Částka 12/2023

Částka 12/2023 (PDF – 243 kB), 22. srpna 2023

Vydává Národní archiv jako účelové periodikum pro původce, archivy a dodavatele informačních systémů.

Další šíření dovoleno. Informace a objednávka zasílání: infolist@nacr.cz.

OBSAH

č. 1/2023 Novela vyhlášky č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, nový Národní standard pro elektronické systémy spisové služby a start atestací eSSL.

č. 2/2023 Atestační středisko pro eSSL zahájilo činnost.

č. 3/2023 Změny v přílohách nového NSESSS a jejich vliv na provádění skartačního řízení prostřednictvím Národního archivního portálu.

č. 4/2023 Sdělení Národního archivu k činnosti validátoru SIP

č. 5/2023 Stanovisko Ministerstva vnitra k problematice autorizované konverze a převodu dokumentů podle § 69a Zákona.

č. 6/2023 Informace o povinnosti umožnit nahlížení do dokumentů a spisů při skartačním řízení.

č. 7/2023 Omezení pro nahrávání a vkládání dat do Národního archivního portálu.

č. 8/2023 Formátová pravidla, jejich aktualizace dle rejstříku PRONOM a nejčastější dotazy na převod formátů.

č. 9/2023 Validátor SIP a předávání kontejnerových datových formátů ZFO, EML a MSG k trvalému uložení prostřednictvím datových balíčků SIP verze 3.

č. 10/2023 Sklízení sociálních sítí k trvalému uchování v Národním digitálním archivu.

Přehled zkratek

č. 1/2023

Novela vyhlášky č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, nový Národní standard pro elektronické systémy spisové služby a start atestací eSSL.

Ve Sbírce zákonů rozeslané 13. dubna 2023 vyšla pod číslem 96/2023 vyhláška, kterou se mění vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, ve znění pozdějších předpisů. Tato Vyhláška přináší řadu změn také v souvislosti s novým NSESSS v reakci na povinnosti atestace eSSL. Úplné znění Vyhlášky lze nalézt na https://www.zakonyprolidi.cz/cs/2012-259. Na webových stránkách Ministerstva vnitra https://www.mvcr.cz/clanek/atestace-elektronickych-systemu-spisovych-sluzeb.aspx naleznete

• nejčastěji kladené dotazy a odpovědi,
• metodiku ke změnám vyhlášky,
• metodiku k přechodnému období,
• metodiku práce s typovým spisem,
• metodiku práce se jmenným rejstříkem, a
• popis změn v NSESSS.

Současně na uvedených webových stránkách naleznete také odkaz na nové znění NSESSS účinné od 1. července 2023 vydané ve Věstníku Ministerstva vnitra částka 42/2023 a na povinné dokumenty vydávané Ministerstvem vnitra s ohledem na atestace eSSL (mj. formulář objednávky atestace).

Podrobné informace lze získat na stránce semináře Ministerstva vnitra Metodika atestace elektronických systémů spisové služby a výklad souvisejících legislativních změn spisové služby:  https://www.mvcr.cz/clanek/seminar-k-metodice-atestace-elektronickych-systemu-spisovych-sluzeb-konany-dne-5-cervna-2023.aspx, nebo semináře spolku CNZ, z.s. Atestace eSSSL – proč, kdy, kde, jak? – videozáznam a odpovědi na otázky položené v průběhu semináře jsou dostupné na https://www.cnz.cz/2023/07/17/seminar-cnz-atestace-esssl-proc-kdy-kde-jak/

č. 2/2023

Atestační středisko pro eSSL zahájilo činnost.

Česká agentura pro standardizaci je pověřeným atestačním střediskem pro atestace eSSL a od 1. července 2023 je možné o provedení atestací žádat.  Podrobnosti lze nalézt na stránce https://www.agentura-cas.cz/atestace/, přičemž za zvláště důležité lze považovat seznamy atestačních požadavků (https://www.agentura-cas.cz/atestace/odkazy-a-dokumenty/).

č. 3/2023

Změny v přílohách nového NSESSS a jejich vliv na provádění skartačního řízení prostřednictvím
Národního archivního portálu.

V souvislosti s vydáním nového NSESSS byly rovněž aktualizovány jeho přílohy. Původní přílohy 2 a 3 rozhodné pro vytváření balíčků SIP ke skartačnímu řízení a předávání archiválií byly nově sloučeny do přílohy 2.

Datové balíčky SIP ve verzi 4, tzn. podle NSESSS účinného od 1. 7. 2023, má původce povinnost používat až z eSSL, který prošel atestací podle § 2 písm. u) zákona 499/2004 Sb. Zároveň upozorňujeme, že datové balíčky SIP ve verzi 4 oproti verzi 3 vykazují pouze minimální změny, některé pouze formálního charakteru:

1. Byl změněn jmenný prostor na http://www.mvcr.cz/nsesss/v4 (místo http://www.mvcr.cz/nsesss/v3) a URL použitých schémat,
2. metadata skartačního režimu byla rozšířena o možnost uvedení roku vyřazení namísto skartační lhůty a o nepovinnou lhůtu pro kontrolu,
3. element Držitel přejmenován na Drzitel,
4. forma uchování komponenty může nyní být navíc i „digitalizát“ a „kontejner“,
5. do dílu lze vkládat spisy,
6. evidenční číslo je nyní nepovinné pro spisy uzavřené před účinností Vyhlášky (tedy před 1. 8. 2012),
7. doplněna byla v komentáři definice plně určeného spisového znaku,
8. způsob vyřízení je nyní nepovinný,
9. element TypDokumentu byl nahrazen elementem DruhDokumentu (v souladu s terminologickou změnou v NSESSS) a rozšířen o nepovinný skartační režim,
10. věcná skupina byla rozšířena o nové elementy pro volitelné zaznamenání, zda je věcná skupina učena pro typové spisy, jaký je způsob přidělování čísel jednacích ve spisech a zda byl na věcnou skupinu uplatněn trvalý skartační souhlas,
11. byl změněn jmenný prostor pro transakční protokol na http://www.mvcr.cz/nsesss/2023/log (místo http://nsess.public.cz/erms_trans/v_01_01),
12. V transakčním protokolu byla rovněž odstraněna nekonzistence, kdy elementy HodnotaID a ZdrojID byly v jiném jmenném prostoru než všechny ostatní elementy transakčního protokolu,
13. u věcných skupin, typových spisů, součástí, dílů a spisů byla manipulace rozšířena o nepovinný údaj o fyzickém umístění.

Více informací ke změnám ve schématech XML NSESSS lze nalézt na https://github.com/nsessl/schema.

č. 4/2023

Sdělení Národního archivu k činnosti validátoru SIP.

Národní archiv sděluje, že i po vydání nového NSESSS, zveřejněného ve Věstníku Ministerstva vnitra částka 42/2023, bude nadále paralelně s novým validátorem balíčků SIP pro předávání digitálních archiválií do národního digitálního archivu provozován validátor balíčků SIP podle Věstníku Ministerstva vnitra částka 57/2017, a to nejméně po dobu přechodného období, kdy veřejnoprávní původci nemusí používat atestovanou eSSL. Ke skartačnímu řízení a k uložení do národního digitálního archivu bude tak možné předávat balíčky SIP podle obou předpisů (v XML schématech označovány jako verze 3 a verze 4). Na základě smlouvy bude validátor podle NSESSS z roku 2023 současně používán Českou agenturou pro standardizaci k atestacím eSSL ve smyslu § 69b a následujících Zákona.

č. 5/2023

Stanovisko Ministerstva vnitra k problematice autorizované konverze a převodu dokumentů
podle § 69a Zákona.

Národní archiv požádal na základě dotazů původců ve své předarchivní péči Ministerstvo vnitra o stanovisko, zda lze při provedení autorizované konverze dokumentů v listinné podobě nebo jejich částí spadajících pod výluky dle ust. § 24 odst. 4 zákona č. 300/2008 Sb. (zejména jde-li o geometrický plán, rys nebo technickou kresbu, jsou-li v dokumentu změny, doplňky, vsuvky nebo škrty, které by mohly zeslabit jeho věrohodnost, nebo není patrné, zda se jedná o prvopis, vidimovaný dokument, opis nebo kopii pořízenou ze spisu) považovat výstupy autorizované konverze v těchto případech za výstupy převodu dokumentu podle § 69a Zákona.

Podle stanoviska Ministerstva vnitra zaslaného Národnímu archivu pod čj. MV- 25080-5/AS-2023 ze dne 1. 3. 2023 lze problematiku rozdělit do tří klíčových okruhů:

1. Možnost provedení autorizované konverze u prostých kopií – je-li jeden z charakteristických znaků konverze převod dokumentu do listinné či elektronické podoby za současného zachování právních účinků vstupu, pak u prosté kopie lze o právních účincích hovořit jen obtížně. Prostá kopie listinného dokumentu autorizovaně konvertovaná do elektronické podoby bude mít tutéž hodnotu jako naskenovaný listinný dokument. Ustanovení § 24 odst. 4 písm. d) zákona č. 300/2008 Sb. jinými slovy říká, že pokud se jedná o dokument, který lze podřadit pod jeden ze čtyř jeho bodů, konverzi lze provést. To však není případ prosté kopie dokumentu, která ve výčtu § 24 odst. 4 písm. d) chybí.
2. Možnost provádění částečné autorizované konverze, respektive konverze části dokumentu – dokument podléhá konverzi jako celek a není možné přistoupit k řešení, kdy by se konvertovala pouze část dokumentu, zatímco jeho zbylá část, kterou nelze zkonvertovat z některého ze zákonných důvodů uvedených v § 24 odst. 4 zákona č. 300/2008 Sb., by byla zachována v původní podobě. § 22 odst. 1 písm. a) zákona č. 300/2008 Sb. hovoří o tom, že konverzí se rozumí úplné převedení dokumentu z podoby analogové do podoby digitální a naopak, a o jiné možnosti, tedy například možnosti částečného převedení dokumentu, se nezmiňuje.
3. Možnost provedení jiného typu převodu podle § 69a Zákona – není v zásadě zapovězeno provést jiný typ převodu dokumentů podle § 69a Zákona v případech, kdy není možné využít autorizovanou konverzi. Je však třeba počítat s odlišnými právními účinky převodu podle Zákona. Paradox, ke kterému může docházet, spočívá v tom, že s ohledem na absenci požadavků na vstupní listinu pro provedení převodu dokumentů podle Zákona, může právě obyčejná prostá kopie dokumentu v listinné podobě po „dvojím“ převodu získat účinky ověřené kopie dokumentu. Jakkoliv tedy překážky pro provedení převodu dokumentů podle § 69a Zákona neexistují, je na místě si uvědomit možné nežádoucí právní důsledky, které tento způsob převodu může mít.

č. 6/2023

Informace o povinnosti umožnit nahlížení do dokumentů a spisů při skartačním řízení.

Vzhledem k povinnosti archivů provádět výběr archiválií a současně povinnosti původců tuto činnost umožnit upozorňuje Národní archiv na to, že původci jsou povinni archivu nabízet dokumenty a spisy v takové podobě, v níž je archivář bude schopen otevřít a posoudit. Nelze u nich tedy omezovat přístupnost např. vyznačováním „neveřejných dokumentů“ aj. přístupových oprávnění, dokumenty nesmí být kryptograficky chráněny.

č. 7/2023

Omezení pro nahrávání a vkládání dat do Národního archivního portálu.

V současné době je pro nahrávání do Národního archivního portálu 2.0 z provozních důvodů vytvořeno omezení pro nahrávání jedné dávky na velikost max. 5 GB. Je-li nutné nahrávat více než 5 GB do jednoho řízení (z volných souborů i ze SIP; ve fázi výběru archiválií i jejich předávání k trvalému uložení), je třeba data rozdělit do více nahrávacích dávek v jednom řízení.

Doporučený maximální počet datových balíčků SIP v jednom skartačním řízení v portále je pro optimální činnost stanoven na 50 000 SIP.

Není-li pro charakter nahrávaných metadat a komponent rozdělení možné, kontaktujte helpdesk portálu na helpnda@nacr.cz.

č. 8/2023

Formátová pravidla, jejich aktualizace dle rejstříku PRONOM a nejčastější dotazy na převod formátů.

Pro účely transparentního zveřejnění postupu kontrol identifikovaných souborů zasílaných k trvalému uložení v Národním digitálním archivu byl vytvořen přehled formátů komponent, tzv. Formátová pravidla Národního archivu. Od června 2022 zveřejňuje Národní archiv formátová pravidla jako samostatný dokument (do června 2022 byla součástí Přehledu pravidel validátoru SIP). Seznam je využíván pouze při validaci datových balíčků SIP při předávání archiválií k trvalému uložení, nikoli při provádění skartačního řízení.

Seznam formátů využívá primárně záznamy formátového registru PRONOM (https://www.nationalarchives.gov.uk/PRONOM/Default.aspx) s uvedením příslušného PUID (PRONOM Unique Identifier), MIMETYPE (pokud existuje), přípony (extenze), obecné kategorie datového formátu a doporučeného výstupního datového formátu (viz sloupce „Výstupní formát“ a „Výstupní formát alternativně I“ a „Výstupní formát alternativně II“).

Ve sloupci „Výstupní formát“ je vždy vyznačeno

1. zda se jedná o výstupní datový formát podle § 23 Vyhlášky,
2. výstupní datový formát vyplývající z Vyhlášky,
3. výstupní datový formát doporučovaný Národním archivem nebo informace, že lze daný datový formát ponechat (tj. není ho nutné převádět do výstupního datového formátu),
4. informace, že formát obsahuje adresáře nebo soubory, které je třeba rozbalit,
5. informace, že k dalšímu postupu v řízení je nutné individuální posouzení archivářem, který rozhodne, že daný formát lze přijmout k trvalému uložení (např. u formátů databází).

Ve sloupci „Výstupní formát alternativně I“ a „Výstupní formát alternativně II“ mohou být zaznamenány informace dle bodů 1 až 6.

Sloupec „Originál vždy (doporučeno)“ vyznačuje, kdy je daný formát vhodné/doporučeno předat i v původním formátu (jako originál/koncept; zejména z důvodu možného budoucího strojového zpracování).

Kde formátová pravidla najdu?

Formátová pravidla jsou dostupná na adrese https://portal.nacr.cz/cro/uvodni-stranka/formatova-pravidla-narodniho-archivu/. U příslušné verze formátových pravidel je zároveň vyznačeno, ze které verze PRONOM vychází.

Jak pracovat s pravidly?

Formátová pravidla se uplatňují pouze na dokumenty vybrané za archiválie a předávané k trvalému uložení do Národního digitálního archivu („přejímka“). Jsou sestavena tak, aby respektovala legislativu: u některých formátů jsou uvedeny pouze DOPORUČENÉ formáty, vhodné pro trvalé uchování, a původce může zvolit pouze jeden z doporučených formátů, pokud jich je více, příp. ponechat původní formát.

Příklady:

Tento formát je třeba převádět do výstupního datového formátu podle odst. 2 § 23, tzn. do PDF/A. Pouze ve výjimečných případech může archiv povolit jeho uložení v nativním formátu (např. existuje-li analogová verze souboru).

Tento formát je vhodné předávat buď v xml s příslušným xsd, ale vzhledem k možné variabilitě předávaných dat, bude vždy vyžadováno individuální posouzení archivem. Tzn. při nahrání SIP do portálu bude vždy ohlášen SIP „s výhradou“ a archiv rozhodne, zda v zájmu zachování informační hodnoty vybrané archiválie není vhodnější nativní formát databáze, příp. domluví jinou formu předání.

Tento formát může původce ponechat beze změn, tzn. v nativním formátu. Volitelně a v zájmu zachování budoucí čitelnosti a dostupnosti informace může původce připojit vizualizaci souboru např. jako obrázek v png/jpg, příp. v jiném výstupním datovém formátu (např. PDF/A aj.)

Tento formát může být předáván buď jako PDF/A nebo jako xml s příslušným xsd. Zároveň, opět pro možnost zachování originální informace, je doporučeno soubor zároveň předávat i v nativním výstupním datovém formátu.

Co dělat s nepřevoditelnými formáty?

Jak již vyplývá z ukázek výše, není nutné převádět do výstupních datových formátů úplně všechny formáty. Povinnost se vztahuje pouze na ty, které jsou typově vyjmenovány v § 23 Vyhlášky. Zároveň připomínáme, že převedení do výstupního datového formátu neznamená automatickou likvidaci původního formátu (tzn. původní verze komponenty). Jestliže původce pro své účely potřebuje pracovat s nevýstupními datovými formáty, může si je ponechat, ale zároveň tam, kde je to povinné (§ 23 Vyhlášky), připojí další verzi téže komponenty ve výstupním datovém formátu.

Mění se formátová pravidla a jak často?

Formátová pravidla se průběžně budou aktualizovat, spolu s rozvojem registru PRONOM. Protože je vždy třeba provést analýzu ve vztahu k platné právní úpravě České republiky, adaptace probíhá s určitým časovým zpožděním oproti nejaktuálnějšímu registru PRONOM. O změnách a návrhu úprav pravidel zasílá Národní archiv zájemcům notifikace. Případné žádosti o zasílání těchto notifikací zasílejte na helpnda@nacr.cz. Tamtéž je možné k tématu datových formátů kdykoliv zasílat připomínky a podněty.

č. 9/2023

Validátor SIP a předávání kontejnerových datových formátů ZFO, EML a MSG k trvalému uložení prostřednictvím datových balíčků SIP verze 3.

V datových balíčcích SIP podle NSESSS 2017 (SIP verze 3) je možné předávat k trvalému uložení kontejnerové datové formáty dvěma způsoby. Tyto postupy se vztahují pouze na předávání dokumentů vybraných za archiválie a v případě Národního archivního portálu se nijak neuplatňují na provedení výběru archiválií (skartační řízení) a neomezují možnost podání skartačního návrhu. Dotčenými datovými formáty jsou:

• ZFO/FO (fmt/1241, fmt/1242, fmt/1243, fmt/1244, fmt/1245),
• EML (fmt/278, fmt/950)
• MSG (x-fmt/430)

V obou zmíněných případech je vždy nutné kontejner vytěžit a případné v něm obsažené datové soubory přiložit k dokumentu jako samostatné komponenty:

Varianta 1 (vhodnější způsob) – s kontejnerem se zachází jako s komponentou, která neodpovídá Formátovým pravidlům Národního archivu, kdy pod stejným pořadím musí existovat další varianta ve formátu odpovídajícím formátovým pravidlům Národního archivu.

Varianta 2 – kontejner se k dokumentu přidá „samostatně“ pod vlastním pořadím a v atributu „druh“ se použije hodnota „kontejner“. V rámci dokumentu musí zároveň existovat alespoň jedna další komponenta odpovídající formátovým pravidlům Národního archivu, kdy pod jiným pořadím bude uložena komponenta vytěžená z kontejneru.

č. 10/2023

Sklízení sociálních sítí k trvalému uchování v Národním digitálním archivu.

Národní archiv a oblastní archivy upozorňují své původce, že k 31. 3. 2023 byl ukončen proaktivní přístup v podobě sklízení informací zveřejňovaných na sociální síti Twitter. Hojně medializovaná změna vlastníka této společnosti s sebou přinesla i neúnosné změny licencování a měsíčních poplatků pro strojový přístup ke zveřejňovaným datům.

O hodnotě většiny těchto dat pro trvalé uchování však není pochyb, neboť obsahově naplňují § 4 a § 5 Zákona a vhodně doplňují úřední typy dokumentů. Proto je nutné, aby všichni veřejnoprávní původci, kteří využívají sociální sítě ke své propagaci a zveřejňování různého druhu informací tyto své aktivity také z pozice majitele účtu dokumentovali a obsah samostatně stahovali, dočasně ukládali a prostřednictvím Národního archivního portálu předávali k trvalému uložení. Podle aktivity účtu doporučujeme stahování opakovat v jednoletých až dvouletých cyklech.

Doporučujeme ve spisových plánech využít věcnou skupinu např. „Prezentace“, „Mediální propagace“, „Public relations“ apod., případně založit vhodnou novou věcnou skupinu, kterou je možné dále hlouběji strukturovat.

Navržení k výběru archiválií a samotné předání proběhne nejčastěji podle § 11 Zákona, mimo skartační řízení, formou výběru z volných souborů (tzn. stažený obsah sociální aj. komunikační sítě není třeba vkládat do eSSL).

Ilustračně uvádíme odkazy na návody pro stažení obsahu účtu u jednotlivých platforem (komunikuje-li veřejnoprávní původce i jinými, zde nezmíněnými kanály, je vhodné postupovat obdobně):

Návod pro síť Facebook:

https://www.facebook.com/help/212802592074644

Návod pro síť Twitter:

https://help.twitter.com/en/managing-your-account/how-to-download-your-twitter-archive

Návod pro síť Instagram:

https://help.instagram.com/181231772500920/?cms_platform=iphone-app&helpref=platform_switcher

Návod pro síť LinkedIn:

https://www.linkedin.com/help/linkedin/answer/a1342357

Doporučení se vztahuje na všechny účty původce (např. má-li původce samostatný účet pro konkrétní projekt, událost).

Zkratky

eSSL – elektronický systém spisové služby nebo informační systém spravující dokumenty

nařízení GDPR – Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů)

NSESSS – Národní standard pro elektronické systémy spisové služby

„Vyhláška“ – vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, ve znění pozdějších předpisů

„Zákon“ – zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů

zákon č. 300/2008 Sb. – zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů