Vydává Národní archiv jako účelové periodikum pro původce, archivy a dodavatele informačních systémů.
Další šíření dovoleno. Informace a objednávka zasílání: infolist@nacr.cz.
OBSAH
č. 1/2024 Změny v právních předpisech týkajících se archivnictví a spisové služby v roce 2024
č. 2/2024 Metodické výklady Ministerstva vnitra k některým otázkám spisové služby
č. 3/2024 Validátor SIP balíčků podle NSESSS 2023 a 2024 a zveřejnění jeho webové služby
č. 4/2024 Skartační řízení a předání archiválií prostřednictvím Národního archivního portálu – zastupování původce osobou, která s ním není v zaměstnaneckém nebo obdobném poměru
č. 5/2024 Individuální posouzení komponenty archivem při ukládání digitálních archiválií
č. 6/2024 Nový modul Národního archivního portálu – Popis archivů (PAR)
Oficiální a podrobnou metodiku Ministerstva vnitra týkající se změn právních předpisů naleznete https://www.mvcr.cz/soubor/zakon-499-2004-novela-metodika-pdf.aspx. V Informačním listu uvádíme pouze stručné shrnutí změn novelizací Zákona, Vyhlášky a NSESSS, ke kterým došlo v roce 2024. Klíčovou příčinou úprav právních předpisů byly tzv. atestace eSSL, zavedené změnovým zákonem č. 261/2021 Sb.
Nový §3a Zákona stanovuje povinnosti pro informační systémy, které nejsou eSSL – tedy pro samostatné evidence dokumentů a informační systémy nespravující dokumenty. Zákon vyžaduje jeho aplikaci na všechny informační systémy, které budou uvedeny do provozu od 1. ledna 2025, přičemž výslovně vylučuje z působnosti citovaného paragrafu pouze eSSL. Pro uvedené systémy nařizuje respektovat „postupy, výstupní datové formáty a rozsah a podobu metadat pro účely výběru archiválií“, které zveřejní Národní archiv na svých webových stránkách, pokud ovšem příslušný archiv pro dokumenty konkrétního informačního systému nevydal trvalý skartační souhlas (ten upravuje § 15 odst. 4 Zákona). Národní archiv pravidla stanovil, viz https://www.nacr.cz/verejnost/2-predarchivni-pece/verejnopravni-puvodci/%c2%a73a-zakon-499-2004-sb.
Další úpravou se širším dopadem je možnost využívat registr obyvatel i původci, kteří nejsou orgány veřejné moci podle § 2 písm. c) zákona č. 111/2009 Sb., o základních registrech, ovšem jen pro účely vedení jmenného rejstříku. Současně Zákon stanovuje také rozsah údajů, které lze z registru obyvatel čerpat (nový § 64 odst. 8). Pro orgány veřejné moci podle zákona o veřejných registrech je Zákonem potvrzeno oprávnění využívat základní registry pro účely jmenného rejstříku (§ 64 odst. 9). Konkrétně jsou tato oprávnění realizována prostřednictvím agendy A 9145 Spisová služba do registru osob (agenda A 102) a registru obyvatel (agenda A 101) uvedených v registru práv a povinností (viz https://rpp-ais.egon.gov.cz/gen/agendy-detail/).
Z Vyhlášky (dříve § 16 odst. 5, který byl vypuštěn) se do Zákona přesunula povinnost, kdy vyhotovovaný text musí být opatřen textovou vrstvou (§ 69a odst. 5) a metadaty podle XML schématu zveřejněného Digitální a informační agenturou na svých internetových stránkách (§ 69a odst. 7); to neplatí pro „strojovou“ komunikaci mezi informačními systémy. Povinnost využívat schéma XML se týká nejen eSSL, ale i samostatných evidencí dokumentů, resp. všech informačních systémů ze kterých se odesílají dokumenty nebo se v nich dokumenty přijímají (s výjimkou uvedené strojové komunikace). Tuto povinnost musí plnit od 1. 1. 2026 informační systémy uvedené do provozu od 1. 1. 2025 (tedy do roka a méně od zprovoznění). U ostatních informačních systémů (budou v provozu už před 1. 1. 2025) je tato povinnost posunuta na 1. 1. 2027 (čl. II přechodná ustanovení). Obdobně musí uvedené systémy umět zpracovat a využít XML z doručeného dokumentu (§ 69a odst. 6). Digitální informační agentura měla zveřejnit schéma XML do 30. 6. 2024. To se stalo, ale k dispozici je pouze schéma XML pro „Fakturu ve strukturovaném elektronickém formátu“, s vydáním schématu pro „obecný dokument“ se podle informací agentury počítá (viz https://www.dia.gov.cz/egovernment/schemata-pro-strojove-citelnou-vrstvu-dle-zakona-499-2004-sb/).
Zcela zásadní jsou změny povinností týkajících se atestací eSSL a používání atestovaných systémů. Některé eSSL jsou vyjmuty z povinnosti atestace (§ 63 odst. 3), což ovšem neznamená, že nemusí splňovat Zákon, Vyhlášku a NSESS. Jsou to eSSL a jiné systémy, které
Neatestované systémy je tak i možné bez postihu uvedeným subjektům nabízet (§ 69c odst. 1). Tam, kde uvedená výjimka neplatí, je zakázáno nabízet neatestované eSSL (§ 69c) od 1. 7. 2025 a tyto systémy používat od 1. 1. 2027 (čl. II přechodná ustanovení). Po tomto termínu musí všichni veřejnoprávní původci, kteří nekonzumují uvedenou výjimku, používat atestované eSSL nebo atestované informační systémy spravující dokumenty, které roli eSSL zajišťují. Novelou je dále upřesněna nutnost opakování atestu (§ 69d odst. 2): pokud se legislativa změní v období platnosti atestu (platnost atestu je dva roky), atest nadále platí. Pokud se ovšem změní eSSL, objednatel atestu (zpravidla dodavatel eSSL) vyrozumí Ministerstvo vnitra a atestační středisko formou prohlášení, že eSSL podmínky pro udělení atestu nadále splňuje. Atestačním střediskem je pracoviště České agentury pro standardizaci. Součástí jeho provozního řádu jsou i testovací scénáře: https://www.agentura-cas.cz/atestace/provozni-rad/.
Spíše okrajový dopad má zavedení dokumentů s označením „omezený přístup“ (nový § 64b), což budou dokumenty zpravidla bezpečnostního charakteru v mezinárodním styku (NATO, EU, cizí státy). Obdobně § 35 odst. 4 reaguje na vznik Národní digitální badatelny na Národním archivním portálu a umožňuje Národnímu archivu zpracovávat osobní údaje badatelů i pro ostatní archivy. Také chybějící ustanovení o pořízení repliky archiválie (tedy fakticky kopie archiválie v digitální podobě) je nově zajištěno odkazem na postup při zhotovování kopií archiválie – k pořízení repliky archiválie se s výjimkou potvrzení shody postupuje obdobně jako u kopie archiválie (nový § 41a).
Novelizace NSESSS směřovala k upřesňování některých požadavků (uvedeny v úvodu NSESSS) a to tak, aby navazující atestační scénáře a atestační požadavky pro eSSL vydávané Českou agenturou pro standardizaci (viz https://www.agentura-cas.cz/atestace/odkazy-a-dokumenty/) byly jednoznačné a nepřipouštěly různé výklady. Mezi zásadnější změny lze počítat zejména novou úpravu pevného křížového odkazu (požadavek 4.1.4), vypořádání konfliktů skartačních režimů (zejména požadavek 6.1.8) a některé úpravy v oblasti typových spisů (např. požadavek 3.3.14).
Metodické výklady k některým otázkám spisové služby v roce 2024 připravovala zejména z podnětu dodavatelů eSSL pracovní skupina pro NSESSS spolu s úpravami NSESSS. Metodické výklady jsou zveřejňovány na webu Ministerstva vnitra. Podrobnější přehled bude zveřejněn v příštím informačním listu.
V návaznosti na oznámení č. 12/2023 Informačního listu, sdělujeme, že validátor datových balíčků SIP provozovaný Národním archivem v testovací instanci validátoru v současné době plně validuje balíčky podle platného NSESSS. Zároveň je dostupný v testovací instanci Národního archivního portálu a na adrese https://validatorsip.nacr.cz:9715/validatorsip je dostupná webová služba pro jeho použití.
Validátor i Národní archivní portál v testovací instanci jsou schopny přijímat, kontrolovat a poskytovat výsledky validace SIP balíčků vytvořených jak podle NSESSS 2017 (SIP verze 3), tak i SIP balíčků vytvořených podle aktuálního NSESSS 2024 (SIP verze 4), účinného od 1. září 2024 a zveřejněného ve Věstníku Ministerstva vnitra v částce 62/2024. Pokud některé jiné validátory vykazují odlišné výsledky, nemůže Národní archiv ručit za to, že takto zkontrolovaná data bude možné přijmout do informačního systému pro výběr archiválií (Národní archivní portál) a pro trvalé uložení v digitálním archivu.
Pravidla kontrol jsou zveřejněna na adrese https://github.com/NACR-CZ/Validator_SIP/wiki. Připomínky k pravidlům je možné uplatnit na https://github.com/NACR-CZ/Validator_SIP/issues .
Příslušné kontroly jsou spuštěny na základě deklarace balíčku v hlavičce jejich metadat, zde uvádíme ukázku hlavičky metadat pro SIP verze 4, podle NSESSS 2024:
<mets:mets xsi:schemaLocation=”http://www.loc.gov/METS/ http://www.loc.gov/standards/mets/mets.xsd http://www.mvcr.cz/nsesss/v4 https://www.mvcr.cz/nsesss/v4/nsesss.xsd http://www.mvcr.cz/nsesss/2023/log https://www.mvcr.cz/nsesss/v4/nsesss-TrP.xsd”
OBJID=”decd9a0c-c9ec-4802-bc92-47e900098e2c”
LABEL=”Datový balíček pro předávání dokumentů a jejich metadat do archivu”
xmlns:mets=”http://www.loc.gov/METS/”
xmlns:nsesss=”http://www.mvcr.cz/nsesss/v4″
xmlns:tp=”http://www.mvcr.cz/nsesss/2023/log”
xmlns:xsi=”http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance”
xmlns:xlink=”http://www.w3.org/1999/xlink”>
<mets:metsHdr CREATEDATE=”2023-08-21T08:41:19.770+02:00″ LASTMODDATE=”2023-08-21T08:41:19.770+02:00″>
<mets:agent ID= “ag11″ ROLE=”CREATOR” TYPE=”ORGANIZATION”>
<mets:name>Urad XY</mets:name>
</mets:agent>
<mets:agent ID=”ag12345″ ROLE=”CREATOR” TYPE=”INDIVIDUAL”>
<mets:name>Jméno Osoby</mets:name>
</mets:agent>
</mets:metsHdr>
…
Obdobně jako v případě analogových dokumentů využívají někteří původci služeb subjektů, kterým bylo uděleno státní povolení k provozování živnosti vedení spisovny (§ 3 odst. 4 Zákona, tzv. komerční spisovny) nebo jiných osob, které nejsou s původcem v zaměstnaneckém nebo obdobném poměru. K žádostem takovýchto osob provádět úkony v Národním archivním portálu je třeba přistupovat obdobně jako v případě výběru archiválií z (pouze) analogových dokumentů. Příslušný archiv musí mít k dispozici plnou moc nebo smlouvu mezi původcem a externí osobou, kde musí zmocnitel (objednatel) pověřit zmocněnce (dodavatele) úkony týkajícími se vyřizování skartačního řízení s příslušným archivem. Příslušnému archivu musí být sdělena konkrétní fyzická osoba (jméno, příjmení, e-mail), která bude původce zastupovat při práci v Národním archivním portálu (a také v eSSL tohoto původce). V takovém případě lokální správce příslušného archivu zřídí uvedené fyzické osobě uživatelský účet původce. Při ukončení zastupování (zrušení plné moci/smlouvy) musí být tato skutečnost příslušnému archivu oznámena. Následně dojde ke zrušení uživatelského účtu původce. Lokální správci vytvoření nebo zrušení uživatelského účtu provádějí vždy na základě informace pracovníka příslušného archivu nebo v dohodě s ním.
Při vyhodnocení formátů komponent ve fázi příjmu datových balíčků SIP pro trvalé uložení se někdy původci mohou setkat s výsledkem Chyba [číslo] —— S výhradou, s komentářem „individuální posouzení archivem“.
Toto hlášení vyžaduje, aby archiv vždy ad hoc posoudil, zda stávající komponenty dostačují a zda lze dodaná data uložit beze změn, případně si musí vyžádat dodání novějších komponent.
Jedná se např. o datové formáty HTML, SIARD, proprietární databázové formáty, vektorové formáty aj. Úplný přehled formátů, u kterých lze očekávat „individuální posouzení archivem“ lze nalézt v tabulce Formátových pravidel Národního archivu.
Důvodem tohoto postupu je předávání komponent v datových formátech, kde strojově nelze rozhodnout, zda budou vhodné k trvalému uložení. Např. u komponent v datovém formátu HTML může být soubor ztvárněním těla e-mailu, formuláře apod. Tehdy lze textový dokument (případně textový dokument obsahující obrázky) převést do PDF/A. Jestliže se ale jedná např. o export ze sociální sítě nebo k on-line prohlížení staženou kompletní webovou doménu, nedával by převod smysl a je možné archiválie uložit ve formátu HTML.
Dále se jedná např. o formáty pro export databáze, kdy archiv musí jednotlivě posoudit, zda je takový soubor zpracovatelný, nebo zda je nutné před uložením ještě vyžádat asistenci původce a dodání např. náhledových komponent k předávaným datům.
Z těchto důvodů je nutné vyčkat na individuální posouzení archivem i v případě, že již byla dodána i verze komponenty ve výstupním datovém formátu (příp. formátu, který odpovídá výše uvedeným formátovým pravidlům Národního archivu).
Nejedná se tedy o chybu datového formátu, ale je nutná aktivní spolupráce původce a archivu.
Národní archiv zprovoznil – zatím na testovací instanci – infrastrukturu pro popis archivů a kulturně vědeckých institucí v souladu s § 12c vyhlášky č. 645/2004 Sb. a kapitolou 14 Základních pravidel pro zpracování archiválií. Základním úkolem modulu je poskytovat informace uživatelům – badatelům a žadatelům. Současně je modul zdrojem informací o archivu pro ostatní moduly portálu (zejména PEvA a NDB). Základní údaje spravuje Ministerstvo vnitra (odbor archivní správy a spisové služby, uživatele administruje centrální správce), údaje o jednotlivých archivech a kulturně vědeckých institucích určené především veřejnosti musí udržovat tyto archivy a instituce samy. Uživatele pro editaci budou administrovat příslušní lokální správci. Doporučujeme archivům a kulturně vědeckým institucím se s tímto modulem seznámit již v testovací verzi, vzorový záznam je vložen u Národního archivu a obsahují je vydání Základních pravidel pro zpracování archiválií z roku 2013 a 2015 (příloha 11).
eSSL – elektronický systém spisové služby nebo informační systém spravující dokumenty
NSESSS – Národní standard pro elektronické systémy spisové služby
„Vyhláška“ – vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, ve znění pozdějších předpisů
„Zákon“ – zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů