Ze žádosti musí být zřejmé (§ 14):
Nemá-li žádost tyto podstatné náležitosti, není žádostí ve smyslu citovaného zákona (tzn., že archiv při jejím zpracování neposkytne informaci podle příslušného ustanovení citovaného zákona, ale zváží, jakou formu odpovědi žadateli poskytne).
U podání prostřednictvím telekomunikačního zařízení musí být uvedena rovněž příslušná identifikace žadatele (např. elektronická adresa). Neobsahuje-li žádost tyto údaje, archiv vyzve žadatele ve lhůtě do 7 dnů k jejich doplnění, neupřesní-li žadatel žádost do 30 dnů ode dne doručení výzvy, archiv žádost odloží, resp. v případě žádosti nesrozumitelné a dodatečně neupřesněné rozhodne o odmítnutí žádosti; o postupu při poskytování informace se pořídí záznam.
Žádost nemusí být podepsána zaručeným elektronickým podpisem.