dle přílohy 2 a 3 NSESSS vydaného ve Věstníku Ministerstva vnitra, částka 57/2017. Dokumentace pravidel validace je tradičně dostupná na webové stránce https://validatorsip.nacr.cz a zároveň je připravena na GitHub  https://github.com/NACR-CZ/Validator_SIP, kde k ní lze podávat připomínky a podněty

Hlavní změny ve validátoru:

A. Vypuštěny kontroly

1. množství u analogových entit (odeslaná, doručená, přijaté množství),
2. způsob vyřízení,
3. souvislost vyřízení či uzavření spisu/spouštěcí událost (zrušeny kontroly 26.12, 26.13, 26.14),
4. IČO.

B. Doplněny kontroly

1. evidenčního čísla (nově je ve schématu nepovinné),
2. povinného pořadí dokumentu ve spisu,
3. nevyplnění názvu u spisu, dílu typového spisu, komponenty, věcné skupiny, které je chybou (dříve pouze upozornění),
4. nevyplnění jména ze jmenného rejstříku (upozornění),
5. křížového odkazu v dílech typových spisů, který je nově chybou
6. umístění u analogového spisu,
7. nově jsou zařazeny formy uchování „kontejner“ a „digitalizát“.

č. 13/2023

Tzv. kopie a vyznačení jejich formy uchování v SIP.

Jestliže původce vykonávající spisovou službu v digitální podobě v eSSL vytváří kopie (stejnopisy), a to i v případě doručených analogových dokumentů, je nezbytné k nim přistupovat jako k rovnocenným dokumentům (z hlediska spisové služby). Zcela zřetelné je to v případě, že takovýto dokument-kopie je vložen do spisu. Z uvedených důvodů musí být takovéto dokumenty také zahrnuty do skartačního řízení.

Pro tvorbu datového balíčku SIP se v uvedeném případě vždy použije forma uchování „originál“ nebo „originál ve výstupním formátu“ (nejde o „koncept“ ani „digitalizát“).

č. 14/2023

Změna osoby zastupující původce u probíhajících řízení na Národním archivním portálu.

V případě, že probíhající skartační řízení nemůže ze strany původce dokončit táž fyzická osoba, která ho zakládala, je nutné změnit přístupové údaje. Probíhající řízení nelze jiné osobě předat, ale musí být dokončeno pod původním uživatelským jménem. Postup řešení:

1. původce požádá příslušný archiv o změnu osoby s tím, že zašle e-mail svého nového zástupce,
2. příslušný archiv prostřednictvím svého lokálního administrátora zajistí výměnu e-mailu v uživatelském účtu původního zástupce původce za zaslaný,
3. lokální administrátor vyzve prostřednictvím (zaslaného) e-mailu nového zástupce původce ke změně uživatelského hesla,
4. nový zástupce původce změní uživatelské heslo původního uživatelského účtu a může dokončit probíhající skartační řízení, ovšem pod uživatelským jménem původního zástupce původce.

V případě změny příjmení nebo dalších údajů osoby (které sama osoba nemůže editovat), je nutné vždy kontaktovat lokálního administrátora portálu (prostřednictvím příslušného arhchivu). Uživatelské jméno měnit nelze, výhledově se však předpokládá přechod na bezvýznamová uživatelská jména (přihlašování prostřednictvím digitální identity).

Zkratky

eSSL – elektronický systém spisové služby nebo informační systém spravující dokumenty

nařízení GDPR – Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů)

NSESSS – Národní standard pro elektronické systémy spisové služby

„Vyhláška“ – vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, ve znění pozdějších předpisů

„Zákon“ – zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů

zákon č. 300/2008 Sb. – zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů