Částka 2/2018
Částka 2/2018 (PDF – 741 kB), 28. května 2018
Vydává Národní archiv jako účelové periodikum pro původce, archivy a dodavatele informačních systémů. Další šíření dovoleno. Informace a objednávka zasílání: infolist@nacr.cz
Obsah
- č. 10/2018 Ukončení zpracování datových balíčků SIP podle NSESSS z roku 2012
- č. 11/2018 K připravované novele zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě
- č. 12/2018 Digitální a analogová forma dokumentu, její uvádění v evidenci dokumentů a v SIP
- č. 13/2018 Ponechání vyřizujícího dokumentu pro výkon spisové služby
- č. 14/2018 K problematice velikosti a formátu komponent ukládaných v eSSL
- č. 15/2018 Formáty digitálních komponent a jejich převod na výstupní datový formát
- č. 16/2018 Používání pevných křížových odkazů
- č. 17/2018 Paralelní platnost více spisových plánů u původce
- č. 18/2018 Tzv. dlouhodobé důvěryhodné archivy
- č. 19/2018 Datové balíčky SIP zasílané Národnímu archivu dle NSESSS 2017 (SIP verze 3)
- č. 20/2018 Příklady vybraných sekvencí SIP dle NSESSS 2017 (SIP verze 3)
— Příloha k č. 20/2018 - č. 21/2018 Skartační řízení z eSSL a komunikace s archivem
— Příloha k č. 21/2018 - Přehled zkratek
10/2018
Ukončení zpracování datových balíčků SIP podle NSESSS z roku 2012
Od 4. července 2018 nebude národní digitální archiv zpracovávat jiné datové balíčky SIP vyjma těch vytvořených dle platného aktuálního znění NSESSS (Věstník Ministerstva vnitra, částka 57/2017). Národní archiv pro snadnější kontrolu správnosti těchto SIP zveřejnil návrh validátoru datových balíčků SIP určených pro předávání dokumentů k trvalému uložení do národního digitálního archivu i pravidla validace: https://validatorsip.nacr.cz/test.
Validátor SIP, jako pomocný nástroj usnadňující vytvoření datového balíčku SIP, nepředstavuje žádnou formu certifikace elektronických systémů spisové služby ani samotných datových balíčků SIP. Při jejich tvorbě je třeba splnit u veřejnoprávních původců s povinným výkonem spisové služby v eSSL požadavky, které na elektronické dokumenty klade zákon, jeho prováděcí vyhláška a další související právní předpisy.
Připomínky a podněty k návrhu validátoru SIP či postupu validace je možné zasílat na adresu helpnda@nacr.cz.
11/2018
K připravované novele zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě
V souvislosti s nařízením Evropského Parlamentu a Rady (EU) č. 910/2014 ze dne 23. července 2014 o elektronické identifikaci a službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce na vnitřním trhu a o zrušení směrnice 1999/93/ES (eIDAS) a nařízením evropského parlamentu a rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (nařízení GDPR) jsou připravovány novely předpisů z oblasti archivnictví a spisové služby. Jedná se zejména o novelu zákona a vyhlášky; návrhy jsou dostupné na adrese https://www.psp.cz/sqw/text/tiskt.sqw?O=8&CT=139&CT1=0. V zákoně je třeba sledovat novelizaci ustanovení § 64 a § 78. Ve vyhlášce půjde o aktualizaci pojmosloví v § 4 a § 17, dále o novelizaci § 6, § 12 a § 23 (mj. v souvislosti s formáty podle směrnice 2014/55/EU o elektronické fakturaci při zadávání veřejných zakázek).
S nabytím účinnosti nařízení GDPR dne 25. 5. 2018 upozorňujeme všechny veřejnoprávní původce s povinným výkonem spisové služby na povinnost stanovenou v ustanovení § 25 vyhlášky. Jedná se o povinnost stanovit osoby oprávněné k přístupu do jmenného rejstříku, povinnost ověřovat přesnost údajů vedených ve jmenném rejstříku a povinnost stanovit podmínky ochrany osobních údajů vedených ve jmenném rejstříku. Vzhledem k množství dezinformací, dále znovu upozorňujeme, že povinnost veřejnoprávních původců a původců soukromoprávních dle § 3 zákona – tj. povinnost uchovat dokument a umožnit výběr archiválií – není nařízením GDPR nikterak dotčena. Původci jsou povinni umožnit výběr archiválií z dokumentů neanonymizovaných a také nešifrovaných. Dle čl. 17 odst. 3 nařízení GDPR jsou archivy oprávněny ukládat dokumenty včetně osobních údajů, pokud je obsahují. Archivnictví má výjimku z práva být zapomenut uvedeném v čl. 17 nařízení GDPR. V případě nevratného vymazání údajů z dokumentů či spisů bez předchozího umožnění posouzení hodnoty dokumentu při výběru ve skartačním nebo mimo skartační řízení příslušným archivem jde o naplnění skutkové podstaty některého z přestupků podle § 74 zákona.
12/2018
Digitální a analogová forma dokumentu, její uvádění v evidenci dokumentů a v SIP
Veřejnoprávní původce je povinen v evidenci dokumentů uvádět, zda je dokument digitální nebo analogový (§ 10 odst. 2 písm. b) vyhlášky). Platná verze 3 schématu XML pro tvorbu SIP umožňuje navíc zaznamenat formu komponenty dokumentu „koncept“, „originál“, „originál ve výstupním datovém formátu“ (prvek „FormaUchovani“ přílohy 2 NSESSS) a přináší širší možnosti pro umístění digitálních komponent.
V mnoha případech dochází k chybnému označení dokumentu jako digitálního nebo naopak analogového, neboť označení je závislé na lidském činiteli a způsobu práce s konkrétním eSSL. Díky tomu již došlo k situaci, kdy originální digitální dokument, který neexistoval v analogové podobě, nebyl předán k trvalému uložení, protože byl označen chybně jako analogový. Národní archiv proto žádá, aby bez ohledu na formu dokumentu byly vkládány do SIP digitální komponenty, pokud existují, a to v poslední jejich verzi:
1) Pokud je dokument označen jako analogový, musí existovat jeho analogový originál, digitální komponenty (např. i pořízené prosté digitální reprodukce) není povinné převádět do výstupního datového formátu a v datovém balíčku SIP se označí jako „koncept“.
2) Pokud je dokument označen jako digitální, nemusí existovat jeho analogová kopie nebo stejnopis. Jeho komponenty však musí být vždy převedeny v souladu s § 23 vyhlášky do výstupního datového formátu, pokud je stanoven a v datovém balíčku SIP označeny jako „originál ve výstupním datovém formátu“. V případě doručených dokumentů, které ve výstupním datovém formátu nebyly, mohou být navíc do SIP vloženy původní doručené komponenty a označeny jako „originál“.
3) V případě neschválených (zamítnutých) konceptů, tj. tam, kde nevznikl ani v digitální ani v analogové formě schválený dokument, je nezbytné poslední verzi konceptu deklarovat jako dokument, převést ji do výstupního datového formátu a nakládat s ní jako s digitálním dokumentem (požadavek 2.1.2 NSESSS).
4) V případě vedení spisové služby v digitální podobě je doručený digitální dokument vždy originálem a musí být jako digitální označen.
13/2018
Ponechání vyřizujícího dokumentu pro výkon spisové služby
Vyřizující dokument může být odesílán v digitální i v analogové podobě (podle jednotlivých adresátů). Zároveň musí být ponechán „pro výkon spisové služby prvopis vyhotoveného dokumentu, popřípadě jeden ze stejnopisů prvopisu vyhotoveného dokumentu“ (§ 16 odst. 3 vyhlášky).
Jestliže původce vede spisovou službu v elektronické podobě v eSSL, je logické, že prvopis bude digitální. Proto není nutné ponechávat pro výkon spisové služby stejnopisy listině odesílaných dokumentů, které se tak vyhotoví pouze pro adresáta a odešlou se. V případě orgánů veřejné moci dle zákona č. 300/2008 Sb. není navíc nutné vytvářet listinný stejnopis vedle digitálního prvopisu, ale postačí převedení digitálního prvopisu autorizovanou konverzí do listinné podoby, která se následně odešle.
14/2018
K problematice velikosti a formátu komponent ukládaných v eSSL
Původce vykonávající spisovou službu v eSSL je podle ust. § 19 odst. 2 písm. j) vyhlášky povinen zkontrolovat nejpozději před uložením spisu nebo vyřízeného dokumentu, zda jsou v eSSL vloženy digitální dokumenty z technických nosičů dat (např. CD, DVD, flash disky). Není možné pokládat technické nosiče dat za digitální dokumenty a nelze zodpovědně garantovat čitelnost digitálních dokumentů na těchto nosičích. Proto je vyžadováno uložení elektronických dokumentů na zálohované a odborně spravované úložiště v rámci eSSL. V případě některých eSSL jsou však velikost nebo datový formát vkládané komponenty omezovány. Upozorňujeme, že takováto omezení zabraňují plnění povinností při výkonu spisové služby, a nejsou opodstatněná.
15/2018
Formáty digitálních komponent a jejich převod na výstupní datový formát
Vyhláška ve svém § 23 uvádí jednoznačně výstupní datové formáty pro
- statické textové dokumenty a statické kombinované textové a obrazové dokumenty,
- statické obrazové dokumenty,
- dynamické obrazové dokumenty,
- zvukové dokumenty,
- databáze a metadata.
Ačkoli legislativa (stejně jako v jiných případech) hovoří o dokumentech, tyto se mohou skládat z jedné nebo více různých komponent a je tedy nezbytné každou z těchto komponent (datových souborů) posuzovat samostatně. V případě dokumentů vlastních, vzniklých při výkonu spisové služby v rámci vyřizování, se jedná o deklarování konceptu (rozpracovaného dokumentu, srv. kapitolu 2.1 NSESSS). V ostatních případech, zejména pokud se jedná o podání doručená elektronicky, která nejsou ve výstupním datovém formátu, musí původce provést převod dokumentu dle § 69a zákona s doložkou podle § 24 vyhlášky.
V případech, kdy komponenta nenaplňuje znaky v § 23 vyhlášky (nejedná se o jeden z výše uvedených druhů dokumentů), nelze převod komponenty realizovat a tato se ukládá ve spisovně i předává k trvalému uložení v původní podobě. Jedná se o
- komponenty tvořené vektorovou grafikou (např. datové formáty DGN, DWG, DXF),
- externí autentizační prvky – elektronické podpisy, elektronické pečetě a elektronická časová razítka (např. datový formát p7s),
- spustitelné soubory (s příponou exe, js, com apod.).
U vektorové grafiky Národní archiv doporučuje předávat vedle ztvárnění v PDF/A (v SIP označit formu dokumentu „originál ve výstupním datovém formátu“) i původní verzi komponenty s využitím odkazu původní komponenty (v SIP označit formu dokumentu „originál“). Vzhledem k tomu, při převodu do jiného datového formátu může dojít k výrazné ztrátě vlastností, je uchování i v původním formátu předpokladem pro další využívání např. i pro potřeby původce (projektová dokumentace, mapové podklady atd.).
16/2018
Používání pevných křížových odkazů
Z definice (strana 5 NSESSS) vyplývá, že pevný křížový odkaz lze použít mezi různými entitami. Požadavek 4.2.1 NSESSS to potvrzuje, když hovoří obecně o křížových odkazech mezi
- spisy,
- spisy a díly typových spisů,
- dokumenty,
- spisy a dokumenty.
Automaticky musí být pevný křížový odkaz vytvořen při (4.2.2)
- trvalém spojení spisů uživatelem,
- vložení spisu do dílu typového spisu,
- spojování dokumentů při tvorbě spisu.
Dědění spisových znaků
Realizuje se nejpozději v okamžiku uzavření seskupení (3.1.34).
- Při uzavření dílu je požadováno dědění spisového znaku a skartačního režimu ze součásti (4.2.3) pro spis vložený křížovým odkazem.
- Je možné vložit do dílu i dokument křížovým odkazem; v takovém případě se dědí spisový znak ze součásti (3.1.34).
- V případě priorace spisů se dědí spisový znak nejmladšího nebo nejstaršího spisu (podle konfigurace eSSL), takže vše propojené s pevným křížovým odkazem se zatřídí dle tohoto spisu (3.1.34).
- V případě uzavření spisu se všechny dokumenty v něm musí označit shodně se spisovým znakem spisu (3.1.34).
- V případě tvorby spisu spojováním dokumentů se spisový znak řídí zatříděním celého spisu. Spis může mít jen jeden spisový znak (a skartační režim), jak vyplývá z logiky věci i z údajů vedených o spisu (2.7.9): spisový znak musí odpovídat příslušné věcné skupině – jestliže by byl každý dokument zatříděn v jiné věcné skupině, nejedná se již o spis.
Konflikty skartačních režimů
Jestliže nastane konflikt skartačních režimů v případě spisů spojených pevnými křížovými odkazy (hovoří se pouze o spisech), řeší se až v okamžiku návrhu na vyřazení spisu (jakéhokoli z propojených) posuzovatelem skartační operace jako standardní konflikt skartačních režimů (6.1.12). V případě dokumentů ve spisech se skartační režim mění automaticky dle pravidla „vyšší bere“ (6.1.13, § 15 odst. 5 vyhlášky). Při vkládání spisu do dílu je dědičnost skartačního režimu explicitně vyjádřena (4.2.3).
Dokumenty vkládané křížovými odkazy
NSESSS fakticky kromě 4.2.1 (obecně křížové odkazy) a 3.1.34 (u typového spisu) nepředpokládá vložení dokumentu pevným křížovým odkazem (někam jinam, než je zatříděn). V případě, že je pevným křížovým odkazem vkládán dokument, jedná se fakticky o přetřídění. Dokument by měl být buď sám přetříděn, nebo zatříděna jeho kopie (na místo, kam směřuje pevný křížový odkaz). Pevné křížové odkazy by zde neměly vedle přetřídění nahrazovat typ dokumentu nebo volné křížové odkazy – výjimkou je tvorba spisu spojováním dokumentů, kde ale především musí existovat daný spis, do kterého jsou dokumenty zatřiďovány.
Obdobné platí pro tvorbu spisu spojováním. Podle požadavku 4.2.2 se mají při tvorbě spisu využívat křížové odkazy. Fakticky musí být vytvořen spis, a proto je správnější použití zatřídění dokumentů do seskupení dle pravidel NSESSS bez použití křížových odkazů. Z uvedeného plyne, že dokumenty mají být primárně zatřiďovány.
Vkládání spisů do dílu
NSESSS vyžaduje vložení spisu do dílu typového spisu křížovým odkazem (4.2.2).
17/2018
Paralelní platnost více spisových plánů u původce
Řada elektronických systémů spisových služeb zjednodušuje správu spisového (a skartačního) plánu tak, že nelze otevírat a uzavírat samostatně jednotlivé věcné skupiny, ale vždy jen celý spisový plán. Nejen NSESSS, ale ani § 66 zákona a § 15 vyhlášky takovýto postup nepředepisuje. Naopak, NSESSS přímo předpokládá otevírání a zavírání jednotlivých věcných skupin (požadavek 3.1.12) a požaduje umožnit používání více spisových plánů (3.1.13).
Je žádoucí, aby spisový a skartační plán byl udržován v aktuálním stavu kontinuálně, v reálném čase, protože jinak hrozí chybné zatřídění dokumentů a spisů agend, které ve spisovém a skartačním plánu nejsou apod. Také proto má řada původců ve svých spisových řádech ustanovení, které umožňuje doplňovat položky spisového a skartačního plánu bez nutnosti nového schválení celého spisového řádu.
K uvedenému lze konstatovat:
- není-li to nezbytné, není žádný důvod ukončovat platnost aktuálního spisového plánu v eSSL,
- eSSL musí umožnit otevírat (přidávat) a uzavírat jednotlivé věcné skupiny v rámci stávajícího spisového plánu,
- paralelně může být otevřeno více spisových plánů tak, aby bylo např. možné dodržet požadavek přidělení spisového znaku a skartačního režimu platného v době vyřízení spisu (§ 14 odst. 4 vyhlášky),
- musí být možné udržovat metadata v průběhu celého životního cyklu dokumentu, zejména musí být umožněno přetřídění mezi věcnými skupinami a to i různých spisových plánů (požadavky kap. 3.3 NSESSS),
- původcům lze doporučit vložit do spisového řádu ustanovení, které umožní průběžnou správu spisového a skartačního plánu.
18/2018
Tzv. dlouhodobé důvěryhodné archivy
V současné době jsou veřejnoprávním původcům některými dodavateli nabízeny tzv. „dlouhodobé důvěryhodné archivy.“ Z hlediska zákona je archiv, resp. digitální archiv jasně definovaný institut. Nabízené „dlouhodobé důvěryhodné archivy“ definované podmínky nesplňují a nelze je tedy pokládat za archivy. Také z odborného hlediska (např. norma ČSN ISO 14721 (319620) – Otevřený archivační informační systém – Referenční model) není Národnímu archivu známo, že by dotčené výrobky požadavkům na dlouhodobou archivaci digitálních dokumentů vyhovovaly. Pokud jde o zajištění trvalé možnosti opakovaného ověřování elektronických podpisů lze připomenout, že takovýto požadavek není nikde v legislativě uplatněn (na rozdíl od zaznamenání výsledku ověření – § 4 vyhlášky). Je nutné naopak důrazně upozornit na potřebu řádného výkonu spisové služby (mj. tvorbu transakčního protokolu), garantující „zajištění věrohodnosti původu dokumentů, neporušitelnosti jejich obsahu a čitelnosti, tvorba a správa metadat náležejících k těmto dokumentům (…) a připojení údajů prokazujících existenci dokumentu v čase“ (§ 3 odst. 5 zákona). K problematice se vyjadřuje např. stanovisko Ministerstva vnitra: http://www.mvcr.cz/soubor/stanovisko-k-duvodum-pro-odstraneni-69a-odst-5-zakona-c-499-2004-sb-pdf.aspx. Závěrem upozorňujeme na to, že spisovna dokumentů v digitální podobě je podle § 23 odst. 1 písm. b) vyhlášky součástí eSSL.
19/2018
Datové balíčky SIP zasílané Národnímu archivu dle NSESSS 2017 (SIP verze 3)
NSESSS ve svém požadavku 11.2.9 uvádí, že datový balíček SIP „může být komprimován do souboru v datovém formátu ZIP.“ S ohledem na technologii národního digitálního archivu musí Národní archiv vyžadovat, aby toto bylo splněno vždy. Každý datový balíček SIP zpracovávaný prostřednictvím národního digitálního archivu tedy musí být samostatně komprimován metodou ZIP, přičemž soubor bude pojmenován stejným jménem jako adresář (složka) datového balíčku SIP a příponou zip.
Nástroje NDA akceptují oba dva typy datových balíčků SIP podle NSESSS: SIP pro provedení skartačního řízení a SIP pro předání vybraných entit do archivu.
SIP pro provedení skartačního řízení obsahuje v atributu LABEL prvku <mets:mets> hodnotu „Datový balíček pro provedení skartačního řízení“, nemusí obsahovat prvek <mets:fileSec> pro digitální komponenty a prvek <nsesss:SkartacniRizeni> u základní entity. Tento typ balíčku lze použít pouze pro provedení skartačního řízení.
SIP pro předání vybraných entit do archivu obsahuje v atributu LABEL prvku <mets:mets> hodnotu „Datový balíček pro předávání dokumentů a jejich metadat do archivu“, musí obsahovat prvek <mets:fileSec> pro digitální komponenty a prvek <nsesss:SkartacniRizeni> alespoň u základní entity. Prvek <mets:structMap> musí být rozepsán až na digitální komponenty. Tento typ balíčku lze použít pro předání vybraných entit do archivu i pro posouzení ve skartačním řízení.
Pro doplnění vyžádaných digitálních komponent archivem dle bodu 6.2.4 NSESSS je možné použít jak SIP pro provedení skartačního řízení, který bude obsahovat digitální komponenty, tak SIP pro předání vybraných entit do archivu.
Datové balíčky SIP jsou podle bodu 6.2.1 NSESSS tvořeny pro základní entity: dokument, spis, díl. Sada pro dokument se využije jako výchozí v případě vyřízeného dokumentu zatříděného do věcné skupiny. Dokument zatříděný do spisu (nikoli do typového spisu) se předává v rámci entity „spis“. Dokument zatříděný do typového spisu (resp. dílu příslušné součásti typového spisu) se předává v rámci entity „díl“. Jestliže se mezi entitami vyskytují pevné křížové odkazy, do SIP se zařadí všechny pevnými křížovými odkazy propojené entity vztahující se k jednomu spisu nebo dílu.
Vzor struktury SIP balíčků podle NSESSS dle Věstníku Ministerstva vnitra, částka 57/2017, kapitola 11.2.
20/2018
Příklady vybraných sekvencí SIP dle NSESSS 2017 (SIP verze 3)
Přestože podklady a schémata pro stavbu informačních balíčků SIP jsou od počátku nedílnou součástí NSESSS, je Národní archiv neustále konfrontován s potřebou metodicky usměrňovat, připomínkovat, analyzovat a opravovat SIP balíčky dodané původci nebo dodavateli do testovacích nebo reálných skartačních řízení. Neboť se domníváme, že z důvodu značné variability není možné vytvořit samostatný „vzorový SIP“, byla v příloze k tomuto Informačnímu listu sestavena řada příkladů vyplnění vybraných sekvencí SIP. Zároveň k nim byly dodány komentáře a vysvětlivky, které mají přiblížit účel uvádění či vyplňování prvků tak, aby celá koncepce legislativou definovaných exportů eSSL/ISSD měla smysl.
21/2018
Skartační řízení z eSSL a komunikace s archivem
Vyhláška předepisuje původcům povinnost sestavovat seznam pro skartační řízení bezprostředně z evidence dokumentů vedené v eSSL (§ 20 odst. 5). Děje se tak „výstupem metadat“ tvořeným dle přílohy 2 a 3 NSESSS. Jde tedy o soubor údajů o jednotlivých věcných skupinách, spisech, typových spisech, součástech, dílech a dokumentech v podobě datových balíčků SIP neobsahujících zpravidla komponenty. Je možné je předat ke zpracování prostřednictvím národního archivního portálu. Z tohoto portálu zástupce původce získá přehled, který je dokladem o předání SIP ke zpracování a který se zašle příslušnému archivu jako přílohu skartačního návrhu. Skartační znak „V“ není nutné předem rozdělovat na „S“ a „A“ (§ 20 odst. 5, srv. s odst. 4).
V průběhu výběru archiválií může archivář příslušného archivu nahlížet do analogových dokumentů, ale může také požádat o zaslání komponent v případech, kdy z metadat nebo z analogové části není zřejmý obsah SIP. Nebylo by tedy možné odpovědně rozhodnout o výběru za archiválii nebo o zničení. V tomto případě původce obdrží dohodnutou cestou (na místě, e-mailem, informačním systémem datových schránek) seznam XML dle přílohy 4 NSESSS, kde jsou uvedeny entity, u kterých archiv požaduje komponenty (pokud existují) – ukázka seznamu v příloze 21.1. ESSL automatizovaně podle tohoto seznamu vytvoří SIP shodné se SIP pro předání do archivu (s komponentami).
Po ukončení odborné archivní prohlídky vyhotoví příslušný archiv skartační protokol, jehož přílohou je vždy seznam podle přílohy 4 NSESSS (ukázka zde v příloze 21.2). ESSL původce vytvoří na základě seznamu z přílohy skartačního protokolu SIP pro entity, které byly označeny „vybrat za archiválii“. Tyto SIP pro předání k trvalému uložení do archivu obsahují i komponenty (pokud komponenty existují). Současně v eSSL původce na základě zaslaného seznamu zničí komponenty a část metadat (vyjma hlavičky metadat, srv. 6.3.15 NSESSS) entit určených ke zničení.
Obdobně jako v případě skartačního návrhu vloží původce SIP pro trvalé uložení na národní archivní portál. Předání k uložení je mu potvrzeno příslušným archivem „úředním záznamem o předání“, jehož přílohou je seznam předaných entit s identifikátory digitálního archivu (ukázka v příloze 21.3). Na základě tohoto seznamu zaznamená původce v eSSL identifikátor digitálního archivu, zničí komponenty předaných dokumentů a část jejich metadat (vyjma hlavičky metadat).
Zkratky
AIP – informační balíček („Archival Information Package“) uložený v digitálním archivu
eSSL – elektronický systém spisové služby nebo informační systém spravující dokumenty
NSESSS – národní standard pro elektronické systémy spisové služby
ISSD – informační systém spravující dokumenty NSESSS – národní standard pro elektronické systémy spisové služby
SIP – informační balíček („Submission Information Package“) určený k exportu nebo přenosu entit z eSSL do digitálního archivu včetně balíčku tvořícího seznam dokumentů ke skartačnímu řízení
„Vyhláška“ – vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, ve znění pozdějších předpisů
„Zákon“ – zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů
Příloha k č. 20/2018
– Vybrané sekvence SIP dle NSESSS 2017 (SIP verze 3)
Příloha k č. 21/2018
– Ukázka seznamu dokumentů vyžádaných k předložení (dle přílohy č. 4 NSESSS)